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一、總賬科目的概述
總賬科目，它起到統馭整個財務的作用。不同的會計科目在總賬主數據中創建會應用到不同的“字段”(field)，通過這些不同“字段”的組合，就會形成系統能夠識別並能夠爲我們現行會計覈算所接受的會計科目。
總帳科目主記錄分爲兩部分：
Ø 關於會計科目表的數據。這部分數據用於整個主記錄，如總帳科目號碼，科目名稱，確定科目是資產負債表科目還是損益表科目。此外，用戶還可以用它來規定主記錄中用於公司代碼部分的數據的有關控制信息，如科目組和屏幕格式。
Ø 關於公司代碼的數據。這部分數據包含了如何控制業務數據的輸入與記帳的參數，如何管理科目的數據，以及其他與公司代碼相關的數據，如貨幣、稅碼、統馭科目、行項目的顯示和未清項的管理等。
其實，這兩部分也構成了SAP的總賬科目的兩個層次，也是SAP區別於其他ERP廠商的一個重要特徵。
在 SAP 中,會計科目的定義分爲兩層：科目表層和公司代碼層。比如：一個集團企業可以定義一套會計科目表，但是下面的每個公司代碼，從中選擇哪些科目，這些科目的各項參數又是可以自己決定的，從而達到集中和靈活兼顧的效果。
SAP的科目類別分爲三大類別：資產負債類（BSA）、損益類（PLA）、統馭類（RAA），其中常見的字段狀態變式（field status variant）爲：一般資產負債科目（GBS）、材料採購GR/IR（MMA）、一般費用科目（EXP)、收入科目（REV）、統馭科目AR/AP（RAA）。
二、總賬科目的操作流程
定義帳戶組→定義會計科目→指定特殊科目→憑證編號範圍
總之是：欲做憑證,必先有科目，欲定義科目,必先有科目組，憑證需要編號，因此指定編號範圍。
科目組—account group
定義會計科目時,必須指定科目組,科目組的用途:
Ø 用哪一個間隔來編號
Ø 當創建科目主數據時,哪些字段是必須,哪些是可選的
Ø 當創建科目主數據時,哪些是隱藏
注意與字段狀態組區別：字段狀態組是針對錄入憑證時的字段項目；而科目組是控制科目主數據的。
1.1 定義科目組
通過事務代碼【OBD4】進入定義科目組清單屏幕，爲每一類帳戶組指定號碼範圍，這裏的帳號長度爲8 位,這裏由帳目表中指定的。科目編號長度是在科目表清單裏去設置，事務代碼【OB13】
1.2 定義科目組屬性
科目組主要有三大類：資產負債類（BSA）、損益類（PLA）、統馭類（RAA），科目組屬性分爲六大類：科目控制、賬戶管理、憑證錄入、銀行/財務明細賬、利息計算、合資企業。
三大類科目組的特徵描述：
Ø 資產負債類科目（BSA），最常見的科目組，一般取自公司科目表，不需要設置統馭科目
Ø 損益類科目（PLA），在會計科目表中創建損益類科目之前，需要確定損益結轉入的留存收益科目。系統設計了一特殊程序將損益類帳戶的損益金額自動結轉入該科目。因此，必須在系統中定義留存收益科目的號碼。每一個損益類科目都需要分配給一個留存收益科目。
Ø 統馭類科目（RAA），分爲三類：供應商類別(K)、客戶類別(D)、固定資產類別(A)，主要是針對應收賬款、應付賬款、固定資產等模塊過入的金額，他們的交易是不通過總賬模塊進行的，但在各自模塊完成的同時，會將相應的金額過入總賬。
下面是對上述三個組的設置的總結
帳戶組 | 統馭科目 | 字段狀態組 | 末清項管理 |
BSA-資產負債類 | 隱 | 必須 | 可選 |
PLA-損益類 | 可選 | 必須 | 隱 |
RAA-統馭科目 | 必須 | 必須 | 可選 |
常見的幾個字段狀態變式的概念：
字段名稱 | 字段解釋涵義 |
