本文將爲大家分享9款開源文檔管理系統：Bitrix24、Kimios、OpenDocMan、Papermerge、Nuxeo、OpenKM、Teedy、FileRun、SeedDMS。
在現今充滿數字化的世界裏，不論大小，各種組織都會產出很多文件、圖片等數字化內容。好好管理這些信息對於組織的順暢運作和保持其競爭力非常關鍵。這正是文檔管理系統（DMS）和文檔協作工具派上用場的時候。不管你是小企業的老闆還是大公司的一份子，本文能幫你找到適合你需求的DMS解決方案。
儘管市面上有很多商業DMS方案，挑選一個合適的並不簡單。本文會介紹九大開源文檔管理系統，這些系統能幫助組織有效地管理他們的數字內容。
文檔管理系統能用來做什麼
文檔管理系統（DMS）軟件使得組織能存儲、整理和管理電子文檔及文件。它能確保用戶在需要時找到正確的文檔，簡化文檔的創建和審批過程，減少文檔遺失的風險。開源DMS的一個主要好處是提升組織的工作效率和生產力。通過把所有文檔放在同一個地方，團隊成員就能輕鬆地一起工作和分享信息。
DMS還有一個重要的作用是幫助確保遵守法律和監管規定。像醫療、金融和法律這樣的行業，對敏感文檔和數據的管理有着嚴格的規定。DMS能通過提供安全的存儲、訪問控制和審計追蹤功能，幫助組織滿足這些規定，追蹤誰訪問、編輯或刪除了文檔。這樣不僅確保了合規性，也減少了罰款、處罰和法律責任的風險。
使用開源文檔管理系統和非開源文檔管理系統的區別
選擇開源文檔管理系統通常意味不需要支付軟件購買成本，但可能面臨需要招聘專門的技術人員進行配置、開發、維護，其成本遠遠超出購買一個商業文檔管理系統的費用。相反，非開源（商業）文檔管理系統提供專業的支持和易用性，以及與企業現有管理軟件的良好集成。、
組織在選擇時應權衡這些因素，以找到最符合其需求、預算和技術能力的解決方案。
九大開源文檔管理系統和一款免費文檔管理系統
1.PingCode
PingCode國內知名文檔管理系統，爲25人以下小團隊提供免費版本，支持私有部署、滿足麒麟、信創等國產化訴求。知名客戶包括中國科學院、中國聯通、小紅書、長城汽車、西安交大、來也科技、中泰證券等。
PingCode 主要用於搭建團隊知識庫、文檔管理、多人協作編輯、文檔對外分享等。適用於企業幾乎所有類型團隊，因爲能關聯需求、測試、缺陷等環節，所以在軟件開發團隊的使用體驗可能遠超其他團隊。【地址：https://sc.pingcode.com/asu4x】
PingCode 知識庫工具功能包括但不限於：
- 多人實時在線協同編輯、信息實時保存同步、歷史版本快速追溯；
- 文檔支持共享、關注、評論、批註，可在消息/飛書等第三方賬號收到提醒；
- 支持富文本編輯，支持插入圖片、表格、思維導圖、畫板、視頻、Markdown、代碼塊、頁面、附件等，支持模板創建、複用；
- 與研發項目管理、測試管理具體工作項深度關聯，形成“需求-開發-測試-知識沉澱”管理閉環；
- 頁面與工作項相互關聯，頁面支持插入工作項及工作狀態，具體工作項可直接關聯知識庫或頁面；
- 支持頁面級的權限管控、以及水印、審計等安全能力；
- 全局搜索、標籤、支持移動端等
PingCode 知識庫工具的核心使用場景：
- 產研文檔管理，如：技術規範、PRD需求文檔、測試說明、流程制度說明；
- 銷售/客服支持，如：產品介紹、使用說明、解決方案、常見問答、在線手冊等；
- 教育/培訓，如：幫助培訓師和學員共享、管理和學習資料、視頻，提高學習效率和質量；
- 官網文檔，如：幫助中心、操作手冊等資料直髮布到對外網站上，搭建對外宣傳和幫助支持窗口；
- 建立內部問答社區，如：公告發布（新制度、公示、月報…）、資料收集、創意徵集、內部問題討論、競品情報等；
軟件優點：
- 產品開箱即用，簡單易上手，產品服務口碑好；
- 國際信息安全體系認證和精細權限管控，安全有保障；
軟件缺點：
- 不支持多語言；
- 無法滿足百度百科這類知識庫的搭建；
