近日幫助某友完成了某液壓件廠信息管理系統的案例，全部功能用勤哲excel服務器v7.1.9完成，使用2個月，數據計算準確，所以現在放到這裏來整理總結一下。
一 功能需求
1、這家企業是生產液壓件的製造廠，以內銷爲主，標準件與非標件的銷售均有。由於行業與產品特點，使得公司的銷售訂單品種多、數量小。幾千種產品、加之大部分產品有配套銷售產品，每天幾十個訂單的出庫、發貨；再加上外協、車間生產均有，產品倉庫出入頻繁，所以倉庫數量的準確性很難達到，每次倉庫盤點都發現數量紊亂的一塌糊塗。
2、對於標準件的銷售，經常發生賬面上有庫存，但實際出庫時確發現已沒有實物數量。根本原因是一天幾十個訂單，可能好幾個客戶訂購了同種產品，但他們原來使用的管理軟件沒有按照銷售訂單更新庫存，只有在出庫的時候才減少庫存，這樣的時間差導致了實際數量的誤差。
3、外協進度的控制不力。該廠大量的產品需要外協，由於外協訂單沒有與倉庫質檢、入庫結合，很難有效跟蹤外協產品的實際完成情況，所以很容易導致多投產與少投產的問題同時出現，這樣也直接導致銷售人員給客戶不能做出交貨時間準確的答覆，往往因此丟失訂單。
4、生產進度無法及時、準確獲知。該廠原來使用的管理軟件其實各部門是孤立的，生產下單與車間實際進度並沒有實現數據聯繫，這樣也導致了與外協同樣的問題，多下生產或少下生產並存。
5、銷售對賬與採購對賬缺乏準確性，一張銷售訂單多次發貨與一張外協訂單多次入庫並存，由於二者均沒有與倉庫出入庫關聯，所以每次對賬進行覈算的時候很難對應到訂單，造成數量或價格的錯誤，從而影響最終的結賬。
二 解決方案
朋友用勤哲EXCEL服務器也有一段時間，但是由於不是軟件出身加之時間精力的問題，一直沒有系統的構架起他們需要的模塊。在對他們的功能需求有一定的認識後，我開始分析功能需求，總結下來從以下幾點來完成解決方案。
完善產品信息：重新定義產品編號，確保唯一性；
加入產品可分配數屬性：通過可分配數，可以準確獲知實際可分配給客戶的產品數量，並隨着銷售訂單的增加自動減少相應產品可分配數。對於可分配數的增加或減少，主要在銷售訂單、生產單、外協單等進行處理，同時還要根據出入庫的實際情況修正可分配數。如此，確保了可分配數的準確性。
單單一致，賦予編號跟蹤：從銷售訂單——>生產單——>外協單——>車間完工——>外協完工——>成品入庫——>銷售出庫——>發貨每一步工作都來源於上步驟的單號，能夠準確覈算實際數量，減少原有方式導致的誤差。
限制人工操作的隨意性：由於單單一致，查有可源，在功能中，利用EXCEL自身的條件格式與數據有效性杜絕人工操作錯誤。例如，銷售出庫數大於訂單剩餘數報警；外協入庫差數低於設置的損耗數報警等。同時，對於重要報警設置及啓動審批流程。這些防範的細節從第一時間降低了數據紊亂產生的機率。
三 勤哲EXCEL服務器功能實現概要
EXCEL服務器的幾個特色功能在本案例中的實現：
1、表間公式：勤哲excel服務器的重點功能，通過表間公式提取、更新數據，實現數據的關聯。比如出入庫單的單號選取、數量更新等都通過表間公式實現。
2、數據規範：通過數據規範，統一各崗位各操作人員的數據錄入一致。在系統中使用了較多的列表選擇數據規範。
3、自動編號：勤哲excel服務器的自動編號功能略顯單一，在實際的應用中，在自動編號中融入excel自身的公式配合進行編號，使實際的編號能與該廠的實際需求達成一致。
4、 工作流：系統中對於需要審覈的加入工作流；對於需要多人合作填報的表單，設置轉填工作流；當然，還有其他幾個環節也融入了工作流功能以達到功能需要。
四 功能模塊
主要功能模塊：基礎數據管理；銷售管理；採購管理（外協管理）；生產管理；倉庫管理；財務管理
功能截圖
