一、企業爲什麼需要一套完善的辦公系統？
如果您經營一個企業，只有幾個員工，都在同一辦公地點，利用您的聰明才智，即使沒有協同管理軟件您也能很好的管理好您的隊伍、您的企業。
當企業開始爆炸式發展時，當您在國內乃至國外有各式辦事機構時，員工和業務開始遠離您的身邊。您作爲企業的老闆或高層管理人員，可能希望找到一種方法或途徑，幫助您解決或回答下列問題：
各個分支機構的經營狀況如何？整個企業集團運作健康、良好嗎？
對於分散在各個分支機構中的某些關鍵性事務/業務，其工作進展如何？
是否存在問題需要您及時作出指導？
當前的管理隊伍如何？能否適應市場變化？
管理上，是否在激勵團體？整個團隊的凝聚力、能力如何？ 中層管理隊伍建設如何？在管理上，後繼有人嗎？
二、企業發展會產生的問題：
1、企業發展到一定階段，不能單靠領導魅力或制度或文化來支持企業進步；
2、企業組織龐大而鬆散，使整體運作和發展失控，發展目標不能輕鬆實現；
3、企業管理制度複雜，流程操作繁瑣，難以真正貫徹執行；
4、知識分散，隱性知識難以轉化和利用，員工永遠處於盲目的尋找信息的過程中；
5、業務過程沒有辦法掌控，潛在的銷售機會總是隨人員的流失而消失；
6、企業做了嚴格的預算，但是費用支出還沒是沒有辦法控制；
7、企業各組織之前、部門之間、人員之間，一直存在着打不破的壁壘，溝通協作無法展開；
8、企業執行力體系逐步弱化，核心競爭力下降，員工與組織無法協同發展。
三、辦公系統建設的堅決條件：
對於一個企業而言，企業員工是它生存的根本，不同角色的人員具有不同的職權，處理不同的事務。相應的，他們關心的問題是因人而異的，一套好的辦公系統，能夠爲不同的人員隨時隨地的提供其所需的信息，爲企業員工提供一個協同工作的平臺，實現企業降低成本提升效率的最終目的。
對企業管理層而言，需要一個能夠有效監控企業運作，協調各種企業資源，分析企業運營狀況，協助正確決策的辦公系統對企業知識管理者而言——需要建立一個內部員工和外部夥伴完成知識積累、共享和創新的協同辦公系統。
對普通員工而言，需要一個個性化的個人工作界面，可以共享知識信息，與企業其他部門人員保持溝通，共同完成各種事務，並協助我制定個人工作計劃的辦公系統。
對IT部經理而言，需要一個可擴展、可高度定製、功能縱深、應用集成的辦公系統，有效解決“孤島”難題，且無需重複、方便維護的辦公系統。
四、Cnskype for Business可解決的問題：
1、 統一信息發佈平臺：
由於公司在日常經營管理工作中需要上傳和下達各類公文文件，目前隨着公司的發展壯大，各分公司、項目部和駐外機構設立在各處，而以往所有的相關工作都是通過傳統的手工打印、人工遞送、發送傳真等方式進行。這樣一來就導致日常公司文件的上傳下達時效性相對較低，工作量較大，整體效率不高且存在辦公費用高的問題。
Cnskypefor Business解決辦法：建立內部統一的信息發佈平臺。
公司的新聞、公告、通知等信息均統一通過Cnskype for Business平臺進行有針對性的發佈，用戶可在其權限範圍內查看與自己相關的信息。同時可結合手機短信方式對部分重要信息進行及時發佈。
（如會議通知等，收到信息通知的人可通過短信回覆到系統上進行確認，避免出現通知不到位的情況出現）。
除了日常的公司經營管理工作外，公司內部還需要針對黨政工方面的工作建立獨立的專門門戶頁面。可在其下分類設置諸如“公司黨建”、“工會工作”、“共青園地”和“紀檢之窗”等欄目，通過對內容的及時更新和豐富，即可向基層各組織快速和便捷地傳遞相關信息和知識。
2、 溝通與記錄存檔：
目前公司內部各機構間的溝通主要是通過電話、手機短信、QQ等方式進行溝通，沒有完善的平臺可方便地保存和快速地查詢以往的歷史溝通記錄，事後的信息確認缺乏依據。
Cnskypefor Business解決方法：建立公司統一溝通平臺。
Cnskypefor Business提供了內部消息、內部郵件、外部郵件、手機短信等各種溝通渠道，構建了完善的內部溝通平臺。總公司及分公司、項目部可統一在上面進行溝通交流，且可隨時查看歷史溝通記錄等。
3、 內部審批與手機批示：
