作者：曲軍
2018年10月8日 於東京
1．4 節儉精神
本文前言
日本整個社會都認同，節儉是美德，節儉不是小氣。日本各行各業的企業，不僅在規章制度上制定了一些節儉規定，而且定期組織內部培訓，總結指導節儉行爲。
從一些日本企業的員工手冊上可以理解到，企業期望通過員工們的節儉行爲，培養愛社精神，增加企業效益；
從一些日本企業員工的工作方式上可以感受到，無論員工自覺減少打印資料，還是爲了減少使用電梯而主動步行上下樓梯，都是期待通過這些日常節儉細節行爲，逐漸養成良好習慣，提高職業素養；
從一些日本企業家的自身行爲，可以注意到，日常也並不穿金戴銀，出差也並不一定是豪華酒店。在日本，不炫耀財富，不講究排場，不攀比名牌，也是一種節儉精神。
從一些日本企業的產品廣告上，可以理解到，除了廣告產品的自身功能功效，這些企業還特別注重宣傳產品的節能節電特點。這樣不僅可以廣告產品形象，也可以提高企業形象。
從一些日本企業對外公告的宣傳資料中，可以讀閱到，這些企業不僅願意積極承擔社會責任，而且還願意對外宣傳自己企業的節儉事例。
從日本企業現場的工作氣氛中，我也觀察到，日本企業的節儉精神，已經反映在企業管理的方方面面。綜合而言，我印象深刻的是一些日本企業具體實施的節儉事例。
關於以下列舉的見聞事例，相關內容和圖像經過編輯和整理，僅供參考。
午休關燈
很多日本製造業工廠的辦公區域，在中午休息期間，一般是12點至13點之間，一律午休關燈。辦公室內一片漆黑，如果企業員工需要緊急查找自己的物品，需要使用應急手電筒照明查找，但是原則上禁止開燈。
在每個辦公桌附近或者辦公室的特定位置，一般都掛有防災救急揹包，包內裝有應急手電筒。不過，除了製造業工廠之外，很多日本企業在午休時間是安排專人輪流值班的，中午照常對外營業。
夜晚關燈
爲了控制減少企業員工的加班時間，一些日本企業規定夜晚的某個時刻後禁止加班。例如，一些日本企業規定，繁忙季節在晚上9點後，繁忙之外的季節在晚上8點以後，辦公區內的所有辦公室實行統一關燈。有一些日本企業甚至在規定時間強制同時統一關閉電腦和關閉辦公設備。
不過，我也聽聞過一些日本企業員工對夜晚關燈規定的負面評價和消極執行事例。實際上，作爲普通的日本企業員工，當天自己該完成的工作還是要完成的。無論是責任心的體現，還是擔心領導對自己工作能力評價的壓力，即使辦公室夜晚關燈了，很多時候需要回家或者轉移工作場所繼續工作。
因此，即使在夜晚規定時刻把辦公室的燈光統一實施了關燈，企業員工仍然不得不繼續在家裏或者咖啡店裏或者卡拉OK包間裏加班工作的奇特現象，是一種被扭曲的企業文化，不值得提倡仿效。
巡視關燈
每個企業每個部門的下班時間不同，辦公區內各個辦公室的下班後被利用狀況也不一樣。爲了檢查員工下班後是否徹底實施關燈，也爲了確認檢查辦公器具的電源關閉情況，很多日本企業制定並實行巡視關燈制度。
本企業的值班人員或者是物業公司的值班人員，會在企業員工正常下班時間之後，定時巡視辦公區域，並完成巡視記錄，詳細記錄下來每個辦公室的燈光以及辦公器具的電源關閉時間。
集中辦公
有一些日本企業內部規定，根據加班員工座位分佈情況，值班人員有權指示所有的加班員工聚集在同一辦公區域內，實施加班時間的集中辦公，並關閉其他辦公區域的照明器具與電器設備。
外部中介服務機構臨時在企業辦公室時，必須在指定辦公區域內工作，如果需要進出入辦公區域，必須在值班室辦理登記。
分區辦公
有一些日本企業把辦公大樓裝修劃分成不同功能區域，例如分別設計了日常辦公區，外來接待區，吸菸區，內部員工站聊區，禁言區，靜思區，等等。正常下班時間之後，大部分功能區域會被自動關閉，這樣便於值班管理和物業管理，有利於節省水電開支以及減少企業警備開支。
也有一些日本企業仿效歐美企業做法，把整個辦公大樓只按照部門使用情況劃分區域，任何員工沒有固定座位，全面實行開放式流動辦公區域。這樣便於增加企業員工們的日常交流機會，提高企業的辦公器具共享使用效率。
兩面複印
很多日本企業制定了複印機使用規則。其中的一個重要規定內容是，要求在複印企業內部使用的文件資料時，原則上要求雙面複印，儘量再次使用複印紙張的另外一面，以便節約紙張。但是，嚴格禁止使用已經記載了企業保密內容的單面複印紙張。
登記彩印
關於文件資料的彩色複印，有一些日本企業直接規定，原則上必須經過自己部門領導批准，而且要求在複印後，還要記錄登記在工作報告上，詳細報告彩色複印目的和複印張數。