【官方地址：https://sc.pingcode.com/tkx00】
2.Bitrix24
Bitrix24是一個受歡迎的開源文檔管理系統，提供全面的工具幫助組織有效管理他們的數字文檔。使用Bitrix24，用戶可以在一個安全和集中的位置存儲、編輯、分享和跟蹤文檔。該平臺易於使用，可以根據組織的具體需求進行定製。文檔協作：Bitrix24使用戶能夠實時協作文檔，使團隊更容易在項目上協作。【官方：https://www.bitrix24.com/】
Bitrix24最適合的用途
用戶可以直接從文檔管理系統創建任務、分配職責並跟蹤進度。
Bitrix24提供了一個強大的工作流程自動化引擎，允許用戶創建自定義工作流程。
Bitrix24具有強大的訪問控制功能。
你可以在任何地方、使用任何設備訪問文檔。
支持的平臺：Windows、Android、iOS。
Bitrix24價格計劃：免費至每月35美元
3.Kimios
Kimios是一個有效、經濟的文檔管理系統，允許您組織和監控您的文件。Kimios程序的一個獨特功能是其與Windows操作系統的直接連接，儘管只有商業許可證才能這樣做。該程序基於面向服務的架構（SOA）的客戶端-服務器範式運作。具有可配置的搜索引擎。包括簽入和簽出功能。【官方地址：https://www.kimios.com/】
Kimios最適合的用途
文檔審批流程的工作流自動化和協作。
文檔版本控制，用於跟蹤變更並確保訪問最新版本。
用戶權限和訪問控制，用於安全的文檔共享和管理。
自定義元數據字段，便於文檔的分類和搜索。
支持的平臺：Windows、Android
Kimios價格計劃：聯繫網站獲取報價。
4.OpenDocMan
OpenDocMan被認爲是目前可用的最佳開源文檔管理系統之一。它是爲了滿足ISO 17025中概述的文檔管理標準而開發的。OpenDocMan也非常易於設置和使用。爲了滿足他們的文檔需求，越來越多的財富500強公司、小企業、教育機構、聯邦機構和個人都在轉向它。此外，它還提供十種其他語言。【詳情：https://www.opendocman.com/】
OpenDocMan最適合的用途
全面的搜索功能和自定義元數據字段便於文檔的組織和檢索。
訪問限制和用戶權限，用於文檔的安全管理和分發。
通過電子郵件發送文檔審閱的通知和提醒。
控制文檔版本和審計跟蹤以進行監控。
支持的平臺：Windows、Android
OpenDocMan價格計劃：免費至每月99美元
5.Papermerge
Papermerge是一個開源的文檔管理系統，它使存儲、組織和管理數字文檔和文件變得簡單。它擁有用戶友好的界面和旨在加速文檔管理過程的各種功能，使得生成、協作、審閱和分享文檔變得更簡單。使用Papermerge，用戶可以對文檔進行分類、添加標籤和評論，並進行全文搜索以快速找到所需信息。該平臺是可適應的，可以根據組織的需求進行定製。【地址：https://www.papermerge.com/】
Papermerge最適合的用途
OCR（光學字符識別）功能允許自動掃描和索引文檔。
爲用戶提供受控訪問和權限，確保文件共享和管理的安全。
標籤和元數據字段可以根據用戶的需求進行配置。
通過工作流管理系統自動化文檔的審批和評估過程。
支持的平臺：Windows、Android、iOS
Papermerge價格計劃：免費使用。
6.Nuxeo
Nuxeo是爲跨國公司提供的雲原生內容服務的行業標準。Nuxeo平臺可以管理靜態內容（PDF、Word文檔等）和豐富媒體資源，無論數據大小或位置如何。Nuxeo利用雲技術、最小代碼和可訓練的AI等尖端技術，革新了用戶與數字內容和豐富媒體資產的互動方式。用戶可以詳細查看內部團隊、外部機構和其他任何人產生的任何內容。Nuxeo雲允許企業使用尖端工具，無需擔心維護和升級其底層基礎設施的麻煩。【地址：https://www.nuxeo.com/】
Nuxeo最適合的用途
