用好“親和圖”帶你撥開雲霧見月明

你是否常常遇到毫無頭緒,剪不斷、理還亂的問題?你是否手頭上有一堆的資料但是無從下手?是否團隊成員意見不一,還要達成一致呢?是不是很想理清思路,找到辦法解決這些棘手的事情呢?巧了,親和圖可以辦到。

親和圖的前世今生

何爲親和圖

親和圖是把大量收集到的事實、意見或構思等語言資料,按其相互親和性(相近性)歸納整理,使問題明確,求得統一認識以利於問題解決的一種方法,也叫KJ法。

適用場合

親和圖好用,那麼,我們在什麼場合可以使用它呢?請看下面的幾種情況。

✤理清思路,打破現狀。當事實或觀點處於混亂狀態時,可以使用親和圖來理清思路,打破現狀。

✤相互啓發,認清問題。當問題看起來太大、太複雜,而無法掌握時,可以用親和圖來相互啓發,認清問題。

✤統一意見,達成共識。當團隊成員意見不一,需要達成一致意見時,可以用親和圖幫助你統一意見,達成共識,減少內耗。

使用步驟

知道“親和圖“的適用場合,沒用過的人可能還是會有些懵。沒關係,一張圖讓你秒懂其使用步驟。

其他步驟相對而言比較好操作,影響最終親和效果的是中間的環形步驟,它可能需要多輪討論才能結束。要有經驗豐富的人來進行引導,否則在歸納和分類時容易出現偏差,導致親而不和。

那些可能會踩的“坑”

在使用親和圖的過程中容易踩坑,作爲新手上路,要格外要注意以下幾個大坑。

認爲“親和圖”一招鮮

親和圖不是萬能的,它也有適用性。如果認爲“一招在手,天下我有”,那麼恭喜“入坑”了。俗話說,好鋼用在刀刃上,不然也體現不了價值,如下幾種情況則不適合使用親和圖。

✤ 領導過於重視自己的權威,參與者不能暢所欲言

✤ 解決方案涉及參與人員自身重大利益,參與者爭論不下

✤ 討論大家明知卻不願意參與的問題,無人願意出頭

想要速戰速決解決問題

俗話說“心急吃不了熱豆腐”“慢工出細活”。如果是火急火燎地想要速戰速決解決問題。那麼,親和圖愛莫能助,出門左拐,不送。建議在“收集資料”環節充分調動大家參與的積極性,多花點時間收集。

收集資料時提前決定分組類別

在收集資料時,提前決定分組,恭喜你又入坑啦!親和圖的分組是在對收集到的資料不斷地整理、歸納、補充過程中根據相似性進行歸類而得到的。如果一開始就進行分組,則與親和圖背道而馳。

歸納分類時未做到“高內聚低耦合”

在對資料進行歸納分類的時候需要做到“高內聚低耦合“,這樣纔能有針對性地對每個分類進行聚焦,聚焦到某個分類時,制定相應的執行方案和措施,否則又回到了原點。

三強聯手,所向披靡

成功繞開上述的各種“坑”,你也不一定能把親和圖用好。如果能和其他工具配合使用,則可以起到事半功倍的效果。例如,它可以和“頭腦風暴”組合使用,還可以加上“矩陣”三劍合一。

“親和圖”與“頭腦風暴”的美妙組合

頭腦風暴是快速大量尋求解決問題方案的集體思考方法。它適合個人或團隊一起不受限制的討論,打破沉默的氛圍,在自由思考環境中創造出有價值的方案和想法。

頭腦風暴與親和圖可謂是黃金搭檔:頭腦風暴負責發散,激發出好點子;親和圖負責收斂,歸納出好分類。這樣,問題就在發散和收斂之間解決了。

例如,需要制訂一個愉快的假期出行計劃,則可以和家人一起頭腦風暴,再用親和圖把頭腦風暴的想法進行聚合。下圖是一個經典的親和圖例子。

“親和圖”“頭腦風暴”“矩陣”的三劍合一

如果說“頭腦風暴”與“親和圖“這兩個黃金搭檔的結合好比鳥槍換炮,那麼“親和圖”“頭腦風暴“”矩陣“的三劍合一使用效果會更佳,堪比氫彈。當需要制定執行措施的情況下與矩陣結合使用,效果最好。

矩陣橫座標代表事情的重要程度,縱座標代表是否容易被實施。實施頭腦風暴前,與參與成員達成共識,後續頭腦風暴的點子需要考慮到如下4個象限,並標識。

例如,討論主題是有哪些措施可以提升研發效率,頭腦風暴後執行親和圖歸納整理,最後每個類別的措施又分爲A、B、C、D四象限。這樣想要採取的執行措施很愉快地就決定了。

結束語

當你擁有大量無從下手的數據/問題時,親和圖可以幫助你從複雜的數據中整理出思路,抓住實質,找出解決問題的途徑,撥開雲霧見月明。親和圖已送出,好不好用,誰用誰知道。

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