項目經理這項技能,是項目成功的關鍵保障

情境再現

孫勇是一名研發項目經理,在C公司已經工作快9年了。他憑藉出色的技術能力,再加上大大小小實戰項目的鍛鍊,這些年摸爬滾打下來,積累了豐富的項目管理經驗。

一年前,C公司得到了一筆額度可觀的風險投資,公司的業務和人員結構也發生了比較大的調整,孫勇所在部門就走了好幾個人。

不過,新的部門領導特意把孫勇留下了,不但主動給他上調了薪水,還專門和他單獨談話,要他努力工作。“機會都是留給有準備的人,特別是像你這樣的骨幹!”這讓孫勇很高興,工作的熱情更高了。

年初的時候,孫勇接受了一個新任務,要求在半年內完成一個新產品的實驗模型開發,爲年底推出成熟的上市產品做好準備。按照以往的經驗,孫勇在得到正式任命後,立即開始組建團隊,編寫計劃,項目工作緊鑼密鼓地啓動了。

孫勇不愧是經驗豐富的項目經理,在資源一如既往緊張的情況下,他帶領的團隊雖然工作艱難,但還是有成效的,項目工作正在總體按計劃往前推進。

階段項目評審的時候,孫勇的主管領導卻私下告訴他,鑑於當前市場環境的發展趨勢,公司高層決定調整產品方向,孫勇現在正在做的這個新產品實驗模型開發項目因爲佔用資源較多、成本較高,相關產品線領導有意取消該項目,並將團隊中的3名技術骨幹抽到另一個項目中去。

對於這樣一個突如其來的消息,孫勇一時難以接受。他認爲項目本身沒有問題,自己也在按計劃逐步推進,怎麼說不幹就不幹了呢?

雖然他還沒有接到正式的通知,但接下來好幾天都情緒低落,無精打采。是無條件接受公司的決策?還是據理力爭,讓項目得以保留?他應該怎麼做呢?

情境分析

有人形容項目經理就像是拉車的牛,不但要把車拉到終點,過程中還要確保平穩,不能有大的偏差。用牛比喻項目經理確實有形象的一面:埋頭苦幹,腳踏實地,承擔責任,承受壓力。不過,優秀的項目經理除了要像牛一樣踏實努力地“低頭拉車”,還要隨時“擡頭看路”。

(美國)項目管理協會(PMI)認爲,項目經理需要具備技術型項目管理技能、領導力技能、戰略和商務管理技能。這告訴我們,一名合格的、能夠帶領團隊最終實現項目目標的項目經理,要同時具備上述三種技能。

技術型項目管理技能

什麼是技術型項目管理?就是項目管理的理論和方法。優秀的項目經理不但要有豐富的項目管理實踐經驗,還要掌握充分的理論知識。

項目經理不是個“熟練工種”。項目的獨特性決定了,就算有再豐富的經驗,在工作中也會遇到從來沒遇到過的問題。如果只依靠經驗,顯然是無法滿足要求的。那種重經驗、輕理論的項目經理,註定要在工作中摔跟頭、走彎路。

而理論的價值在於萬變不離其宗,遇到問題的時候,不但知道應該怎做,還要知道爲什麼應該這樣做。用規範、正確的理論指導實踐,才能最大限度地少出錯,不出錯。

當然,在學習和運用理論的過程中,又不能被理論束縛住手腳,既要堅守理論,又要理論聯繫實際。這就是項目管理知識體系裏所說的“裁剪”,理論與經驗相結合,做到靈活多變,勇於創新。

領導力技能

所謂領導力,指的是激勵和帶領團隊的能力,具體包括協商、抗壓、溝通、解決問題、批判性思考和人際關係等。

在很多行業和領域,項目經理這個執行層的負責人,往往要面對責任與權力不對等的尷尬情況。由於本身缺乏足夠的行政職務,因此項目經理的實際權力通常都是有限的。如何在權力不足的情況下管理團隊、執行工作、成功交付項目成果和商業價值呢?項目經理就要靠領導力。

領導力雖然是一種軟技能,卻能在工作中發揮出“硬效果”。通過高效的溝通、共情、有效的激勵,以及在不同的情境下恰當地運用不同的領導力風格,包括項目經理身先士卒,提升自身在相關專業領域的能力等各種途徑,項目經理可以加強對團隊的影響力,讓團隊成員發自內心地樂於接受項目經理的要求和安排。恰當運用領導力,能讓“跟我上”的效果比“給我上”要好很多。

