SAP FI 系列 006 : COA 的概念和配置

COA 的概念

Chart of accounts (COA): 指包含所有會計科目定義並按順序排列的清單，其中每一項都是一個總賬科目，稱爲總賬科目 (G/L Account)。Chart of accounts 在中文中一般稱爲科目表。

在 SAP 中，每一個總賬科目 (G/L Account) 都有兩個層次 (level)，首先必須在 Chart of accounts level 維護相關信息 (數據存儲在 SKA1 表)，然後在 company code level 維護公司代碼級相關的信息 （數據存儲在 SKB1 表）。Company code 使用用的賬目表叫operating chart of accounts。

COA 的類型

COA 配置

定義會計科目表

IMG -> Financial Accounting (new)  
    -> General Ledger Accounting (new) 
    -> Master Data → G/L Accounts 
    -> Preparations 
    -> Edit Chart of Accounts List

T-code: OB13

重要字段說明:

刪除 COA，使用事務碼 OBY8

分配公司代碼的 COA

IMG -> Financial Accounting 
    -> General Ledger Accounting 
    -> G/L Accounts 
    -> Master Data 
    -> Preparations 
    -> Assign Company Code to Chart of accounts

T-code: OB62

明確公司代碼用哪個 chart of account:

定義會計科目組

IMG → Financial Accounting (new) 
    → General Ledger Accounting (new) 
    → Master Data → G/L Accounts 
    → Preparations 
    → Define Account Groups
    
T-code: OBD4

定義 account group 的主要作用：

• 區分科目性質
• 確定 account group 中科目的編號範圍，比如資產類科目以 1 開頭
• 控制科目主數據的字段狀態 (field status)，哪些字段爲必須輸入，哪些字段被隱藏

OBD4 定義科目主數據的 Field status，不要和 OBC4 / OB41 混淆。後者是定義憑證行項目的 field status。除了 OBD4，還有一個 OB26，定義會計科目在創建、修改、顯示時所用的 field status，一般不用費力用 OB26 定義

OB26 IMG menu path：

IMG → Financial Accounting (new) 
    → General Ledger Accounting (new) 
    → Master Data 
    → G/L Accounts 
    → Preparations→Additional Activities
    → Define Screen Layout for Each Transaction

定義留存收益科目

IMG → Financial Accounting (new) 
    → General Ledger Accounting (new) 
    → Master Data 
    → G/L Accounts 
    → Preparations 
    → Define Retained Earnings Account
    
T-code: OB53

說明:

• 留存收益是一個會計概念，表示每個會計年度年結的時候，所有損益科目轉入的科目。按中國會計制度，一般是從損益科目結轉到本年利潤科目，再從本年利潤科目結轉到未分配利潤科目。西方會計的留存收益科目就是我們說的未分配利潤科目。但 SAP 沒有中間的本年利潤科目，在年結的時候，損益科目直接結轉到留存收益科目。
• SAP 允許定義 P&L 爲不同類型的留存收益科目，X 只是一個代號。
• Retained earnings 科目 31411500 其實還沒有定義好，因爲 SAP 規定：A) 只有在設定了 retained earnings 科目，B) 並且定義好 field status variant，C) 將 field status variant 指派給 company code 之後，纔可以創總賬科目。如果你在做 OB53 之前，先去創建 31411500 科目，系統不會讓你保存。另外，因爲 31411500 科目不存在，在配置這個步驟時，SAP 系統給出一個警告信息（Account 31411500 not created in chart of accounts XXX. Message no. F4812）,忽略即可。
• Retained Earnings Account 儲存在表 T030 中，transaction key 爲 BIL

會計科目主數據配置

定義 field status 變式

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Ledgers 
    → Fields 
    → Define Fiels Status Variants
    
T-code: OBC4

在會計憑證錄入時，每一行 (line item) 都有諸多字段 (field) ，通常我們用不上所有字段，SAP 定義的字段太多了。所以，爲方便用戶的錄入，SAP 預先定義字段狀態變式 (field status variant，以下簡稱 FSV），其中包括各種不同的字段狀態組 (field status group ，以下簡稱 FSG)，規定哪些字段是必輸的 (mandatory)，哪些字段是可輸也可不輸的 (optional)，什麼字段是隱藏 (hidden) 的。然後，在定義會計科目主數據時，選擇一種 FSG，就可以控制這個科目的顯示格式 (layout)。雙擊 field status group 字段，可進入 FSV 設置界面，但只能顯示設置內容。

儘管可以從頭建立一個新的 FSV，但通常不用這麼麻煩，可以從 variant 0001 複製以節省工作，也更容易與其它SAP 配置項銜接。從 0001複製一個 FSV：Z900。選中 Z900 這一行，然後雙擊左邊的 Field status group 文件夾。進入下一界面。

分配公司代碼的字段狀態變式

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Ledgers → Fields 
    → Assign Company Code to Field Status Variants
    
T-code: OBC5