彙編版|電子印章在各類業務文件中的應用

得益於法律法規的支撐,電子印章已經在組織的各類業務中得到廣泛應用:

『今年4月國務院令明確規定可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等法律效力,《電子簽名法》的修改進一步放寬了電子簽名使用範圍。

目前,除了涉及婚姻、收養、繼承等人身關係的;涉及停止供水、供熱、供氣等公用事業服務的;以及法律、行政法規規定等不適用以外,其餘業務全部普及電子印章。』

現在

電子印章在爲全國各大企事業單位、政府機關客戶提供製章、管章及簽署服務的同時,通過集成各類ERP軟件、辦公系統、移動應用等,已經逐步將電子印章覆蓋到組織的各類業務文件簽署中。

一、人事類

除了簡單的人事文件電子用印,電子印章管理和簽約服務還可以與HR管理系統、辦公管理系統連接,助力客戶打造從“招聘、入職、在職到離職”全階段文件簽署平臺。

不僅可以讓各類證明文件實現自動、高效用印,還能與外部員工實現人事合同線上籤。

例如:

1.人事合同

可以直接在電子印章平臺批量發起多份人事合同簽署請求,雙方直接通過手機就能快速蓋章、簽字,一改過去麻煩的簽署過程。

①企業批量發起

②極速通知員工簽署

③批量完成用印

2.各類證明文件

員工日常所需的各類人事證明類文件,可以用電子印章平臺設定好統一的審批規則、內容模版,員工隨時隨地都能申請蓋章、開證明。

例如:公積金、在/離職、收入證明等

①選擇文件類型

②套用模板自動填充內容

③在線審覈用印

二、政務類

爲政府機關、事業單位解決公文用章需求,藉助管理軟件、公文管理系統爲組織提供集“公文擬稿、簽發、套紅、用印、打印、簽收”一體化的公文服務。

例如:

3.各類日常公文

所有公文可以在線編輯、套紅、蓋章,同時支持在線驗真、全程防篡改,藉助防僞打印服務,實現多地區公文分發服務。

三、產品銷售類

可以與ERP業務系統、辦公系統、釘釘、企業微信等一鍵集成,解決銷售型組織在產品外銷過程中與外部經銷商、代理商、客戶之間各類合同、文件線上用印需求。提高簽署效率,實現全程電子化的產銷管理。

例如:

4.經銷商合作協議

在電子印章平臺快速完成企業內部蓋章,同步觸發簽署通知給經銷商,通過短信就能完成身份認證、簽署合同,同步記錄信息。

(內部完成用印)

5.銷售訂單

將業務系統中的各大銷售信息上報,形成銷售訂單,通過接入電子印章平臺同步完成內部用印審覈,由短信觸發客戶簽署,信息精準、速度快。

6.銷售合同

大批量的產品銷售合同在業務系統形成的半電子化基礎上,接入電子印章,幫助實現合同信息自動審批填報,一鍵用印、同步觸發客戶簽署,零快遞籤合同。

①編輯合同發起用印

②用印驗證

③經銷商、客戶、代理商以短信簽署

7.電子對賬單

把電子印章直接接入客戶的經銷商系統後,企業可以隨時與幾十、上百個經銷商直接在線上使用電子印章完成對賬。

(電子對賬單樣式)

企業方,在經銷商系統按照客戶、月份、時間查看各個時段的交易賬單,包括交易商品、已付賬款等詳細信息,並通過電子印章功能自動簽署,生成電子對賬單。

經銷商,通過短信查收企業簽署的電子對賬單,經過覈查無誤後,直接在電子印章平臺進行身份認證即可簽署審批意見,完成電子用印。

8.招商合同

企業和商戶的招商合同,可以直接從電子印章平臺發起,企業內部審覈加蓋好電子印章,系統自動短信邀請商戶登錄完成簽署。

9.加盟協議

對於連鎖品牌的加盟業務,所有加盟協議的簽署直接在電子印章平臺批量發起,解決大批量加盟帶來的用章麻煩,無需藉助快遞就能輕鬆簽署協議。

四、招採類

在ERP、OA軟件的基礎上,接入電子印章,爲組織和外部供應商打造一個招採文件電子化簽署平臺,確保採購信息權威、提升採購效率。

例如:

