3.3 文檔庫（document libraries）
文檔庫是站點的重要組成部分，團隊可以按照部門、項目、內容來組織文檔。站點管理員可以管理每個用戶的權限。
一旦文檔存入libraries，文檔本身就增加了一些可配置的信息，這些附加的信息可以幫助用戶獲得價值：
1. Metadata
包含了新的文本或數字的信息列增加到庫中，這些信息列更好地定義了文本內容，能夠幫助用戶快速地找到自己需要的東西。
例如：可以加入一個叫做文本狀態(Document Status)的metadata列，列的內容可以是草稿，複查，完成等。因此用戶可以立刻判斷出文檔的狀態。在後面我們會詳細介紹metadata的內容。
2. Alerts
用戶可以給庫或文檔設置一個alert，當某種事件發生後，比如庫中增加了文檔或某個文檔做了修改等，alert就會立刻發送郵件通知給用戶。在後面我們會詳細介紹Alerts的內容。
3. Views
視圖決定哪些信息顯示，這樣顯示等。我們可以使用過濾器讓符合某些條件的文檔纔會顯示。更多的視圖的細節我們會在後面詳細介紹。
圖1顯示了包含了一個名叫“Document A.”的文檔的文檔庫，我們有幾種方法都可以讀取文檔：可以通過點擊快速導航欄的文檔名讀取文檔；如果主頁的文檔庫中有顯示可以直接點擊文檔名讀取文檔；最複雜的一種情況，如果快速導航欄上沒有相應的文檔名，主頁的文檔庫中也沒有，可以點擊導航欄上的Documents and Lists 再點擊文檔名讀取文檔。
圖3-1
文檔庫的工具欄上如下幾種操作：
1. New Document
點擊New Document 按鈕我們可以根據模板的默認配置創建新的文檔。通常的默認配置是新建一個word文檔。
2. Upload Document
用戶要有相應的權限才能上傳新的文檔。上傳文檔的步驟如下：
1)點擊document library中的Upload Document按鈕，界面顯示如圖2：
圖3-2
2)點擊Browse按鈕，選擇本地要上傳的文件，點擊open按鈕。
3)文檔名和文檔的路徑將會在名字域顯示出來，點擊Save and Close按鈕。注意，如果庫中增加了metadata 列，你需要額外的選擇某些選項。如果metadata 列被標誌爲紅色，就是必須選擇的項目。儘管這些選項會花去你一些時間，但是這些metadata信息將會幫助你能更好的獲得需要的文件。
4)如果Overwrite existing file(s)?的對話框彈出來，那麼新的文檔將會覆蓋原來的文檔，新的文檔將會被綠色的文本"!New"標記，持續24小時。
3. New Folder
目錄是管理員用來根據主題組織文檔用的。使用子目錄會導致很難找到你需要的東西，因此使用metadata而不要使用子目錄。比如一個文檔庫叫做技術文檔庫，而子目錄叫做Phase 1, Phase 2, and Phase 3，那爲什麼不增加叫做"Phase"，選項爲1,2,3 的metadata 列呢？
4. Filter
當按了Filter按鈕，如圖3，我們可以看到一些額外的信息，比如在文件類型選項中我們可以選擇DOC文件，這樣的話，我們可以在大量的文檔中較容易的找到自己需要的文件。
圖3-3
5. Edit in Datasheet
後面我們將詳細討論這個工具。有了這個工具我們可以更好的利用libraries and lists的高級特性，比如向metadata columns中增加信息，與Excel 和 Access協同工作等。
6. Search bar
如果你在搜索欄裏鍵入了單詞，SharePoint將會在庫裏搜索有相應單詞的文件，並且立刻把結果顯示出來。
使用文檔庫中的文檔
現在文檔庫中有了一些文檔，我們可以對他們作處理了。最常見的應用就是編輯這些文檔。如果一個用戶只有閱讀權限，那麼她不能編輯這個文檔或是保存。如圖4，當用戶用鼠標右鍵點擊文檔名後會顯示一個可用的命令菜單。
圖3-4
1)View Properties and Edit Properties
這些命令允許用戶顯示或者編輯文檔屬性。不是所有的文檔屬性都是可以編輯的，比如修改時間，修改能等，但是文檔名可以被擁有編輯權限的用戶修改。如果庫中顯示了metadata列，他們也可以在這裏被編輯。
2)Edit in Microsoft Word
用 Microsoft Word生成的文檔會顯示這樣的命令選項。
3)Delete
用戶需要有Delete權限纔可以刪除文檔，如果選擇了刪除，前面的版本也會被刪除掉。
4)Check Out
在你開始工作前選擇 "check out" 是個很好的習慣，這樣會鎖住這個文件，讓其他人不能覆蓋它，並且提醒其他人你正在編輯它。你不是必須馬上編輯提交它，因爲站點管理員可以在你忘記了提交後強行提交它。
5)Version History and Alert Me
如果文檔庫支持版本控制的話，我們可以以列表的形式讀取以前的版本。
如果選擇了Alert Me，當文本有了改變後會email通知你。
6)Discuss
版聊系統讓你能夠在感興趣的話題下面黏貼小紙條。當然最好是在SharePoint 的討論組裏進行版聊。如果你覺得這樣很輕鬆，也可以。
7)Create Document Workspace
Document workspaces 我們在前面已經討論過了，這個選項是讓你圍繞這個文檔的主題創建一個workspace。