戰略和商務管理技能

這種技能被定義爲“總攬組織概況,並有效協商和執行有利於戰略調整和創新的決策和行動的能力”。

對於很多項目經理來說,戰略太高大上了,那是高層領導才需要考慮的事情,自己只要做好最具體的工作就可以了。不論什麼行業、領域,大原則是相通的:領導負責“做正確的事”,項目經理負責“正確地做事”。

從這個意義上說,戰略確實是高層更應該關注的問題。但是,戰略真的離項目經理很遠嗎?我們首先要搞清楚戰略和項目的關係。

美國戰略研究專家邁克爾•波特提出,在商業環境下,“戰略定義與傳播一個組織的獨特定位,說明應當如何整合組織的資源、技能與能力以獲取競爭優勢。”可見,戰略決定了一個組織是什麼,怎樣在競爭的環境下生存。戰略明確了方向,而項目是實現戰略的途徑和手段。

戰略確實是高層領導制定的,但是作爲具體項目的負責人,項目經理必須清楚地理解戰略、認同戰略,並且要確保在整個項目的實施過程中,項目工作的推進始終與組織的戰略方向保持一致。

如果說項目經理是司機,戰略就是汽車的方向盤。如果方向錯了,油門踩得越猛,偏離正確軌道的距離就越大,造成的損失也就越嚴重。

項目要服從於戰略,並支持戰略。在具體的項目工作中,項目經理要時時刻刻關注項目與戰略的吻合狀態,不但要確保目標契合於戰略,還要保證過程也符合戰略的原則。這就決定了任何項目工作必須被限定在一個相對確定的範圍內,也就是有所爲,有所不爲。

舉個例子說,一家生產環保產品的企業,把“做環保領域的排頭兵”當作自己的組織戰略,它實施的每一個項目,除了要做出更加環保的優質產品,還要確保在項目實施的過程中嚴格遵守環保要求,不能有破壞環境的行爲,即使那樣做可以壓縮工期、節約成本,有利於獲得更大的市場份額。

因此,項目經理具備戰略和商務管理技能,並不是畫蛇添足,而是確保項目真正獲得成功的關鍵保障。

清晰準確地理解組織戰略,有助於項目經理在與團隊一起編制計劃、執行工作的時候,能夠時刻關注戰略因素對項目可能造成的影響,包括風險問題、財務影響、商業價值、項目的預算和質量等,進而在合理和允許的區間內做出正確和適當的決定。

回到一開始的具體情境中,孫勇作爲項目經理,除了要具備管理好項目的必要知識和經驗,還應該具備足夠的戰略意識,能對所在組織的戰略方向、戰略目標有清晰的理解,這有助於確保自己的項目始終與組織戰略保持一致,符合戰略並支持戰略。

按照PMI的觀點,這就是戰略和商務管理技能。如果項目經理只盯着自己的項目,完全以項目目標爲導向,而忽略了項目必須服從戰略的根本要求,要麼得不到必要的支持,要麼會對組織造成不必要的利益損害。如果項目經理堅持完成與組織戰略方向不一致的項目,極端情況下的結果可能是項目成功了,企業卻倒閉了!

老電影《南征北戰》裏邊有句臺詞:“今天我們大踏步地後退,就是爲了明天大踏步地前進!”所以,以戰略爲導向,不計較一城一池的得失,才能獲得更大的整體收益。

做了一半的項目,從項目的角度看沒有什麼問題,卻面臨被領導取消的問題。孫勇當前最應該做的就是和相關領導深入溝通,在瞭解組織戰略和領導的真實意圖的前提下,檢查自己項目當前的真實價值。值得做,說明理由,說服領導繼續完成項目;不值得做,立刻進入項目的收尾階段,把資源用到更關鍵的項目中去。

項目經理像拉車的牛一樣,負重前行,確實不容易。但項目經理除了腳踏實地地“拉車”,也一定要時刻“擡頭看路”,只有方向正確,才能最終到達正確的終點。

情境回顧

1.清楚地知道和理解組織戰略,是一名合格的項目經理必備的能力之一。

2.準確地理解、認同戰略,才能確保項目工作的推進始終與組織的戰略方向保持一致。

3.清晰、準確地理解組織戰略,有助於項目經理和項目團隊在合理的區間內做出正確的決定。

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