某集團大連分公司員工曹瑾，將制定好的合同小心的放進快遞信封裏，並用手在封口處來回壓了幾次，來確認已經封口。他不停地叮囑快遞人員說：“這個件是三天能到廣州吧？”直到快遞人員再三跟他表示肯定，才揮手讓人離去。
曹瑾的謹慎來源於信封裏的合同。這是他花了2個月才搞定的一個客戶，合同金額可以讓他提前完成上半年的任務。客戶跟他說需要在10天之內完成簽署，這就意味着他需要在這十天之內完成大連-廣州-大連的合同審批流程。這是他爲什麼如文章開頭所表現的那般激動。
事情進行的很順利，曹瑾在第7天收到了公司確認的合同。這個合同給曹瑾帶來了一筆可觀的獎金，但是也讓他對這種長距離的合同快遞深有陰影。不過在集團使用泛微e-cology系統之後，他的顧慮將不復存在。
難產的合同
對於許多企業的業務員來說，公司內部審批合同、文件的難度，有時候甚至比業務開拓還要大。審計、財務、總裁辦，所有對合同有審批權的人，都得在合同上籤上確認的名字。而一旦其中的某一位不在公司，那麼這個合同就得往後拖延。很多本來可以成交的合同，卻因爲內部審批的不流暢而流產，給企業造成無謂的損失。
而曹瑾對此更是深有感觸。因爲總公司在廣州，合同審批更是一件頭疼的事。大連到廣州，飛機需要5個小時，火車更是需要24小時以上，加上物流轉運的時間，從大連分公司發的快遞，最快也得2、3天才能到達廣州總公司。而總公司那邊還需要經過審計、業務經理、財務經理、總經理等好幾級的審批，才能完成合同的確認。這樣不僅降低工作效率，有時甚至還會讓到手的合同也飛了。曹瑾就曾有過幾次，因爲合同遲遲確認不回來，客戶轉而跟別人合作的案例。
企業的跨區域戰略，已經讓傳統工作流程跟不上節奏。如何減低“難產合同”出現的機率，是現代化企業面臨的主要問題。
大連到廣州的“OA”距離
曹瑾已經切身體驗到OA協同帶來的便利。
現在他申請合同，只需要在OA系統上，提交合同審批表即可。在規定的時間之內，相關審批部門都會給予確認。曹瑾還能隨時查看進度，如果發現某個環節遲遲不推進，他可以通過電話提醒相關負責人。整個流程下來，所需要的時間相比以前大大縮小，工作效率明顯提高。
這一切都緣於泛微e-cology的e-Workflow功能。在e-Workflow的解決方案之下，各種簡單到複雜的流程都可進行定義，如合同審批、訂單流轉、採購申請、任務安排等。這種 電子化的流程，突破了各種邊界，進行跨部門、跨企業的即時溝通，構造協作的環境。對於如曹瑾所在的創意集團來說，因爲企業戰略產生的跨區域經營，正是需要這種系統來進行協同，提高工作效率，增加效益。
對於曹瑾來說，大連到廣州數千公里的物理距離，在使用e-cology之後，只是鍵盤和鼠標之間的差距而已了。
在目前高速運轉的商業環境中，時間對於每個企業來說都是至關重要的因素。在不能改變物理距離的情況下，利用協同軟件營造電子化的零距離，從而提高企業的運轉效率，是一個有遠見的企業的戰略選擇。