打印聯網
很多日本企業的打印機是聯接網絡的，使用打印機時需要員工輸入自己的專用密碼。在日本，同時配置了打印和複印功能的複合功能的辦公設備也很普及。每一位企業員工每一天的打印以及複印的信息，包括彩色打印複印張數以及打印文件名稱，實際上都是被自動備份記錄的。據說，這樣便於企業日後查詢或者採取實時監控措施。
據我觀察，爲了杜絕防止不必要的複印行爲，一些日本企業也定期內部公開各個部門的複印數量，分析比較其中是否存在浪費行爲。
關於複印機聯接網絡時導致的信息安全影響，有過新聞報道，反映了複印機聯網模式的一些弊端。以下圖片是一篇相關新聞報道文章中的圖示，提示了複印機聯網必須提前採取的措施，注意網絡信息安全。
成本公開
在一些日本企業的複印機旁，經常可以看到一張複印紙張採購價格比較清單，詳細列示了彩色複印紙的單價一張是多少錢，黑白複印紙的單價是多少錢。這樣的採購價格比較信息，雖然是提示參考，但是可以提高企業員工的成本意識，控制打印紙張的消耗。
無紙辦公
最近幾年，很多日本企業制定了無紙化辦公的規定，全面推行無紙化辦公工作方式。對於企業而言，這樣做的好處很多。例如，可以節省紙張保護環境，可以節省紙質合同所需繳納的印花稅，可以加強信息保護，當然也可以順便利用網絡監控員工工作信息。關於其中的幾個重要的規定內容，做爲舉例，列舉如下，僅供參考。
1. 內務禁止打印。有一些日本企業規定，在處理本企業內部業務時，除了向外部單位提交的正式文件資料可以打印以外，原則上禁止書面打印，以便節約紙張。
2. 推薦電郵傳遞文件。有一些日本企業大力推薦本企業員工，通過在電子郵件內添加附件的方式，向外部單位傳遞文件資料。原則上停止使用傳真機，不僅可以節約紙張，而且也有利於文件保密工作。
3. 電子掃描存檔。有一些日本企業把所有規章制度類文件以及需要共享的合同類文件，全部電子化掃描後，整理編號並設置密碼後，分類存檔在企業內部的區域網內。
4. 原本統一存放。把企業所有文件電子化存檔後，文件原本由專人負責統一存放在指定文件櫃內，原則上不再書面打印。
5. 積極推動文件電子化辦公方式。根據業務需要，給使用電腦辦公的員工配置與其電腦配套的一個電子顯示屏，便於日常工作中讀閱電子化文檔，積極推動電子化處理文件。
6. 全面實行電子審批流程。有一些日本企業規定所有日常業務的各級領導審批，統一通過自動化辦公系統電子完成。
7. 全面推行電子訂單以及電子合同制度。這樣不僅可以節約紙張，而且節省印花稅（根據日本稅法規定，電子訂單以及電子合同等非紙質版訂單合同，免交印花稅）。
8. 全面推行電子聯網辦公方式。所有與本企業關聯公司的訂單合同，實行電子聯網，實現實時無紙化傳遞或者更新交易數據。爭取與所有具備條件的供應商，通過網絡自動化辦公系統，無紙化完成簽訂訂單或者合同。
二上三下
很多日本企業內部，很多年前就開始推行“二上三下”運動，即“2 Up 3 Down”的電梯使用規定。相關企業在員工行動規範手冊裏明確規定，如果沒有緊急事情時，應自覺避免頻繁使用電梯，嚴格遵守“2 Up 3 Down”運動。即在每一樓層的上2層下3層樓層之間行走移動時，儘量自己爬樓梯，不使用電梯。以下圖示僅供參考。
特別是，在樓層不高的辦公樓內，除了迎送客人以及搬運物品以外，原則上禁止員工使用電梯。參見下圖。
電車通勤
據我觀察，很多日本企業員工每天自己乘坐電車上下班，包括一些大中型日本企業的社長。沒有購置社長辦公用車的日本企業也很多，認爲這樣可以節省一筆數目不小的經費，減少停車位的擁擠。而且，很少聽說聘請專職司機的日本企業，日本企業員工外勤工作時，一般是自己駕駛公司的營業用車或者自己的個人車輛外出辦公。也有一些日本企業，鼓勵企業員工騎乘自行車上下班，每個月發放自行車補貼。
據我所知，有一些日本企業的社長外出辦公時，除了電車無法到達的地方以外，一般是租賃使用出租汽車公司的汽車，或者乘坐社長自己的個人車輛。日本的電車一般情況下是非常準時的，有利於掌握時間安排。而且，很多日本企業沒有企業自己的停車位，或停車位非常有限。因此，在日本的一些大城市，如果不提前與打招呼就自己開車去拜訪客戶，反而是給對方添加麻煩。
團購車票
對於本企業員工經常往來移動的交通區域，經費管理制度內明確規定，除非根據工作內容需要陪同客戶一同乘車，包括社長在內的任何員工，必須使用“回數券”乘車。
