在outlook2010中，利用“規則”功能來進行郵件管理，能使我們龐大的郵件數據根據我們自己的需要進行分類管理。
在辦公環境中，我們不僅要與同事，老闆保持即時的溝通，並且還要和客戶建立無障礙的聯繫。
在outlook2010的“規則”功能爲我們設定了很多種情況的分類場景。
我們可以按照部門同事來把收到的郵件進行分類，也可以單獨分出老闆的郵件，也可以根據我們自己設定好的主題來進行郵件分類。
我來做一個舉例，將老闆給我發的郵件單獨分類出來。
具體操作如下：
第一步：
在“開始”功能區的移動選項卡中，選擇“規則”，然後選擇“管理規則和通知”，會出現一個對話框。
如果我們沒有設定規則，可以“新建規則”，例子中我已經設定了一個規則，目的是將老闆給我發的郵件單獨分放在專門的文件夾中，這樣，我可以每天直觀的查看到老闆給我發的任何郵件。並且，我們也可以對已經設定的規則進行各種選擇性的修改，我們雙點開已經設定的規則，會出現另外一個對話框。
如果我們新建一個規則，則會打開另外一個對話框，內容如下：
在“規則嚮導”裏面，我們可以設置你想要把誰給你發的郵件分類出來，還可以根據自己的需要設定相應的關鍵字爲郵件主題的郵件分類出來，還可以設定特定的人發送的郵件有相應的聲音提醒，一切的設定都可以按照我們的自定義規則來設定，outlook規定的這幾種規則足可以應付我們日常的辦公，當然我們也可以更加自由的設定自己的規則。
例如，我們選擇“將某人發來的郵件移至文件夾”規則，然後在“步驟2”中，設定發件人是誰，點開“個人或公用組”，outlook會自動打開我們outlook的聯繫人，在我們的通訊錄裏面可以設定相應的人。
我們可以隨便選擇一個發件人，然後選擇“確定”，將會出現一個對話框讓我們選擇需要將郵件移動到哪個文件夾，在這裏，我們可以單獨建一個文件夾來存放接收到的郵件。
在我設定的規則裏面，我將老闆發給我的郵件用專門的文件夾來存放。選擇“確定”之後，outlook會提醒你是否將以前的郵件都存放到這個文件夾中，當我選擇確定之後，以往的郵件都會自動轉移到這個文件夾中，這樣，我將近10G的郵件，就會自動把設定好的發件人的郵件都轉移到這裏，我能更輕鬆地查看到老闆給我發送的所有的郵件。
同樣，在設定發件人的時候，可以設置多個發件人，那麼我就可以將team所有成員都設定在team郵件文件夾中，對於業務往來的郵件，我也可以按照郵件主題來設定相應的文件夾，對於每天都會收到大量郵件的商務人士來說，合理的利用“規則”功能，outlook可以幫助我們進行郵件分類，不會讓我們漏掉任何一封重要的郵件。