利用我們的可訓練AI快速開發智能內容應用。
內容可以提供新的業務特定洞察。
即使是最大的企業也能高效擴展，利用我們的聯合架構處理現有內容。
支持的平臺：Windows、Mac
Nuxeo價格計劃：聯繫客戶支持獲取幫助。
7.OpenKM
OpenKM是一個基於雲或本地的文檔管理系統，幫助組織通過收集、處理和保護來自各種數字來源的數據來管理文檔。它通過允許企業修改和與其員工共享文檔來促進團隊合作。OpenKM通過捕獲數字簽名、生成XML文件中的發票和通過指定元數據值上傳文檔，促進團隊之間的信息共享，解決問題和做出決策。管理員可以利用這個儀表板監控文檔修訂並限制對敏感文件的訪問。【地址：https://www.openkm.com/】
OpenKM最適合的用途
OpenKM允許用戶通過共享文件、線程對話和電子郵件互動和交換數據。
確定誰可以訪問文檔以及他們可以對文檔進行哪些操作。
OpenKM可以自動化業務流程，減少浪費時間並提高生產力。
爲所有商業和記錄保存活動維護完整的審計跟蹤。
支持的平臺：Windows
OpenKM價格計劃：免費使用。
8.Teedy
在組織您的數字文件和文檔時，開源的Teedy系統是您的最佳選擇。Teedy允許用戶將所有文件保存在一個地方，與團隊共享，並從任何設備查看它們。系統的標籤功能、高級搜索工具和元數據字段使得組織和查找文檔變得簡單。Teedy通過精細的權限和訪問限制，確保您的文檔在在線共享或存儲時保持安全。平臺的靈活性使其適用於不同規模和領域的企業。【地址：https://teedy.io】
Teedy最適合的用途
支持Markdown進行文檔編輯和格式化。
Web Clipper工具用於捕獲和組織網頁內容。
看板板用於可視化和跟蹤文檔工作流程。
文本到語音功能用於大聲讀出文檔。
支持的平臺：Windows
Teedy價格計劃：免費至每月19美元
9.FileRun
FileRun是一個開源的DMS，提供了一個用戶友好的環境來處理數字文檔和文件。FileRun是一個強大且多功能的解決方案，用於存儲和共享文件，與同事協作以及管理數字資產。FileRun提供了多種工具來幫助用戶管理他們的文檔，如版本控制、全文搜索和訪問權限。該平臺還擁有一個強大的圖片編輯器，因此用戶可以在不離開應用的情況下調整他們的照片。【地址：https://filerun.com/】
FileRun最適合的用途
高級圖像編輯器，用於直接在平臺上修改照片。
播放器，用於播放音頻和視頻文件，無需離開平臺。
雙因素認證，提供安全的文件和文檔訪問。
將Dropbox和Google Drive作爲外部存儲提供商。
支持的平臺：Windows
FileRun價格計劃：免費使用，適用於用戶賬戶。
10.SeedDMS
SeedDMS是一個基於PHP的分佈式管理系統（DMS），可以使用MySQL或sqlite3作爲數據庫。它是一個適合企業使用的DMS平臺，可用於共享和存儲文件。它曾被稱爲LetoDMS。SeedDMS還支持移動界面，得益於引導和改進的用戶體驗，可以在智能手機上非常有效地使用它。重要的是要包括對元數據的支持，如作者、標籤、描述和任意屬性。【地址：https://www.seeddms.org/】
SeedDMS最適合的用途
使用索引軟件對PDF等廣泛文件格式進行全文搜索。
材料目錄按層次組織，可以容納超過32,000份文檔。
更細粒度的變更通知。
文檔審查和批准的流程。
支持的平臺：Windows
SeedDMS價格計劃：免費使用。
總結
文檔管理系統是尋求優化其文檔處理操作、提高生產力並確保安全存儲和交換文檔的公司的關鍵工具。開源文檔管理系統提供了一種成本效益高且靈活的解決方案。
從Bitrix24到Papermerge，Teedy到FileRun，可用的開源文檔管理系統提供了多種功能，旨在滿足不同企業的需求。有了文檔管理系統，公司可以減少文件歸檔錯誤或丟失的風險，加快文檔審查和批准過程，並改善團隊溝通。