制定to-do list的藝術

文章很有啓發性,轉之~

to-do list 原文：The art of the doable to-do list

翻譯：cnexpro

每個人都可以隨意轉載，只要你附帶上面的信息。


沒有比在你的to-do list（計劃任務列表）裏鉤掉一個已經完成的項目更好的感覺了。完成！以上！Mission accomplished! 然而，你卻很容易混過一天/一週，而沒有從你的列表裏減去任何一個已完成項目。嗯，to-do list可以成爲你工作的嚮導，也可以成爲嘲弄你徒然混日的明證。這取決於你怎麼制訂它。

請把你的to-do list看成一堆老闆的命令，而你就是那個老闆，你也是你自己的狗腿。就像一個計算機程序，如果指令很明確，或者非常容易執行的，你就能從容應對了。如果不是這樣，你將得到不需要的結果——比如恐懼，拖拉和自卑。今天，我將給你一些制訂to-do list的技巧，讓你輕鬆完成你列表裏的項目。
你是自己的老闆

每個工作日，你都有兩種模式：思考模式（這時你就是老闆的身份）；執行模式（這時你就是助手的身份）當一個任務或企劃出現時，你腦子裏正在想構思怎麼開始做事的時候，你就是思考模式/老闆模式——你就是那個發送指令的人。你的 to-do list就是這些指令的集合，你的狗腿（執行模式的你）呆會兒將會去執行這些指令。

所以，當你是在老闆模式時，你要爲你的助手寫下“不用思考就能完成”的指令，Michael Buffington稱之爲“寫下那些即便你是機器都可以完成的任務”
怎麼運用

那，怎麼使你制定的任務可行呢？當你在to-do list里加入一個新的任務前，先停下來，用以下的方法來指導你思考一遍。

* 分解它——避免讓你的計劃成爲一個災難的最好辦法就是分解它。 #原句是”The best way to make yourself avoid a task like the plague is to make it a vague monstrosity” 《Getting Things Done》一書裏曾說過企劃和任務的區別。 企劃由許多小任務組成。這是一個非常重要的區別，請記在心裏，因爲你的to-do list裏要寫的不應該是企劃。不要在你的to-do list里加上有要好幾個任務才能完成的企劃——比如“清理你的辦公室”，應該把它打散了，比如“整理抽屜”、“把舊的廢紙處理掉”、“把不再需要的書打包以便以後歸還圖書館”之類的一個個小任務。因爲如果你的老闆模式只說了“清理辦公室”的話，你的狗腿模式就要開始不知所措了。# 原句是”Because Assistant you is going to run for the hills when Boss you says “Clean out the office.” run for the hills”我覺得意思差不多。
* 用“下一步”貫穿整個企劃——如果你有了一個傳說中多個動作組成的企劃，要讓列表連貫保持一直有下一步的動作存在。當一個動作完成了，回顧你的列表，並加入一個動作。任何時候，你的to-do list上只可以包含這個企劃裏下一個合理的動作，就是這樣，要“一口口喫掉”整個企劃。
* 更具體的描述動作—— 當你告訴自己去做一件事時，要把它當作一個命令。一個叫“帳目覈查”的項目名並沒有命令你必須完成它。你要把它變成“打電話給Rob問一下帳目覈查的事 ”。注意，我這裏說的不是“聯繫Rob”，是“打電話給Rob”——聯繫可以通過電話、E-mail、網聊工具，你把其他這些去掉了，你的動作就更具體了。下次寫to-do list的時候，請逐字的想象你自己在給第一天爲你工作的狗腿描述你想要他完成什麼。
* 保持你的to-do list儘量的短—— 就像沒有喜歡去看有2386個未讀郵件的郵箱一樣，每人喜歡有一個永無止境的to-do list，它將徹底淹沒你，就像一個沒有光亮的通道盡頭。我保持我的to-do list包含20個動作以下（今天早上，只有17個，偶真是個大忙人啊~~~）這聽起來太少了嗎？記住，你的to-do list並不是傾瀉你企劃每個細節或者 “某天偶會去做XXX”的動作的地方。這些是你在最近——比如兩週裏會立刻完成的任務。 #這裏有句，”Keep your projects and someday/maybe items elsewhere.”翻不出-_-b 你的to-do list一定要短，裏面的事項都是你想好的肯定要做的。
* 讓to-do list更新起來—— 當我的to-dolist只有20個左右的項目時，他們每天都會更新。每天都有2-5個任務被完成，2-5個被新加入到我的列表。記住，你的to-do list是你的工作文檔，而不是你用來賣弄自己的組織條理有多好的東西。
* 合理分配優先次序—— 當你的to-do list上有20個項目時，你一天也只能完成其中的幾個（假定你寫在你to-do list上的不是“起牀”，“洗澡”，“做咖啡”，“去上班”之類的…-_-b）。所以，請找出那些該呆在你的列表頂端的任務。你怎麼排序取決你用什麼工具或者軟件來記錄你的to-do list，但無論如何，一定要讓自己知道下一個動作應該是哪個。
* 清除——就想你應該知道哪個任務是你應該首要完成的一樣，你也一定要知道哪個任務在你的列表裏呆的時間最久了。可能是你現在的能力還不夠完成這個任務，或者其實根本不需要做這個動作。有時從你的to-do list裏刪除一個項目比你鉤去它還要好，因爲這樣節省了你的時間。
* 記下你所完成的項目—— 就像一個好的狗腿，你一定很想讓自己的老闆知道你做好了多少事情。保留你完成的項目的記錄，這讓你以後可以爲自己的高效率小小慶祝一下~~另一方面，你的 “done list”也是你的“to- do list”是否起作用的明證。如果2天了都還沒完成一個項目呢？是你該好好重新寫一個to-do list的時候了~~

實踐它！

這聽起來很容易——只是動動手，在紙上寫些簡單的東西而已，但完成一件事，90%要靠一個好的計劃，即使再微不足道的事也如此。就像一個好習慣，實踐了才能更好的掌握。你越多運用這個技巧，你將越熟練，你在你的to-do list上去掉一個已完成任務也越輕鬆。