在日常辦公中，無論是銷售部、行政人力部、市場部都會涉及到一項工作，那就是羣發邀請函或者通知、公告等公文。我們可能會發送電子邀請函，也可能需要我們打印紙質邀請函，也會遇到打印大量的客戶通信地址用來派發禮品或者業務資料等等。但整理客戶聯繫地址，並且逐份打印出來可是一項大工程。別擔心，Word2010的“郵件”選項卡中的各項功能可以幫助我們解決這些頭疼的問題。我們先來了解一下“郵件”功能到底可以實現哪些功能？舉個例子來說，年終了，公司要給客戶發送電子賀卡，一份精美的電子賀卡就發送到了每個部門的同事手中，我們都希望自己的客戶在收到這張電子賀卡的時候上面會有客戶自己的名字，並且也不希望客戶通過郵件看到我們是羣發的郵件，那樣會讓客戶產生反感。好的！“郵件”功能可以幫我們實現。
再舉個例子，公司新推出了N種新產品的試用裝，但都需要貼上僅屬於這一種新產品的標籤。用手寫？天啊~~太浪費人力了。要是能批量打印出來就好了，沒問題！“郵件”功能可以做到！
如果我們要批量打印信封怎麼辦？每個客戶的地址都不一樣。沒問題，“郵件”功能照樣可以做到！
什麼？你說你用office sysytem的Publisher產品設計了邀請函？那太好了，我們可以在Publisher中使用“郵件”功能，直接實現批量發送邀請函了。
我們現在來具體操作一遍，我們來模擬一個場景，我需要給我的客戶發送一份關於office技術活動的電子邀請函，客戶信息我存放在一份Excel表格中。
第一步：在word中打開我們的電子邀請函，選擇“郵件”選項卡，然後選擇“開始郵件合併”選項卡中的“選擇收件人”。在下拉菜單中我們可以進行三種方式的選擇，由於我們之前存放了一份excel表格，因此我們選擇“使用現有列表”選項。如果你沒有現成的列表，我們可以選擇“鍵入新列表”選項，然後我們可以自行輸入相關數據，如果你想直接給outlook聯繫人中的人發送邀請函，可以直接選擇“從Outlook聯繫人中選擇”。
第二步：當我們選擇了“使用現有列表”選項之後，我們將選擇存放好的數據源，在右側的列表中我們可以看到，可以選擇各種格式的數據源，一般常用的是excel表格，當然也可以根據不同的環境選擇不同的格式，從這裏我們可以看出word的此功能支持多種格式。 第三步：當選擇好數據源之後，我們選擇“sheet1$”,因爲我的數據是存放在第一個工作表中。 第四步：當我們選完數據源之後，我們在“郵件”選項卡下選擇“插入合併域”，在下拉菜單中我們可以看到excel表格中的各種字段，在這個時候，我們的光標一定要放在將要插入域的文本位置上，依次插入“姓”域，“名”域，如果你還需要插入其他信息，可以繼續選擇相應的字段域。 第五步：當我們完成插入域信息之後，我們選擇“預覽結果”，選擇左右前進箭頭，可以看到我們已經將excel表格中的姓名插入到我們需要顯示姓名的位置上。 第六步：預覽確認沒有問題可以完成的時候，我們選擇“完成併合並”選項，在下拉菜單中，word提供三種發送方式，我們可以根據自己的需要來選擇相應的操作。正如我們文章開頭所說，如果你需要將文本打印，我們可以選擇“打印文檔”，如果我們只需要發送電子文檔，我們選擇“發送電子郵件”。 第七步：選擇“發送電子郵件”之後，會出現一個對話框，在“收件人”選項中我們選擇excel表格中的電子郵箱字段，郵件主題行我們也可以直接設定好，最後我們也可以選擇部分發送郵件或者全部發送郵件。當我們一切信息都選擇完畢之後，點擊“確定”，就將完成批量發送郵件的功能，我們可以在自己的outlook中的]“已發送郵件”文件夾中看到發送出去的所有郵件。並且，我們可以發現每一封郵件都是獨立的，不會存在收件人看到很多抄送人的郵件地址，這樣非常有效的保護了客戶信息，同時也會讓客戶覺得這封郵件僅僅是爲我一個人發送的。
word2010的“郵件”功能不僅可以批量發送電子邀請函，也可以批量製作員工胸卡，紙質邀請函，產品標籤等。具體操作方式和上文我所介紹的步驟基本一致。
注：如果我們的邀請函中涉及到性別問題，比如我們需要在姓名後面加註“先生/女士”，那麼我們在“規則”中做一點點的設置，首先在“規則”下拉菜單中選擇“如果。。。那麼。。。否則”選項，在對話框中的“域名”區選擇相應的性別字段，在“比較條件”區選擇“等於”，在“比較對象”區輸入“男”，在“則插入此文字”中輸入“先生”，在“否則插入此文字”區輸入“女士”，然後選擇確定。這樣，在預覽中我們就看到相應的姓名所屬於的性別就出現了，當然了輸入的“比較對象”中的內容要和之前我們選擇的excel表格中的字段內容一致。