10.詢價函/報價單

從發起詢價邀請到供應商報價,通過接入電子印章可以全面打通流程,組織詢價函用印、供應商報價單用印高效、無紙化。

11.招標文件

發佈招標文件、資質文件審覈電子化,直接加蓋電子印章,同步推送到外部供應商平臺,徹底實現全程電子化。

①招標公告

②資質文件

③中標公告

12.採購合同

形成草擬、審覈、蓋章一體化的內部合同簽署過程,供應商直接用短信移動簽署。

五、地產工程類

針對房地產、物業管理行業大批量的物業服務協議,用電子印章可以同時解決幾百、上千份協議的用章問題,減少人工全程無紙化,降低業務成本。

例如:

13.工程分包合同

針對大型建築施工中的工程分包業務,通過在業務系統接入電子印章,總承包商和分包商可以隨時在電子印章平臺簽署電子分包合同,零郵寄、安全、無紙化。

14.外包服務協議

常見的各類技術、採購、施工外包業務,客戶可以直接和服務提供企業在電子印章平臺完成合同簽署,節約協議起草時間,提升雙方協作效率。

15.物業服務協議

電子化簽署可以直接使用內容模板批量發起多份協議用章請求,內部人員幾分鐘就能加蓋好電子印章,緩解人工壓力。

六、租賃服務類

不同類型的租賃服務中,協議或者合同書是重要的租賃憑證,電子印章可以爲租賃企業和客戶提供一個在線簽署平臺,不僅解決內部用印問題,還能輕鬆籤協議,內容可查、可驗的簽署模式更能保證雙方權益。

例如:

16.商業租賃協議

爲地產商和商戶之間提供一個簽署平臺,已經幫助部分房地產行業客戶將租賃協議簽署時間從一個月縮短到一週。

17.房屋租賃合同

解決房東與租客距離遠不能第一時間籤合同的麻煩,幫助衆多互聯網租賃平臺實現服務協議在線簽署,安全又便捷。

七、物流運輸類

與業務軟件連接,爲發貨方(企業)、承運方(物流)、收貨方打造承運服務對接簽署平臺,實現業務文件全程電子化簽署。

例如:

18.物流承運協議

讓發貨企業和物流企業在線上簽署承運協議,文件內容全程防篡改、簽署進度可見,提升雙方服務效率。

19.貨運單

爲發貨方、承運方與收貨方提供線上協議簽署平臺,實現簽約、跟蹤、收貨一體化。

發貨方,草擬貨運單發起內部用印,系統自動觸發承運方簽字。

①發起簽署,設置好三方簽署順序

②填充內容

③完成用印

承運方,通過短信鏈接登錄完成簽署,系統自動通知收貨方,根據收貨情況按時簽署,全程無紙化流轉。

20.發貨單

可以和業務系統集成一鍵生成發貨單確認流程,物流方審覈無誤即刻出庫發貨,全程線上流轉,溝通快。

21.收貨單

幫助物流公司和收貨方建立及時驗貨簽署服務,運輸一完成隨時簽署驗收單,高效驗貨。

22.運輸證明

爲一些國企和大型製造企業的貨物運輸證明提供內部用印平臺,智能審批用印,確保每次運輸安全。

八、金融保險類

針對各類保險、期貨、信貸業務提供協議電子化簽署服務,電子印章可驗、可查、真實的簽署環境更有利於金融業務交易安全。

例如:

23.期貨倉單

倉單是提取倉儲物的憑證。存貨人或者倉單持有人有倉單背書並經保管人簽字或者蓋章的情況下,可以轉讓、提取倉儲物。

根據大宗商品客戶實際部署需求,電子印章平臺可以與倉單管理系統集成,實現倉單信息、簽署一體化管理。

存貨單位與倉儲企業直接藉助電子印章生成電子倉單,可以作爲提貨憑證,降低簽署成本。

(對接倉單管理系統直接發起電子用印)

