很多企業都想用協同辦公軟件提升工作效率，但面對這個早就殺成紅海的市場卻無從下手，這種情況在中小微企業身上尤其明顯。選一套合適的協同系統就這麼難嗎？
對於沒有經驗的用戶來說的確很難，而且風險還很大。因爲小白用戶根本不知道這成百上千款產品到底都是什麼“出身”，也不清楚各家宣傳吹噓的內容有幾句是實話，更不明白他們所謂的“高效便捷”到底對自己公司的生產經營有多大用處。
想弄明白上述內容的“虛實”，就需要有一套驗證方法，在有章可循的情況下，就可以做到心中有數，方法步驟如下：
不同公司對於協同辦公需求不同，有些公司項目做得多，可能對於項目管理要求就高一些；有些公司更重視人事管理，就會對考勤、審批、假勤等情有獨鍾；還有些公司分部較多，經常需要召開視頻會議，顯然就需要擅長這方面的產品……或者這些功能都需要，那可能就需要功能較爲全面的協同辦公產品；當然也可以不同產品混搭使用，但缺點是數據互通比較困難。
簡單說，自己企業需要針對目前在運營中發現的問題，來確定協同辦公產品需要起到的作用，從而確定要用到哪方面功能更多一些，就要在這方面擅長的產品中選擇最適合自己的那一款。而不是人云亦云盲目選擇所謂高人氣的“爆款”。
這同樣是一項需要分步進行的工作。因爲只有先在海量的產品中對其進行層層篩選，才能最終確定最符合公司需要的那幾款產品，做最後的挑選。根據之前需求情況，負責選型的人員應該把功能上符合自己需求的產品粗略整理出來，再按照以下條件進行篩選：
這只是一種參考，如果不知道該如何確定選型產品範圍，這一步很重要。如果自己的公司不是新興行業（就是很難找到對標企業那種），可以打聽一下同行大多數都用什麼產品，或者同規模的佼佼者用哪些產品比較多。經過這種對比和參考之後，自己公司選擇產品的名單就可以建立，或者在已有名單中可以篩選掉一部分相關性差的產品。如果自己的企業的確比較特立獨行，產品篩選可直接略過這一步。
俗話說“好鋼用在刀刃上”，但你還得清楚你的“好鋼”有幾斤幾兩，能給多大的刀做刀刃。一般來說，選協同辦公系統和選其他產品沒有本質區別，摸着自己的錢包來最穩妥，既不要一味追求“高大上”，花大價錢買很多功能用不上的所謂“高端名牌產品”，也沒必要非得追求便宜甚至免費，而忽視產品質量。
根據筆者自己的經驗，協同辦公領域雖然優秀免費產品衆多，但那種無條件全免費的產品基本意味着“低品質”，這包括技術過時、安全性低、穩定性差、售後欠缺等嚴重問題。看到這種產品要先問一個爲什麼：爲什麼廠商要免費一款被宣傳的如此好的產品，該產品最後一次有價值更新是在什麼時候……如果禁不住誘惑，一定要親自試用之後再決定是否採用，否則可能要整個公司或團隊承擔嚴重後果。
做好預算之後，就能篩選下一部分不在預算範圍之內的產品。
在目前的產品名單中關注一下他們的成長情況。一般來說，那些頻繁更新、售後到位、功能不斷演進的產品更值得購買，如果廠商能夠根據用戶需求來決定更新內容的話，可以說這款產品是不二之選，因爲你有機會讓自己的需求更好地融入到產品之中。
再次提示，千萬不要迷信所謂的“爆款”，因爲這些宣傳的“火爆”虛虛實實，名不副實的不在少數，尤其警惕那種“過氣爆款”擾亂市場：有些老產品曾經很輝煌，或者包裝的很輝煌，在網上的點擊率也很高，但由於種種原因產品本身不再更新，而之前積累的人氣並不會很快隨之消失，這種流量大戶依然會成爲搜索引擎推薦的重點，所以如果你只看表面而不深入調研，很可能就會被金玉其外蒙蔽雙眼。
如果你還不放心自己的選擇，可以與目前名單上的產品客服一一取得聯繫，說明自己的需求，讓客服根據你的需求爲你設計產品使用方案甚至是定製方案。這樣的好處是，可以直接對比出哪家服務更專業，哪家產品功能更適合自己，也可以弄明白一些自己試用不出來的功能。一般來說，客服比你更瞭解自己的產品能解決哪些問題，而你更清楚自己想要解決哪些問題，二者一碰撞，那個讓你最順心的可能就是“對的人”。
注意，我說的是“可能”，不一定就真的是，因爲不能排除對方客服是個大忽悠的可能性。不管你和客服聊得多投機，你還得親自試用驗證你的需求是否得到滿足。
這是最後也是最關鍵的一步。經過上述篩選，留下的產品應該就不多了，能留下兩三款應該是最好的，因爲這樣一來測試工作不算很繁重。對於測試方案，最好先設定統一的測試場景條件，讓被選產品分別去執行，綜合效果最好的應該就是最終要選擇的產品。
有條件的話，測試應該分不同的階段：
① 先進行兩三個人的初步測試，經過對比後如果有嚴重問題就可以直接把該產品pass掉；
② 沒有大問題的產品可以再逐步推廣到五至十個人的技術團隊進行團體性試用，這一步應該基本上就能確定最後的產品了；
③ 最後可以讓非技術團隊對最終選擇進行確認性試用。在這過程中，如果有突出問題，都要聯繫客服解決，以便全員推廣時能夠順利上手。
結語
挑選合適的協同辦公軟件，和挑選其他產品一樣，都需要先做好功課，再着手實施。而且功課做得越紮實，你的選擇就越符合公司需求。但如果你仍然覺得按照上述方法步驟執行起來有困難，可能就需要另請高明來爲你指點迷津，或者關注本博客的更新內容，今後會有適合各個行業的協同辦公產品選型分析奉獻給大家，讓你不再苦於霧裏看花。