目前公司內部審批使用的是傳統的手工遞送籤批方式。這種傳統的方式需要將各類籤批文件逐級遞送給各個相關領導依次進行籤批。其次是公司在各地有分公司、項目部，因此辦公地點分散，加上公司領導因工作需要經常出差在外地時，難免會出現籤批不及時、信息不對稱而導致工作延誤的情況。因此公司需要一個有效的平臺解決異地審批的問題。 Cnskype for Business解決辦法：建立統一的審批平臺。
Cnskypefor Business提供的強大的基於互聯網的表單和工作流程引擎對跨地域審批提供了完善的支持。Cnskype for Business首先會對公司的內部工作流程進行梳理和調研，之後會根據雙方確認的調研文檔將各種需要領導進行審批的內部請示、公文流轉、合同審批等事務處理的表單和流程在Cnskype for Business系統中進行相應的配置，從而實現流程審批的“規範化、無紙化、電子化和自動化”。異地的分公司 和項目部都可以實現在同一個平臺上進行辦公。領導即使出差在外地也可以通過登錄系統進行相關文件的審批。同時Cnskype for Business提供了手機WAP審批功能，當領導在不方便上網的地方也可通過手機WAP功能登錄Cnskype for Business來完成審批，大大提高了領導的審批效率，真正實現移動辦公。
4、 公司文檔管理方面：
目前對於公司內部的文檔管理方面沒有一套完善的系統來進行文件的分類管理，文件的共享和利用率不高，沒有實現電子化的管理。
Cnskypefor Business解決方法：建立統一的文檔管理平臺。
Cnskypefor Business提供了完善的文檔管理和查詢功能，可對公司的文檔進行分門別類的管理（如公司的項目合同、圖紙、各類受控文件等可以集中的管理起來），並能實現快速的查詢。針對文檔的安全性，Cnskype for Business還提供了完善的權限設置（可針對部門、崗位和特定人員的方式進行控制）對文檔進行管理，只有擁有相應權限的人才能查看對應的文檔，這樣一來可以極大地提高了文件的保密性和避免非授權人員的查閱，同時也免去了日常繁瑣的文檔借閱工作，提高了工作效率。
5、 項目協作方面：
對於臨時發起的一些臨時工作或公司內部需要多部門協作參與討論的一些項目，傳統的做法都是通過召集各部門人員開會等方式進行。然而這種方法效率不高且時間安排不靈活，同時項目的進展和溝通情況沒有歷史記錄可查，遇到週期性重複進行的工作不能很好的進行知識和經驗的沉澱。
Cnskypefor Business解決方法：建立協作平臺
對於有些臨時發起的項目需要不同部門及不同崗位人蔘與的項目，可臨時成立項目組，
對項目進行實時的進展溝通，同時跟項目相關的文檔、合同、圖紙等可上傳到項目協作區上來，項目組成員可根據項目情況發表自己觀點。同時項目的溝通情況在項目完成後可作爲項目經驗知識等保存到文檔庫裏，作爲公司知識的沉澱，利於以後的利用和借鑑。
6、 項目彙報方面：
目前項目的彙報方式主要是下面項目部的負責人到機關彙報和定期提交項目進度彙報表、產值進度表等，這樣效率不高，不及時，同時也不規範，考慮到公司有衆多的項目，須建立一個項目彙報平臺，讓公司領導及時的瞭解項目的進展情況等。
Cnskypefor Business的解決方法：建立統一的項目彙報平臺
通過產品二次開發，結合公司的項目彙報制度，在系統上搭建項目彙報臺賬模塊。根據不同項目的負責人按規定定期的填寫項目彙報單，提交給相關的負責人進行審覈，即可由系統自動進行彙總和統計各項數據，生成實時的項目情況彙總表（包括各個項目的計劃開始時間、計劃結束時間、實際開始時間、實際結束時間、項目總價、變更後總價、本月回款、累計回款、完成進度百分比和是否結案等信息）。公司的相關有查詢權限的領導在進入項目彙報模塊後，就可以直觀地瞭解到各項目的進展和項目是否完工等情況。
7、 財務報表方面：
財務不定期的會根據領導的要求，提交相關的財務報表等，有時候領導也會臨時要查看財務報表，財務對臨時要求提交相關的財務報表需要較長時間整理和查閱。
Cnskypefor Business解決辦法：建立財務報表門戶。
a、可以根據實際的管理需求，財務工作人員定期的把相關的財務報表放到財務文檔庫裏，系統會自動將文件發佈和主動推送到財務報表門戶。有財務報表門戶訪問權限的領導就可以及時清楚的瞭解到公司的財務狀況。
