九種讓你的會議更有效的方法：1.明確會議目的；2.設計會議議程；3.邀請合適的人；4.有效開場；5.建立基本會議規則；6.把不相關的話題先擱置一邊；7.管理參與者的行爲；8.改進和持續跟蹤；9.結束：積極結束會議並評估會議效果。
會議是一種工作生活中經常發生的活動，大多數人對會議的態度並不好，而且只有少數會議被認爲做得很好。在美國，據調查顯示，低效會議直接或間接導致的損失高達數十億美元。本來，會議應該是推動協作和提高工作效率的工具，但實際上，研究發現，會議中不到一半的時間是有效的。而這種浪費時間和精力的情況可以避免，只要大家學會如何更好地策劃、組織和參與會議。
高效的會議能夠帶來有價值的成果。這類會議特點是參與度高，氛圍積極，協作富有建設性，對話有意義。簡單來說，高效會議能夠充分利用團隊的智慧、專業知識和活力。這樣的會議不僅對領導者有益，對參與者也同樣有價值，它們能夠緊扣主題，合理利用每個人的時間和精力。
組織一場有效且重要的會議既是一種科學，也是一種藝術。科學體現在處理構成會議結構的基本要素，而藝術則體現在設計會議和促進參與者積極參與的思考方式。下面介紹的九種工具和技巧是組織成功會議的基礎，它們能幫助你舉辦積極、吸引人且高效的會議。
1.明確會議目的
當大多數人開始計劃會議時，他們通常會先制定一個議程，但這實際上是一個錯誤。正確的第一步應該是確定會議的目的。所有的會議安排都應該圍繞這個目的展開。在規劃會議時，應該問自己以下幾個問題：
- 爲什麼要舉行這次會議？
- 我們需要在會議中完成什麼？
- 會議的目標和目的是什麼？
- 會議的預期成果是什麼？
- 會議結束後，我們會有哪些變化或成果？
2.設計會議議程
在明確了會議的目的和目標之後，接下來就是設計議程的階段。關鍵在於“設計”這個詞。要創造一個吸引人且有效的會議，不僅僅是列出幾個討論話題那麼簡單。這需要對“要討論的內容”和“如何進行討論”進行創造性思考和深入規劃。將會議視爲一系列必須讓參與者參與的對話，以實現既定目的。在規劃這些對話時，應該考慮以下問題：
- 爲了達到我們的目的，需要進行哪些對話？
- 這些對話應該按照什麼順序進行？
- 每次對話的目標是什麼？
- 每次對話的最佳進行方式是什麼？
在進行會議對話時，需要一點創造性，這可以被看作是一種“藝術”。進行對話時不應僅僅是提出話題然後等待大家迴應。可以採用多種工具和技巧來發揮所有參與者的智慧，不只是那些最善於表達的人。技巧可以包括簡單的“輪流發言”，即每個人都有機會發言，或者是成對分享，甚至更復雜的對話結構，比如SWOT分析，讓參與者識別優勢、劣勢、機會和威脅。這些具體的工具和技巧可以在網上找到。最後，根據計劃促進的對話來創建會議時間表。確保會議緊湊、專注、儘可能短暫且高效。
3.邀請合適的人
邀請不合適的人蔘加會議是導致會議浪費時間的常見問題之一。很多組織都有把每個人及其親屬都叫到會議的習慣，這種做法只會浪費時間，減少會議的參與度。爲了避免這種情況，需要回到會議的目的上來。在組織會議時，要問自己以下幾個問題：
- 爲了達成我們的目標，需要哪些人在場？
- 爲了實現會議的目標，需要誰的意見、支持、知識或專業知識？
在確定了這些之後，確保邀請到這些人，並且他們有空並願意參加。如果可能，儘量減少不必要人員的參與。努力只邀請那些真正合適的人。
4.有效開場
花時間正確地開啓會議非常重要。會議的開場方式預示着整個會議的進行方式。一個清晰而有力的開場能夠爲會議的成功奠定基礎，而如果開場弱則可能導致參與者感到不參與、混亂和困惑。作爲會議領導者，從一開始就優雅而有效地掌控整個會議至關重要。參與者需要感覺到他們處於有能力的人手中，相信領導者會有效利用他們的時間。設定開場的基調是會議領導者的責任。
會議的開場應該包括以下幾個部分：
- 開場歡迎：正式開始會議，並感謝每位參與者的到來。
- 目標和目的：清楚地說明會議的目的和目標。這一步經常被忽略，導致參與者不清楚會議的真正目的或者帶着自己的議程來參會。每個人都應該非常清楚會議的目的和目標。
- 激勵和鼓舞：在闡述了會議目標之後，花一點時間激勵參會者參與。告訴他們，他們之所以被選中參會是有原因的。讓他們知道，爲了實現會議目標，需要他們的專業知識、意見和智慧。從一開始就讓他們知道，他們是實現這些目標所必需的正確人選，並激發他們的參與熱情。
- 介紹：確保每個人都知道會議中有哪些人。除非是常規的團隊會議，否則應該讓參與者自我介紹。這不僅有助於建立信任和關係，還能讓參與者瞭解到會場中的專業知識。
- 介紹基本規則：如果你沒有使用會議的基本規則，那就是你的疏忽。（詳情見下文第5點！）基本規則（或會議準則、參與協議等）是有效會議的關鍵組成部分。確保每個人都清楚會議的基本規則。