24.保險保單

電子印章平臺在爲保險行業客戶服務中,已經實現了保險單電子化簽署,可以針對不同產品設置保單模板,直接實現保險公司內部用印、外部投保客戶簽署,實現保單電子化。

(保單電子用印)

九、行政類

行政類文件在客戶簽署需求中應用多,各類通知單、公告、制度文件、決策宣佈等材料都能借助電子印章輕鬆完成內部用印。

例如:

25.通知單

一般性材料不用浪費時間排隊等印章,內容審覈一通過即刻用印,減少重複性工作,用印快。

十、業務審覈類

針對部分客戶內部重要業務事前請示所需的請示單,可以在電子印章平臺上傳請示內容事先審覈用印。

例如:

26.業務請示單

重要業務需要向上級請示,都能直接在電子印章系統對加蓋電子印章生成電子請示單。

十一、教育培訓類

電子印章平臺已經幫助培訓機構、互聯網教育平臺解決了與學員之間各類文件的電子用印、簽約需求。不僅機構內部用印快,學員簽約也快。

例如:

27.教育培訓合同

銷售們直接在電子印章平臺發起一份培訓合同簽署,系統自動短信提醒學員登錄簽約,一方簽署完成機構即刻加蓋電子印章,全程無紙化。

28.電子成績單

電子印章平臺可以和培訓機構、高校內部管理系統集成,將所有學生的成績單在線加蓋學校/機構的電子印章,確保線上公佈成績的有效性。

十二、科研/檢測類

針對研究院、各大檢驗機構日常業務,可以對各種檢測報告、技術成果申報文件提供電子用印。

例如:

29.檢測報告

①完成報告詳細內容填報

②快速用印

30.成果申報文件

針對各類研究院日常研究成果申報所需文件,電子印章平臺可以直接和機構的項目系統連接,自動生成申報文件,快速實現電子用印。

十三、財務類

電子印章平臺可以和財務系統、辦公管理軟件集成,幫助客戶實現財務全程電子化管理。財務工作中常見的報銷單、工資單可以直接通過報銷流程、工資審覈流程自動審批用印。

例如:

31.報銷/借款單

爲了方便財務操作,類似於報銷單、借款單等在內的企業單籤文件,通過接入財務管理系統或者管理軟件,可以直接實現一條流程審覈、加蓋電子印章,快速用印。

32.財務收據單

電子印章平臺可以和財務軟件集成,各類銷售、採購業務中一旦出現收、退款,系統會自動通過電子印章平臺加蓋電子財務印章、生成電子收據,並以短信將電子單據發送給客戶。

同時,單據材料自動保存在電子印章平臺,有第三方認證保證,一旦發生糾紛隨時可以提供具有公證力的取證。

十四、醫療健康類

電子印章平臺在許多醫院、醫療機構客戶服務中,已經藉助電子印章實現了日常診療文件的電子化簽署,降低用紙成本,提高服務效率。

例如:

33.病例單/化驗單/體檢報告

與醫療機構自身的業務系統集成,各類化驗單、檢查報告、手術確認書直接加蓋電子印章,患者直接在線上查看、簽署,無需紙質文件。

電子印章簽署優勢:

  • 可以確保真實身份:簽署雙方由CA數字中心提供全程身份認證,簽署不可抵賴。
  • 可以選擇簽署工具:電子印章平臺可在電腦或任意移動設備下載使用,隨時用章。
  • 可以設置內容模板:所有類型的文件都能提前配置內容模板,草擬規範、上報快。
  • 可以實現批量簽署:大批量的用印請求,可以根據業務類型設置批量籤,處理快。
  • 可以監控簽署進度:發起的每一次簽署都能直接在平臺查看簽署進度,反饋及時。
  • 可以進行數據存證:所有簽署過程中的操作信息、用印文件全部存檔,隨時查驗。
  • 可以提供司法鑑定:發生糾紛可以爲客戶提供司法出證服務,提供有效法律證據。
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