因工作的關係，我經常要用永中Office2007爲單位起草一些規範性的文件，這些文件在正式出臺前都要經過多次修改，在最後定稿時，領導們常常需要查看每一次的修改稿。以前我都是先將文檔另存一份後，再進行修改。這樣做既佔用了大量的硬盤空間，以後查找起來也不方便。
其實，我們可以利用永中Office2007的“版本”功能，將多次的修改稿（多種版本）用一個文檔保存起來，這樣既節省了存貯空間，又方便了查找和打印。
1、啓動永中Office2007，新建一個文件，輸入起草文件的第一稿內容並取名保存。
圖1
圖2
圖3
3、以後每進行一次修改並保存後，再重複一下第2步的操作，保存另一個版本（如“第二稿”）。
4、以後需要查閱、打印某個版本的文稿時，啓動永中Office2007，打開相應的文檔，再次打開“版本”對話框，選中需要查閱或打印的版本（參見圖1）後，按下“打開”按鈕，系統會在一個新窗口中打開該版本的文稿內容，即可進行正常的瀏覽、編輯和打印等操作了。
注意：①如果你一時記不清所要查閱或打印的版本是其中的哪一個，按下“查看備註”按鈕，通過版本備註內容（備註內容較少時，直接在“版本”對話框中顯示出來，不需要按“查看備註”按鈕）的提示來幫助你選定。②如果你確定某個版本的內容不再需要時，打開“版本”對話框，選中不需要的版本後，按下“刪除”按鈕，再確認一下就可以將相應的版本內容刪除。③如果你需要將某個版本的文稿另行保存爲一個獨立的文檔，先按上述第4步的操作，打開相應的版本，象保存正常文檔一樣操作就行了。
2、執行“文件→版本”命令，打開“版本”對話框（如圖1）。單擊其中的“現在保存”按鈕，彈出“保存版本”對話框（如圖2），在“版本備註”中輸入相應的提示內容（如“第一稿”），確定退出。