在每个人的日常工作和生活中，最常用的数据分析工具是excel。实际上，对于那些专门从事数据分析的人来说，除了excel之外，数据分析工具还有许多更专业的软件。
数据存储层：Access，SQL Server，Oracle；
报表层：水晶报表，BI级工具，当然，BI工具不仅仅是简单的报表工具；
数据分析层：SPSS软件，SAS软件。
那么，在什么情况下我们将使用这些更专业的数据分析工具？
情况1.对数据进行统计分析有严格的要求
分析数据时，许多用户对分析结果会很严格，并且对分析的数据和统计方法有更高的要求。因此，这些用户通常更精通数据分析工具的使用。应用要求也将更高，数据规则将更多，并且对分析的具体细节有相对明确的要求，希望分析越严格越好。
情况2.具有大量数据分析需求
对于有大量数据分析需求的用户，由于手动操作和使用传统分析工具不仅复杂且成本高，因此将选择数据分析工具对大量数据进行统计并确保数据分析的完成。某些数据统计和分析工作确实是无法手动完成的，或者需要大量员工来执行，因此，此工具的优势就在于可以统一修改和解决。
情况3.要求快速完成分析指标
由于复杂的操作步骤，手动分析需要浪费大量时间，因此选择使用数据分析工具的客户将希望能够快速获得分析结果并确保分析的有效性，而数据分析工具可以完成分析指标并在短时间内获得分析结果，从而帮助用户有效降低时间成本。
哪种数据分析工具更好用取决于用户对工具的使用以及软件的操作熟练程度。如何判断是否需要使用数据分析工具来完成分析任务？可以参考上述三点：对数据的统计分析是否有严格的要求？是否存在大量数据分析需求，并且使用手动操作会浪费更多时间？是否需要能够快速获得分析结果？