ERP系統切換七模式實施計劃和目標研究

在系統測試之後，天津春發ERP項目進入了系統切換階段，天津春發項目實施小組和金蝶ERP項目成員，從實施時間安排、系統模塊選配、業務人員配置、系統數據支持、節點問題反饋等方面，進行綜合考慮，通過項目會議，與企業內各部門的關鍵業務管理和執行

行人員反覆交流後，共同制定了實施計劃和目標。

　　分割系統 降低難度

　　爲降低整體切換的實施難度，一致決定將系統切換劃分爲財務+物流系統、生產製造系統兩部分，進行階段性實施。

　　之所以如此劃分，是由於財務數據和物流數據是密切相關的，如庫存、進貨等物流數據，都會反應在財務上，因此，把它們一起進行切換是比較合理的選擇。

　　相對財務數據和物流數據，生產數據比較獨立，單獨切換不會嚴重影響應用效果。

　　主線工作儘快上線

　　切換階段要把握重點，先解決主要需求，後調整末端流程和實施次要需求。因此，主線業務必須儘快上線應用，如財務處理。只有關鍵業務運轉起來，才能推動整體實施進度。

　　實施中必須處理好關鍵環節，這些關鍵環節大多發生在業務銜接的節點上，往往牽扯到各部門各人員間的責任、利益和工作量，容易引發衝突和扯皮現象。

　　溝通就顯得尤爲重要，要把問題上升到一定高度，進行分析。衝突和扯皮現象的實質是原有責、權、利之間的衝突，是業務流程或業務執行的問題，可以通過分化矛盾和會議討論，羣策羣力，給出解決辦法。

　　基礎數據務必準確

　　在春發ERP項目中，由於部分業務操作人員不能準確理解業務流程和業務操作的聯繫，造成系統切換的開始階段，數據處理混亂、錯誤率高，整體數據不準確，這直接影響後續業務操作的準確率。

　　基礎數據的準備必須充分。尤其是倉儲等物流數據，ERP系統實施後，見效最快的是物流系統，如果初始數據不準確，會造成有勞無功的後果。

　　物流系統的數據初始化工作應該細緻和充分，可以讓公司的財務管理部門與物流管理部門聯合，一起完成數據初始化和盤點等工作，這樣有利於系統對接後，帳務數據的一致性和準確性，同時縮短實施時間。

　　針對此問題，春發ERP項目實施小組採取了過程跟蹤方法，跟蹤業務操作人員的業務處理流程，還進行進一步的現場培訓，並根據實際情況進行抽查，及時解決問題。

　　其中，對銷售、採購、預算、質量管理等涉及業務操作的數據，採用實施過程控制的管理手段，在數據資源錄入階段，結合軟件系統預警控制和嚴格的業務管理，對數據資源的合法性和可執行性，加以審覈、控制，將管控前移，減少無效數據對正常業務流程的影響。
　　“團隊”化實施策略

　　ERP系統的切換成功是通過業務操作人員來實現的，必須消除人員的懼怕和抵觸心理，“授人以魚,不如授人以漁”，要使員工感到能與企業一起成長，從而實現員工的個人價值。

　　對業務操作人員的培訓必須到位。如果業務部門對ERP系統業務操作流程與工作內容、業務流程和管理流程界定不清，將影響實施的準確執行。

　　尤其是項目切換的特殊階段，項目實施團隊必須向業務部門管理者和業務操作人員，解釋清楚各個操作流程，培養業務操作負責人。每個部門培養出1～2業務操作骨幹，使他們能在完成切換工作的同時，對本部門內部人員也進行基礎培訓，以滾雪球的方式壯大實施團隊。

　　由於處在系統切換階段，不能摒棄業務部門的原始操作，存在業務處理的並行操作，所以業務人員的工作量相當大。在這一艱苦的實施階段，可以先從容易的實施環節入手，用成功的實施成果，鼓勵團隊的隊員，做好實施團隊的後勤保障，使實施團隊無後顧之憂，團結一心實現成功。

　　讓“一把手”任組長

　　項目切換階段是提升原始的業務操作，並將其移植到信息管理平臺上的過程。原有的業務管理和業務操作格局，將面臨重新調整和定位，有些部門、有些人的工作內容可能減輕了，同時另外一些部門和人員的工作內容可能會增加，相關的權力和利益也將重新劃分。這個階段容易引發衝突和扯皮現象。

　　如何使企業的管理和業務人員快速適應這種變化，是企業高層管理者和項目實施團隊必須面對的現實問題。此時。

　　必須保證項有一位權力集中、裁決公正、指揮有力的公司高級領導出任項目組長，這樣在遇到矛盾時，他能給予方向性的指導和行政上的支持，同時創造良好的實施環境。

　　引入績效考覈

　　引入績效考覈和部門審計制度，使所有業務操作人員必須對本職工作負責。如建立執行規範的業務審覈監督機制。

　　在系統切換階段，天津春發允許出現業務操作失誤，但是在同一節點上的業務操作失誤重複出現2次，將受到處罰。其次，春發建立了由財務管理部門負責ERP系統數據業務執行的審計機制，這樣可以及時發現問題，並通知相關業務部門，降低錯誤單據的數量。比如，數據系統的源頭是單據，保證在規定的時間完成規範的單據的輸入，可以解決80%的數據管理問題。

　　此外，春發還將由於業務操作失誤對經營管理造成的損失，列入公司質量管理體系文件中，作爲質量事故給以處理。
　　準確執行

　　項目切換階段對流程和方案設計的執行必須堅決果斷。如果發現問題，應及時修改，準確執行。即便方案設計再合理，如果沒有準確的執行，效果同樣不能顯現。

　　應該嚴格按照整體設計方案准確實施，使系統切換有條不紊地進行。已經實施的部分必須要看到成效，才能確保後續實施的跟進。要避免出現因局部實施失敗形成的負面影響，這樣將直接打擊實施人員的積極性，造成實施風險。