企業如何運用PRINCE2,避免項目失敗——上海信息化培訓中心

8 大共性的問題導致項目失敗:

1.項目與組織的關鍵戰略優先排序之間缺乏明確的聯繫(以及明確的成功的方法)

2.缺少明確的高層管理、責任歸屬和領導

3.缺少利益相關方的有效參與和管理

4.缺乏項目管理、風險管理的技能和可靠的方法

5.嚴重忽略把開發和實施分解成可管理的步驟

6.評價標準是初期價格,而不是長期的投資價值(尤其是獲得

商業收益的交付)

7.組織高層缺乏對供應方的理解和溝通

8.在客戶、供應商、供應鏈之間缺少有效的項目團隊整合。

1.1 項目與組織的關鍵戰略優先排序之間缺乏明確的聯繫(以及明確的成功的方法)

PRINCE2 持續商業驗證的原則和商業論證主題決定了承擔項目和驗證投資的理由要被清楚的記錄和理解。重要的是,商業論證必須貫穿項目始終,隨着項目環境變化而檢查和更新。

2.1 缺少明確的高層管理、責任歸屬和領導

PRINCE2 的項目管理是基於角色分工的團隊。項目管理委員會是由一羣領導項目的高級利益相關方組成的,他們確保項目和階段授權工作。項目管理委員會的成員由項目的規模、複雜程度和重要性決定。它的目的和建議在於:具有影響力的重要項目的項目管理委員會,必須從組織的最高層選取代表參加。

3.1 缺少利益相關方的有效參與和管理

PRINCE2 項目確保利益相關方在初始管理階段進行識別,並依照溝通管理戰略和溝通規劃進行管理。該規劃詳細列出利益相關方的信息需求,並描述項目團隊將如何令他們滿意。

作爲 PRINCE2 項目的最高決策團體,項目管理委員會肩負項目成功的責任。項目管理委員會包含三個職責,旨在爲關鍵的利益相關方服務:

• 項目主管:負責商業論證,確定具有經濟效益的解決方案

• 高級用戶:可能由多人組成,代表用戶羣體的利益

• 高級供應方:可能由多人組成,代表技術團隊的利益。

爲了確保更多的用戶和供應方可以參與其中,可能會建立顧問小組確定項目管理委員會的各個角色,由此確保更多利益相關方的參與。

4.1 缺乏項目管理、風險管理的技能和可靠的方法

PRINCE2 的開發諮詢了大量經驗豐富的項目經理,它代表了項目管理最佳實踐。整合了項目經理、董事、客戶和用戶的一系列經驗教訓。這種經驗教訓形成了一種務實的、統一的項目管理方法,它指導着項目團隊在實踐中應用最佳實踐。該方法爲所需採取的行動和進行必要的決策提供了指導。

正如其他的 PRINCE2 主題,‘風險’是項目管理的要素之一,它必須得到持續的管理。在項目的全生命週期中,PRINCE2 流程明確指出了項目管理的各項活動,包括風險管理。風險管理是整個流程中的重要組成部分,它通過項目啓動階段形成的風險管理戰略來支持。這爲項目團隊如何依據項目環境和項目發起組織的文化,用恰當的方式去落實風險管理提供了具體的指導。

5.1 嚴重忽略把開發和實施分解成可管理的步驟

PRINCE2 建議項目分解成若干管理階段,爲項目實施提供步驟。將項目劃分成這些步驟降低了項目風險,並能準確的計劃和檢測進展。每個階段都包含一定量的工作包。

PRINCE2 原則之一是‘關注產品’,基於產品的計劃技術是定義項目管理階段的工具。項目範圍分解爲許多產品,每個產品都由小組經理所有,這爲項目不斷着眼於可管理的階段提供了保證。

6.1 評價標準是初期價格,而不是長期的投資價值(尤其是獲得商業收益的交付)

儘管交付項目的價格是一個重要的衡量指標,但是不應當是項目可行性的唯一決定因素。商業論證證明該項目和繼續生效,支持‘持續的業務驗證’原則。商業論證將識別可測量的收益並建立一個長期的項目價值。

商業論證在項目準備階段將以大綱形式寫入並在項目生命週期中用以維護項目收益,在項目結束後檢查計劃。商業論證主題確保項目的投資決策是爲了獲取長期的貨幣價值。

7.1 組織高層缺乏對供應方的理解和溝通

在每一個項目裏,必須保證利益相關方的需求得到滿足,他們的經驗和專業被運用於項目。

PRINCE2 組織的設計是爲了便於提供團隊的知識和專業。項目團隊中的供應商或供應商隊伍中的主要代表扮演高級供應商的角色。這個角色是項目管理委員會的一員,它促成所有的關鍵決定。對於項目和進展而言,這意味着高級供應商需批准:

• 項目方法:確保供應商證實了所提供的技術方法的可行性

• 項目計劃:就主要的里程碑和目標達成一致

• 項目概述:包含客戶的質量期望和驗收標準

• 階段和例外計劃:確信供應商將分配執行計劃所需的資源

高級供應商在整個項目中服務於項目經理,他們把專業知識和高層管理帶入到項目團隊。高水平關鍵技術的參與可確保計劃的實施和資源的可用性。

8.1 在客戶、供應商、供應鏈之間缺少有效的項目團隊整合。

PRINCE2 創建了一個客戶供應商的環境。‘客戶’出資並使用項目交付物,在項目管理委員會裏由項目主管和高級用戶代表。‘供應商’(由高級供應商代表)爲項目提供技術資源,對交付的產品負責。把這些利益集中到項目決策層是爲了整合不同的利益。

高級供應商將參與到供應鏈,併爲供應鏈管理提供高層支持。項目管理委員會爲客戶和供應商之間提供了座談的機會。項目管理委員會通過參與到項目的全生命週期中,創造了一種整合所有相關方優勢的方法,收穫了所有重要的決策。

上海信息化培訓中心(SITC)是中國領先的信息化促進機構,自1998年成立,致力於推進IT管理國際最佳實踐,服務全國信息化建設,構建世界級IT經理智慧空間。上海信息化培訓中心開創了ITGM(IT Governance & Management)培訓領域,全面覆蓋項目管理、IT治理、IT服務管理、信息安全、業務持續性管理等五大專業課程系列。作爲權威的項目管理培訓專家,上海信息化培訓中心提供完整的項目管理課程組合,包括PMP項目管理專家課程,PRINCE2國際認證項目管理資格,Agile PM國際認證敏捷項目管理,P3O戰略型項目管理辦公室,MSP項目集羣管理,PGMP項目羣管理,TOGAF企業架構規劃,CBAP國際認證業務分析專家等課程,持續滿足項目管理專業人士職業發展的需求。
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