採購是企業生產經營中必不可少的環節之一，也是企業成本構成的主要因素。
企業採購形式多樣，包括招標、競爭性談判、磋商、詢價、競價等。如今，互聯網的發展已經升級了採購模式。借力RPA提升採購效率，則是企業確保供應、降低成本、實現可持續發展的一個良策。
採購部門低效之痛
儘管很多企業設有獨立的採購部門，但不少企業的採購管理還未完全實現線上化，仍存在管理混亂、效率低下等問題。
通常，採購流程中包含採購計劃、供應商的選擇和考覈、詢價/比價/議價、評估、決定、請購/訂購、協調與溝通、進貨檢收、整理付款等一系列環節。各環節中又涉及大量的數據處理、表單製作等重複任務，往往要耗費大量人力和時間。
然而，在數字化浪潮之下，相較於企業其他部門，採購部的自動化進程略顯落後，大多流程仍需員工通過手動操作Excel進行管理。
實際上，採購環節中的不少勞動力密集型流程，完全可以通過RPA，由軟件機器人代替員工執行大批量、可重複的任務，從而實現流程的自動化。
當採購遇上RPA
作爲“數字員工”，RPA軟件機器人能夠根據事先編寫好的腳本，執行重複、機械的任務，用自動化處理來代替人工手動操作。不僅可提高工作效率，一定程度上還能避免人工操作可能出現的錯誤。
由於RPA機器人可7×24小時全天候工作，不間斷地處理收集數據。因此，在執行過程中，RPA不會讓採購人員錯過每一條重要信息。
RPA在採購流程中的優勢：
●自動化整個流程，最大限度減少人工干預；
●實現採購流程全生命週期管控，提高效率；
●外掛式部署，無縫對接ERP、CRM、WMS等系統；
●有助於打破企業各部門間的信息孤島；
●降低採購流程風險，確保數據合規性。
RPA應用於採購流程5大場景
隨着市場競爭的日趨激烈，一些企業開始在採購部門部署RPA，以實現降本增效，保持競爭力。
場景1：訂單處理
採購團隊處理採購申請，手動創建採購訂單，可能會出現訂單信息不一致，訂單處理延遲，錄入數據出錯或遺漏等情況。
RPA可代替人工創建採購訂單，自動提取清單中所需的物料信息，錄入數據並生成訂單，而後通過電子郵件發送給相關負責人進行審覈，並將訂單反饋給採購部門。不僅可提升業務效率和準確率，也節省了人力和時間成本。
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訂單抓取、處理、覈減庫存機器人
機器人可以完成自有商城的訂單抓取、訂單清洗（按照一定規則處理訂單）、覈減庫存和批量打印發貨單等功能。
場景2：發票處理
發票查驗通常需要財務人員將發票逐一驗證並上傳結果，由負責人審覈後，將通過的發票標記爲已完成。人工手動執行整個查驗過程，不僅耗時費力，效率還低。
RPA通過搭載OCR技術，可自動識別、讀取發票信息、驗真，減少發票處理過程中80%的人工操作。如果字段匹配，RPA可自動將發票過賬到財務系統，並形成日誌，效率高，省時省力。
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發票識別驗真機器人
利用OCR自動識別發票信息，並自動訪問國家稅務總局網站進行發票驗真，最後將發票信息和驗證結果錄入Excel。
場景3：供應商對賬
人工設置好對賬觸發時間，RPA機器人即可登錄財務模塊，查詢供應商信息並導出，自動向供應商發送郵件，完成對賬提醒。
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財務內部對賬機器人
機器人用於集團公司間往來對賬，具體應用在集團內部應收與內部應付的餘額比對與差異等流程。
場景4：合同管理
在管理合同上，RPA可以從共享系統、網絡磁盤、電子郵件中抓取並存儲合同文件，便於統一管理。另外，RPA還可以實現銷售合同的自動比對，高效精準。
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法務銷售合同比對機器人
機器人自動對比法務銷售合同，並將修改過的內容進行標紅處理。
場景5：庫存監控管理
庫存管理是每項業務的核心。採購團隊必須定期監控庫存狀況，確保庫存水平是否足夠充足，以滿足客戶的需求。
RPA可以幫助採購團隊監控庫存水平，提供實時庫存報告，便於團隊瞭解庫存，評估當前需求並預測未來需求，及時補充訂購產品。
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SAP自動引庫存發郵件機器人
機器人用於自動引出SAP指定倉庫的庫存數據，然後自動發郵件給批定的人員。
RPA應用於採購流程，助力企業實現數字化採購。採購人員也能因此從重複繁瑣的低價值工作中解脫出來，省下更多時間和精力，專注於與供應商建立良好的關係，爲企業創造更大的價值。