1、召集會議
在項目結束時，項目經理要以最快的速度召集項目覆盤會議，比較理想的時間是項目結束後兩週內進行復盤。如果時間過得太久纔開會覆盤，記憶中的事情會被其他事情影響或沖淡，變得模糊不清。
項目經理可以考慮將項目覆盤會變成一次慶祝活動。會議時間至少要保證每個人發言時間不少於20分鐘，如果是長期的、連續的和複雜的大項目，還應適當延長時間。
2、人員邀請
如果有一個類似的項目正準備開始，或已經開始，那麼邀請這個新項目小組成員參加覆盤會，將是非常有價值的事情，因爲這樣可以讓剛剛總結出來的經驗，立即派上用場。
3、任命聯絡人
要保證項目覆盤的各項工作順利推進，必須指定一名獨立的聯絡人。這個人最好是與這個項目關係不大的第三方人員。聯絡人的核心職責是引導大家討論、開好項目覆盤會，他不必熟悉要討論的內容，也不必是項目業務方面的專家。
4、回顧目標
項目覆盤也要從最初的項目目標開始，預期的目標是什麼？最終結果是什麼？。
是否達到了預期目標”，並可以按照項目的“關鍵成功因素”或“關鍵績效指標”，逐個瞭解項目是否實現了預期目標，是否讓客戶滿意，包括工期、成本、質量等。
5、過程回顧
對於大型或複雜的項目，應該重新審查項目計劃，將計劃和實際進行的情況進行比較，找出其中的差距。如果可能的話，項目經理可以描繪出項目的“全貌”，這樣會很有價值。
聯絡人可以和小組成員一起，畫出一個項目實際進度的流程圖，同時確定各個階段的核心任務、關鍵步驟和決策點。使用這種方法，我們可以發現項目哪些部分延遲了、哪些提前了、哪些完成的效率很高、哪些拖拖拉拉、哪些部分小組成員還不大清楚做到了哪一步。
6、分析成功的原因
做得好的，找出成功的原因，總結出重要的、可以重複使用的經驗和建議。
我們應該儘可能積累好的實踐經驗，並儘量避免錯誤。
在這個階段，可採用團隊對話引導的方式，讓大家暢所欲言，以開放的心態自由探討，不壓制任何不同的聲音，並將衝突引導爲富有建設性的、創造性的對話，逐漸達成共識。
7、找出困難和改進建議
項目覆盤應放眼未來，不要糾纏於過去的錯誤。但是，找出“絆腳石”和容易犯的錯誤能規避將來再犯同類錯誤，這也是很重要的。
下面的一些問題會非常有用。
在當時給定的信息和知識條件下，我們能做得更好嗎？
在現有的信息和知識條件下，我們怎樣把這些項目做得不一樣，以保證獲得更大的成功？
根據你現在的經驗，你對將來這類項目的小組成員有什麼建議？
如果下次仍有機會做類似項目，你會在哪些方面採用不同的做法，以便做得更好？
8、整理並分發會議記錄
有一個結構清晰、簡明扼要、保存完整的會議記錄是非常重要的，要儘可能詳細地記錄對將來工作有幫助的建議，將其醒目地標註出來。
記錄之後，應徵求每一個參會者的意見，確保沒有任何人的話被誤解，也沒有重要事項被遺漏，這是對聯絡人的一大挑戰。會議記錄一旦統一，要將最終的文件分發給大家，並共享給可能會從中受益的人。