- 審查議程：花點時間回顧會議議程，並向參與者展示會議的流程。這有助於讓參與者保持專注並緊扣議題。
- 破冰活動：如果領導者需要激發和預熱參與者，可以使用破冰活動。就像議程中的每一次對話一樣，破冰活動也需要有明確的目的。破冰活動應該有助於實現會議的目標。比如，如果需要在小組成員之間建立關係和信任，就選擇一個專注於此的破冰活動。如果會議是關於解決問題或頭腦風暴，那麼選擇一個能激發創意的破冰活動。最重要的是，沒有具體目的的破冰活動可能會失敗，並可能一開始就讓參與者感到疏遠。
5.建立基本會議規則
基本規則是會議中用於指導行爲和互動的規則。這些規則明確指出了會議中期望的行爲，並防止可能破壞會議的不良行爲。正確傳達和實施這些基本規則可以解決會議中99%的功能失調行爲。基本規則賦予領導者和其他參與者權力，糾正偏離正軌的行爲。應根據具體的會議定製基本規則。在會議開始時，應清楚地說明並達成對基本規則的共識。確保所有參與者都知道，維護基本規則是每個人的責任。一些通用的基本規則包括：
- 一次一次對話：在某人講話時聆聽，不進行旁邊的小對話。
- 一次一個話題：如果我們正在討論“X”，在討論完“X”之前，我們不轉移到其他話題“Y”上。
- 直接/簡明扼要：我們儘量保持簡潔和直接。
- 不要重複討論：不重複自己或重新審視已做出的決定。
- 電子禮儀：我們同意在會議中如何使用（或不使用）電子設備。
- 全面參與：我們同意全身心地投入和參與。
- 守時：我們同意準時到達，準時開始，準時結束。
- 鼓勵平等發言：我們有意識地嘗試讓每個人都有機會貢獻（例如，外向者爲內向者讓出空間）。基本規則（或會議規範、參與協議等）是有效會議的關鍵組成部分。確保每個人都清楚基本規則。
6.把不相關的話題先擱置一邊
使用“泊車區”是一種會議技巧。這個名詞是一個比喻，指的是一個用來記錄那些重要但與當前會議不直接相關的想法或對話的地方。這種方法可以防止會議因討論重要但與會議主題無關的內容而偏離正軌。如果小組開始討論與會議主題相關但對本次會議不必要的事項，就簡單地將這些內容轉移到“泊車區”。在白板或翻轉圖表上記錄這些“泊車區”的事項，讓參與者都能看到，這是一個有用的做法。確保在會議結束時處理這些“泊車區”事項的後續步驟。
7.管理參與者的行爲
作爲會議的領導者，需要干預那些可能導致會議偏離正軌的行爲。任務是通過促進有益的行爲並阻止不利於生產的行爲來營造一個好的參與氛圍。如果會議中讓破壞性行爲肆無忌憚，這無疑會阻礙參與者的積極參與。更嚴重的是，如果不管制這些消極行爲，可能會導致更多的消極行爲出現。比如，如果允許某個參與者主導所有對話，可能會讓其他人感到被排除在外，從而選擇退出會議或專注於他們的電子設備。如果有制定的會議規則，那麼現在就是執行這些規則的時候。是否需要幫助來找到恰當的說法？
8.改進和持續跟蹤
在領導會議時，一個常見的錯誤是未能記錄、回顧和跟進行動項目、接下來的步驟以及會議的重要結果。由於大部分會議都會產生工作任務和行動項目，因此會議領導者有責任確保所有的行動項目都是可執行的並且被所有人理解。具體來說，每個行動項目都需要明確記錄和確認。每個行動項目應包括三個要素：
- 明確的交付成果；
- 負責人；
- 完成的截止日期。
使用簡單的圖表來跟蹤這些項目會很有幫助。
確保對行動項目的跟進也是會議領導者的職責。雖然會議領導者可以將這個職責委託給他人，但最終確保跟進發生是她的責任。備忘錄、電子郵件、電話信息以及其他形式的提醒都是有效的跟進方式。有時，根據項目的週期，安排一次跟進會議，幾天或幾周後讓參與者報告他們完成約定工作的進展也是一個好方法。這樣的檢查和跟進活動有助於確保交付物按時完成。
9.結束：積極結束會議並評估會議效果
到這裏，你就已經成功地主持了一次有效且成效顯著的會議，最後你需要以積極的態度結束會議。要花時間正式地結束會議，並感謝每位參與者的參與、貢獻和協作。時間是非常寶貴的資源，所以一定要向那些給予時間的人表示感謝，並強調他們的貢獻是被重視的。
另一個小提示：爲了確保領導的會議是有效的，在會議結束時可以花五分鐘時間進行快速評估。嘗試向參與者徵求他們對會議的正面反饋和改進建議。可以簡單地問參與者：
- 正面：這次會議進行得好的方面是什麼？
- 改進：下次我們可以做些什麼不同的事情來使會議更好？
從參與者那裏收集意見和反饋，有助於確保會議的有效性，並讓參與者參與到未來會議的設計中。
在任何行業中，領導有效會議的能力都是一項至關重要的領導技能。現在是時候停止浪費時間和金錢，學習如何領導有意義的會議了。