所有“回數券”由總務管理部門統一購買，集中管理。所謂回數券，就是對團購的一種優惠售票方式，即在團體買入某一往來交通區域的車票時，一般是買10張贈送1張。
空調限溫
一般情況下，很多日本企業把夏季的辦公室室內空調溫度，設定爲28度，室內冬季暖房空調溫度，設定爲23度，參見下圖。
爲了防止空調顯示溫度出錯，空調溫度顯示器旁邊，還安置了溫度計和溼度計，每天安排專人，輪值負責開關空調以及監控溫度溼度。
在一些工作人員較多的辦公區域內，還在空調下方，安置了特製的電風扇，據說這樣有助於保持室內恆溫，節約空調用電。
這些企業把空調限溫在28度，是依據日本勞動安全衛生法的相關規定製定的。另外，日本環境省（環保部）從2005年開始積極推進的夏季輕裝運動時，作爲保護環境改善地球溫暖化的一項措施，推薦日本企業把夏季的辦公室室內空調溫度限溫在28度。
但是，實際上，日本勞動安全衛生法規定的不是把空調限溫設定爲28度。具體而言，日本勞動安全衛生法在企業場所衛生標準規則中明確規定，企業的辦公場所在安裝了空調設備的情況下，室溫應努力控制在17度以上28度以下以及相對溼度在40%以上70%以下。
2018年夏天，日本一些地區連續高溫，據新聞報道，一些市民與中小學生中暑死亡，一些企業的員工也中暑病倒。因此，上述空調限溫在28度的企業內部規定，遭到了一些企業員工的消極執行，一些社會人士也開始指責空調限溫之類的規定。
有一些日本企業開始逐漸允許各個業務部門自己靈活執行空調限溫措施，空調限溫28度的企業內部規定，在制度上仍然還存在，但在實際執行層面，企業已經不再強制性要求高溫天氣下必須遵守空調限溫的規定。
通過這個空調限溫28度的事例，我覺得可以總結出一些經驗教訓。例如，節儉是美德，但是過度節儉也可能會是缺德。節儉不是小氣，但是過度地要求企業員工節儉，則企業有可能缺失大氣並失去大局。
關於我所經歷的一些在日本企業的現場訪談，以下圖爲例，可以觀察到，在炎熱的夏季，雖然有的企業規定，室內空調溫度，必須設定爲28度，但在客人即將來訪之際，該企業負責接待的人員，已經很貼心地把空調溫度，爲來訪客人設定在26度。
不過，爲了提高企業員工的工作效率，有一些日本企業也在積極採取措施保持辦公場所的工作環境。目前已經有一些日本企業在研究防止員工瞌睡的空調系統，利用辦公環境的室內溫度以及照明亮度、香味氣味等綜合分析工作中的員工瞌睡行爲。以此研究爲基礎，開發“瞌睡退散系統”之類的空調系統。據研究，在27度的室溫下，當員工出現打瞌睡跡象時，利用冷氣將室溫降至24度，最能有效趕走瞌睡蟲。
空調位置
關於空調的購置安裝，有一些日本企業編制了專門的內部手冊。這類手冊裏，除了記載了一些技術性要求之外，還總結了一些節省電力以及節省維修保養費用的注意事項。
例如，關於空調的安放位置，經過實際調查比較，稍微變換一下空調位置的話，不僅可以節省電力，而且還可以減少故障的發生。
雖然一些工業用空調的安裝，一般是由專門的空調安裝公司完成安裝測試的。但是，空調使用企業自己不斷總結注意事項，持續優化器具工具的使用效果，非常有助於外部專業公司參考借鑑。
企業自己不斷總結記錄類似空調位置優化的管理中細節，是持續改善企業管理的一個非常有效的具體措施，也是非常值得推廣的企業節儉事例。
便座節電
爲了節約用電，除了特別嚴寒季節，有一些日本企業採取一些季節性節電措施，例如參見下圖，在夏季統一停止馬桶蓋保溫功能以及自動開合功能的使用。
也有一些日本企業對員工提出一些具體規定要求，例如規定隨時關上保溫型便座的馬桶蓋。如果這樣做，有一些日本企業宣傳的節儉效果是，可以節約很多電力，每一個保溫型便座一年可以節省大約381日元的用電。參見下圖，僅供參考。
輕裝規定
在炎熱的夏季，很多日本企業規定了輕裝季節。所謂輕裝季節，就是在上班時間，不佩戴領帶，不需要穿着正裝。每當輕裝季節，很多日本企業，會在公司的網站或者本公司的前臺附近，擺放一塊宣傳牌，對外公告輕裝季節的具體實施期間。這其實是很多日本企業積極響應日本環境省（環保部）的號召，從2005年開始積極推進的一場夏季輕裝運動。
關於以下圖片，是一些日本企業對外展示的輕裝季節宣傳牌的舉例介紹，僅供參考。
謝謝您的以上閱讀。
備註：我連續數日認真努力地魂入此篇，終於定稿發佈。如果您還滿意並且讚賞，歡迎您打賞，請本文之後的讚賞碼。這樣的話，我就更有原創寫作動力。感謝！