1 建立數據透視表（圖）的目的
數據透視表能幫助用戶分析、組織數據。利用它可以很快地從不同角度對數據進行分類匯兌。
首先應該明確的是：不是所有工作表都有建立數據透視表（圖）的必要。
記錄數量衆多、以流水帳形式記錄、結構複雜的工作表，爲了，將其中的一些內在規律顯現出來，可將工作表重新組合並添加算法。即，建立數據透視表（圖）。
例如，有一張工作表，是一個大公司員工（姓名、性別、出生年月、所在部門、工作時間、政治面貌、學歷、技術職稱、任職時間、畢業院校、畢業時間等）信息一覽表，不但，字段（列）多，且記錄（行）數衆多。爲此，需要建立數據透視表，以便將一些內在規律顯現出來。
2 創建數據透視表
⑴將光標移入需建立數據透視表的工作表中，然後單擊"數據"·"數據透視表和圖表報告"。
⑵"數據透視表和數據透視圖嚮導－3步驟1"對話框上，單擊"下一步"（選用默認選項，“Microsoft Excel數據清單或數據庫”）。
⑶在"數據透視表和數據透視圖嚮導－3步驟2"對話框上，“選定區域”框中，已經自動選定工作表的（整個）數據區域，單擊"下一步"。
⑷在"數據透視表和數據透視圖嚮導－3步驟3"對話框上，選用默認選項："新建工作表"，在當前工作的左側創建一個新工作表。這樣做，可以保證原始數據的安全以及可利用性。單擊"完成"後，一張新工作表－“數據表（下圖所示）”即出現在當前工作的左側。
3 設置數據表中數據的關係
3.1 數據表上，幾個區域的設定方法
1、“請將行字段拖至此處”（相當於“左端標題行”），將作爲橫向分類依據的字段，從“數據透視表”工具欄上拖至此處。例如，將“所在部門”字段拖至此處。
2、“請將列字段拖至此處”（相當於“頂端標題行”），將作爲縱向分類依據的字段，從“數據透視表”工具欄上拖至此處。
拖至此處的字段是計數的“依據”。例如，將“性別”字段拖至此處，計數的依據就是“男”和“女”兩項。
3、“請將數據項拖至此處”（相當於“普通數據區”），將作爲統計依據的字段，從“數據透視表”工具欄上拖至此處。
拖入該區中的字段，Excel將用某種算法，對其進行計算，然後將計算結果（彙總數值）顯示出來（如何設置算法見3.2）。
4、“請將頁字段拖至此處”，將作爲分類顯示（篩選）依據的字段，從“數據透視表”工具欄上拖至此處。
可以將一個或多個字段拖至此處。此區域中的字段是分類篩選的“首要”條件。例如，將“政治面貌”字段拖至此處，然後在其中，選擇“黨員”，則下方表格中，只統計“黨員”有關的情況。
提示：“頂端標題行”和“頁字段”區中，均可有多個字段。
3.2 透視分析數據
改變透視表內部的透視關係，從不同的角度查看數據之間的內在關係。主要包括：改變透視關係、添加或刪除項目以及數據更新
1、改變透視關係
更改各區域中的放置字段，或改變字段的分組條件即可以改變透視關係。
添加字段的方法上面已經介紹過了，刪除方法，是將需刪除字段拖出數據表區域即可。
改變字段分組條件的方法：單擊字段名右側的三角形按鈕，然後單擊下拉式列表菜單上的相應條件
2、改變統計字段的算法
雙擊透視表左上角的統計字段名，打開”數據透視表字段“對話框（右圖）。
在“彙總方式”框內，選定所需的算法，然後單擊“確定”。
提示：對日期型字段求和時，以1990年1月1日起算。
3、透視表的更新
若原工作表中的數據（含標題行－字段名）更改後，透視表作相應更新的方法：
默認情況下，當重新打開工作薄時，透視表數據將自動更新。
在不重新打開工作薄的情況下，在原工作表的數據更改後，在透視表中單擊“數據透視表”工具欄上的“更新數據”按鈕即可。
提示：普通數據更改後，單擊“更新數據”按鈕後，即可完成更新。若更改了已經拖入透視表中的字段名，則該字段將從透視中刪除，需要重新添加。
4 透視圖表
將透視表製作成透視圖表的方法是：單擊“數據透視表”工具欄上的“圖表嚮導”即可生成一張圖表（位於左側的新工作表上）。
透視圖表的編輯方法，與普通圖表相似。不再贅述！