未清項目管理 | 主要是用於須清賬的科目，如GR／IR，銀行的過渡科目、工資的清算等。激活了未清項目管理，必須同時激活行項目顯示的功能，但在總賬主數據的設置中，應收、應付、固定資產等是不能激活未清項目管理及行項目顯示功能。 未清項管理指一個帳戶的項目可被該帳戶的其他項目結清或覈銷掉。在清帳或覈銷過程中涉及到的項目的合計金額必定爲零。因此該帳戶的餘額總是等於未清掉的項目的合計金額。 |
行項目顯示 | 設置此項時，系統會有向下挖掘(Drilldown)的功能，當我們在查看總賬的某個科目時，若對某金額有懷疑，可將鼠標對準該金額連續點擊兩下，系統可顯示明細賬的金額，再對準明細賬的金額連續點擊兩下，系統會顯示某憑證的金額。 |
允許自動記賬 | 選擇該字段表示該總賬科目必須由其他模塊自動過入，不用手工輸入憑證，如銷售收入一購銷，因爲該總賬科目是在銷售及分銷模塊完成“出具發票”功能時自動產生的，所以僅允許自動過賬。 |
排序碼 | 在會計憑證的供應商行項目中，系統對‘定位’字段的缺省值。也決定供應商行項目的排列順序。如果該供應商主要發生與採購訂單有關的業務，一般選擇014-採購訂單號+行項目號，其它情況選擇記帳日期+憑證號。 |
1.3 創建會計科目
創建會計科目主要有三種方法：1，通過【FSP0】在科目表中創建，需要制定帳目表和科目組；2，通過【FSS0】在公司代碼中創建，需要指定控制數據和銀行利息；3，通過【FS00】集中創建，即集中設置上述兩個屏幕的字段頁籤信息。
1. 統馭科目(AR/AP)
這也是創建一些總賬會計科目。不同的是這些科目，如應收帳和應付賬款會有相應的明細分類賬模塊。如客戶賬戶，供應商賬戶。業務入賬只能記入這些明細分類賬中，通過集成自動更新總賬，而不能直接記入總賬。這樣杜絕了明細分類賬和總賬不付的情況發生。這些總賬科目就爲統馭科目
2. 材料採購科目（GR/IR）
材料採購科目由於存在 –收貨/收票時間點上的不一致性,導致出現”末清”的情形出現。爲了反應過兩個分離的點(收貨/收標),常採用一個過渡科目—材料採購,而這個科目需要”逐筆逐清”，也叫做GR/IR(收貨/收票)。
在收貨時系統自動生成會計憑證。借:庫存貸:材料採購.
收貨時:Dr:庫存 Cr: 材料採購-GR/IR
而收發票時，系統也自動生成會計憑證。借:材料採購，貸:應付賬款.
收票時:Dr:材料採購-GR/IR Cr:應付帳款
兩邊的"材料採購"憑證行相互匹配的過程叫"清賬"，對上的叫"已清項"，對不上的叫"未清項"，未清項反映了貨或者發票有一方未到。這是個風險點，其他需要用"清賬"來管理的科目大多是一些中間過渡科目，如銀行未達科目。或者是反映債權債務(但又不用應付應收模塊管理)科目，如長期借款。客戶和供應商明細賬就是採用清賬來管理的。
3. 損益類科目
損益類科目的特點是在做年結的時候，損益類科目的年末餘額會結轉到"未分配利潤"(或者本年利潤)科目的年初餘額。而他們自己的年初餘額清爲0。
會計科目的小結
ü 科目組一般定義以下三類:BSA、RRA、PLA。
ü 科目組用於定義會計科目的主數據,作用於帳戶表中。
ü 字段狀態變式一般定義以下幾類:
GBS-一般資產負債類
EXP—一般費用類
REV-收入
MMA—物料採購 (需要清帳管理)
RRA—應收應付科目
ü 它用於錄入會計憑證時對憑證項目的控制,作用於公司代碼級。
ü 科目組中可以強制是否必須錄入FSV(字段狀態變式)
1.4 指定特殊科目
留存收益科目（Retained earning account）
年終結帳時,會將PL科目餘額過帳至留存收益科目. 你可以爲每一個科目表定義一個或多個此類型的科目.
通過【OB53】，指定損益表科目類型和賬戶
類型爲X類型（系統固定，不能修改），指定的科目依賴於你定義的科目。
自動稅務科目
定義不同的稅類型的記帳科目,以便自動記帳(稅務)，常見的要記帳的稅類型有:MWS—銷項稅，
VST—進項稅
通過【OB40】，指定自動稅務科目和過賬碼。