企業在信息化過程中一個重要的目標就是使用信息技術來提高整個組織的高效性，避免資源浪費。目前協同辦公軟件，新的MIS系統等在解決這個問題的過程中提供了一些有效的理念和解決思路。管理信息系統說到底是規範組織內部的流程，提供科學的管理監控，以及員工之間有效的溝通。
要提高效率，一個重要的理念就是資源在需要的時候就可以很容易的得到。
讓我們先從一個例子出發來詮釋這個概念。
1) 公司副總張某上班後登錄MIS系統，可以看到自己的工作列表，其中一條是員工的請假流程，他打開後看到詳細情況包含請假的事由天數等，在作出審批之前，他需要了解1）此員工今年的請假情況；2)公司關於員工請假的規定條例。在協同環境中，這兩個信息都存儲在知識庫中，並且將關鍵詞根據當前的操作內容環境自動的排列在右邊，這樣可以很方便的查詢而不需要關閉當前工作，轉入到其他系統查找。在參考了資料後他回覆該員工需要將請假時間從5天縮短到3天並駁回了該請假流程。
2) 在工作列表中的另外一條工作任務是總經理下發的關於“公司實行彈性工作制”的意見徵求稿，這個任務需要召集部門經理開會議來討論，部分部門經理在外地工作，而且另外一個外地的分公司已經實行了彈性工作制，所以該張總需要召集這些相關的人員召開視頻會議，他先在“會議管理”這個欄目中查看了一下，系統找出了目前沒有衝突的一個時間點併發送了網絡會議的通知。
3) 處理完部分任務後，張總參看了一下MIS的監控界面，在儀表盤格式的監控界面上，張總看到部門A的任務總體超時比較多，於是他在“即時消息”上發了一個消息給部門經理要他到辦公室來談一下管理上的問題。
4) 下午14：00，按照預先的安排，張總需要到外地參加一個談判，需要數天的時間，於是張總在系統管理界面上設置了部分職位代理，對於日常的請假等他設置了代理，而對於比較重要的招聘及費用等沒有設置代理，並設置“對於代理審批，請將相關信息發送到我的手機”便於在後續幾天內他能夠了解代理審批情況。
5) 在外地下了飛機通往談判的的公交車上，張總收到了一個短信，是人事招聘的流程，要與此前他已經和此人見過面，並知道招聘在人員預算之內，所以張總在手機上直接回覆了“通過”於是流程進入下一個環節。
通過這個例子我們看到協同MIS實際上是使用一些比較成熟的IT技術來提高企業的管理效率以及加強員工之間的協作，它和傳統的MIS已經有較大的區別，主要是引入了協同的理念，下面對於其使用的技術逐步做一個分析：
1) 工作流技術的使用
2) 各種溝通渠道的使用
對於管理來說，再多的協作和溝通都不算多。但是如果認爲傳統的電話郵件等已經足夠的想法是錯誤的，人們總是會使用最容易使用的工具來溝通，在協同軟件的理念中跨地區的網絡會議技術，白板共享，即時消息等都得到重視和應用。並且象短信通知，PDA，移動機如這些技術已經可以實實在在的進入使用實踐。
3) 知識管理
隨着信息量的急劇增加，如何立即獲取需要的信息成爲必須面臨的問題。知識庫的建立可以將企業的規章制度，公文，培訓課程，溝通經驗等以一種有效的方式管理起來，達到隨需使用。微軟OFFICE中的“Office助手”就是一個例子。另外在呼叫中心，客戶關係管理重人們已經開始使用知識管理技術來積累經驗。
綜上所述，協同MIS的理念並不是一個全新的技術概念，它着眼於企業的管理，以務實的態度使用各種現存的技術來達到提高企業運作效率和管理水平的目的。同樣需要注意的是企業在MIS的實施過程中，不能期望依靠一個的平臺就能夠以下滿足所以需要，MIS的理念是隨着企業的發展和管理水平的變化不斷髮展變化的，是沒有一個終點的，所以在協同MIS系統的構建中我們要注重系統的彈性和擴展性，並且要藉助一個集成的開發環境來不斷調整並增加新的需求，使得協同MIS平臺能夠切實有效的爲企業的管理和協作服務。