提高工作效率同創新一樣是企業管理的永恆主題，員工工作效率對企業效益起決定作用。著名企管專家譚小芳曾說過：“要想打造一流的企業，員工必須要有一流的工作效率。”效率低下將最終成爲制約企業發展的致命軟肋!對於大企業而言，員工間的相互溝通和協同辦公對工作效率有着極大影響，特別是擁有2萬多員工，在全球多個國家和地區擁有分支機構的聯想集團，員工之間的協同辦公尤顯重要。
2004年，聯想成功收購IBM個人電腦事業部，一躍成爲全球第三大PC製造商。之後聯想高速發展，超越戴爾和惠普，成爲了營業額達340億美元的全球第一大個人電腦廠商，也是PC+產品領域新晉領導廠商。也正是因爲這次收購，聯想的辦公平臺完全基於IBM的Notes、FileNet、Sametime等平臺。
伴隨聯想的快速擴張，員工數量越來越多，對於溝通和協同辦公的需求也越來越大。IBM辦公平臺雖然能夠基本滿足聯想員工的日常工作需求，但是其每年17%的使用費讓聯想IT基礎服務與開發部副總裁張坤生頗爲心疼——即使對於聯想集團而言，每年17%的使用費也是一筆昂貴的費用。而且聯想員工人數在迅速增加，這筆費用也在快速增長。張坤生迫切希望找到一個更加先進，擁有更高性價比的辦公平臺，能夠在保障甚至提高員工辦公效率的同時，節省支出成本。
在綜合對比了多個辦公平臺後，張坤生選中了微軟的Exchange/Outlook、Lync、SharePoint應用服務。因爲Outlook擁有最廣泛的用戶基礎，對於很多新員工而言，完全無需學習，就可以直接使用。而且Outlook是最成熟的郵件系統之一，擁有很強的易用性，老員工通過簡單的學習，也可以很快的熟悉和使用。而Lync是一款非常優秀的內部溝通及會議系統，功能豐富，包括即時消息、應用分享、音頻、視頻、PPT、白板、投票、預約及日程、錄製、筆記功能等。更爲重要的是，相比傳統電話會議和Sametime，Lync能夠極大節省費用。SharePoint則能夠幫助聯想員工開發智能門戶站點，這個站點能夠無縫連接到用戶、團隊和知識。員工能夠更好地利用業務流程中的相關信息，更有效地開展工作。
2012年5月，在張坤生的推動下，旨在提升員工協同辦公效率的NEW (Next-Generation End-User Workplace) 項目正式在聯想啓動。該項目分爲三個階段，第一階段是Hello Outlook，主要將聯想郵件平臺從IBM Lotus Notes遷移到微軟Exchange/Outlook， 提升郵件服務的便捷性、易用性，同時使用Lync替代原Sametime以滿足員工即時消息溝通需求。第二階段爲Hello Unity，在Lync基礎上建立起集成語音、會議、視頻的統一溝通平臺（Cnskype forBusiness企業辦公軟件、即時通訊軟件）以滿足員工更多的溝通需求。第三階段爲HelloCollaboration，基於SharePoint建立起一個虛擬的全球化辦公協作平臺以滿足員工日益迫切的協作需求，它包括個人門戶、團隊網站、信息搜索及與outlook、Lync更加緊密的集成。
Outlook：更便捷、易用的郵件平臺
在Outlook系統建成後，張坤生遇到的最大問題是如何讓員工用起來，畢竟聯想的老員工一直以來都在用Lotus Notes，而改變用戶使用習慣是最困難的。爲了讓員工使用新平臺，張坤生動用了所有資源。“最開始是鼓勵大家使用，一段時間後通過行政命令要求大家使用，過渡期後是關閉老賬號直接切換。值得欣慰的是，我們的這些政策取得了很好的效果。” 張坤生笑言。
其實，除了各種政策的作用，Outlook這個成熟的平臺也讓張坤生省心不少。該平臺有很強的易用性，員工只需要簡單的學習，即可快速上手。而且Outlook擁有非常廣泛的用戶基礎，絕大部分聯想的新員工都非常熟悉和歡迎Outlook。此外，Outlook與Word、Excel及PowerPoint軟件無縫連接性，以及超強的穩定性和超快的速度也贏得了很多員工的好感。
Lync：更先進、更高性價比的會議平臺
如果說Outlook改變了員工的郵件使用習慣，Lync（Cnskype for Business）可以說完全改變了電話會議的形式。此前，聯想員工使用最多的是傳統電話會議，聯想集團一年在電話會議上的支出就高達1100萬美元。除了昂貴的費用外，電話會議還存在諸多不方便的地方。傳統電話會議需要接通電話才能開會，參會者必須拿着電話或者帶着耳機才能實現溝通，而電話會議討論的一般都是方案和課題，這就要求參會者在開會的同時使用電腦，一邊打電話一邊用電腦將給參會者造成極大的麻煩。
而基於Lync建立起的集成語音、會議、視頻的統一溝通平臺（Cnskype for Business）落成後，員工可以直接通過電腦開啓電話會議。現在，在聯想集團隨處可見這樣的情景：某員工通過Lync和外地同事討論方案，電腦屏幕上顯示着他們正在討論的方案，他們不用帶着耳機，不用拿着手機，甚至可以站起來走幾步，想想思路，溝通效果已經和現實近距離溝通沒有太大區別。
除了傳統的電話會議功能外，Lync還有更加先進的功能。比如即時動態功能（Cnskype for Business），用戶可以隨時升級狀態並顯示到聯繫人列表上，讓對方一眼就能知道自己是在座位上，還是外出亦或是正在忙一件不能被打斷的工作;語音郵件轉換功能，語音郵件可以進行實時錄製並同步轉換成文本;整合地理位置服務，系統會自動檢測子網絡並判斷出用戶所處的地理位置，用戶也可自定義位置等等。
除了Lync的強悍功能，張坤生看中的還有它那極高的性價比。他透露：“Lync新功能自1月份全球上線以來，目前每月的會議使用量達240萬分鍾，每月能夠爲公司節省很大一筆費用，而且這個數字正在隨着用戶接受度的提高不斷攀升。”就在前不久，張坤生還在自己的微博上給Lync點了一個贊：“不得不給Lync點個贊，因爲它確實很方便，很好用，還很便宜。”
從Outlook到Lync再到（Cnskype forBusiness），微軟的兩大應用服務幫助聯想構建了一個便捷、高效的溝通平臺。張坤生如是強調該平臺的重要性：“這將成爲聯想IT歷史上又一座重要里程碑，標誌着聯想PC+時代辦公場所全面起航!基於新平臺，員工便捷、高效的工作 — 這將成爲我們在PC+時代取得輝煌戰績的法寶。”