b、 通過二次開發，在系統上搭建財務報表查詢模塊。通過財務報表模塊在系統後臺自動連接財務服務器（現有財務管理軟件），實現報表數據的自動抓取和彙總。公司的相關有查詢權限的領導在進入財務報表模塊後，也可以及時和清楚的瞭解到公司的財務狀況。
五、Cnskype for Business的應用和價值:
企業層面：企業在發展過程中管理的演進的髮式都遵循從粗獷式管理——精細化管理——簡單化管理的過程。在企業的初創階段，是以人的意志爲核心，以領導者的意志爲核心，由高層拉動的粗獷式管理階段；在企業的發展階段，是以制度管控爲核心，由制度拉動的精細化管理階段；伴隨企業的逐步擴張，企業發展到以組織意識爲核心，以文化拉動的簡單化管理階段。
企業在管理演變的過程中都需要面對諸如：制度理解不清晰、缺少基礎的流程執行工具等企業運營層面的問題；信息共享不徹底、缺少知識傳遞共享平臺等信息共享與傳遞層面的問題；跨部門工作協調難、缺少統一的工作溝通平臺等人員協助方面的問題。這一系列的問題只有藉助有效的工具才能夠解決。
無論企業處於發展中的哪一個階段，都需要藉助信息化的工具和軟件來解決上述企業內部存在的問題，即“企業內控”問題，在特殊的經濟形勢下，挖掘和利用企業已有的各種資源，控制企業在各方面的成本減少不必要的支出更是企業要優先解決的問題。藉助Cnskype for Business來完成企業管理目標的實現、減少人員流失帶來的損失、進行工作任務的執行跟蹤、控制成本和預算等，實現文檔電子化，以轉變工作方式爲核心，使數據集中，便於分析和管理；實現網上辦公，以效率爲核心，快速找到客戶，促進員工內部溝通加快響應，促進協作提高工作質量，網絡、移動辦公可以節省時間；實現制度規範，以提高執行力爲核心，讓制度來規避風險，用標準來提高效率，通過執行來發現問題；促進企業全面提升，以企業效益提升爲核心，讓客戶更滿意，員工效率更高，企業管理模式更標準，管理成本更低廉，擴張更迅速。Cnskype for Business使企業在經濟危機的艱難時刻，提升效率和降低成本，節省人力、物力、財力。
員工層面：員工所關心的是這四個方面，企業文化、價值實現與認定、學習與成長、薪資與福利。缺少其中一項，你的員工就有可能會離開你的企業，因爲沒有一個人喜歡呆在一個自己並不喜歡的氛圍中，也沒有人會喜歡待在一個不能被認可的公司，尤其是當您爲企業貢獻了很多，但是沒有人認可，但是一旦你做錯一件事情馬上就有人不斷的批評你。如果你的企業缺少一個讓大家都認同的企業文化，也無法及時給與員工與肯定，你可能需要注意一下，也許他們的離開是遲早的事情。所以如何讓管理層關注企業的關鍵四個緯度的同時也可以關注到員工的四個緯度。Cnskype for Business系統的職責就是在這裏。在這個互聯網虛擬社會中你可以感受到你身邊有很多同事在一起奮鬥，當你有了困難，你隨時可以找到可以協助你的人，就像Cnskype for Business員工經常對客戶講的一句話，雖然你面對的是Cnskypefor Business的一個顧問，但是我們的後邊有100個顧問在支持我，我的背後是一個強大的Cnskype for Business。所以企業的文化不是掛在牆上，也不是靠諮詢公司給與指導，不是靠幾個拓展訓練可以完成的，他需要依靠一個長期的過程，以及一個好的載體。Cnskype for Business就是一個好的載體，它不但可以提供一個共同讓他們打破時間與空間的限制，在一起工作，在一起分享，在一起奮鬥，同時也是員工展現自己的最好平臺，因爲你在Cnskype for Business系統中做過的任何一個痕跡，你的領導，您的管理層甚至你的老闆都可以看到，那怕只是一個計劃，一個文檔。
六、Cnskype for Business的優勢在於：
1、成熟性：Cnskype for Business協同辦公系統是一套成熟的，功能強勁並可以按照客戶的需求進行個性話定製的軟件系統。軟件成熟可避免開發風險。
2、週期短：辦公系統實施週期短，因爲我們是成熟產品。實施週期短，以確保項目在第一時間內成功並收效。
3、擴展性：開放性及擴展性：能夠提供接口與其他系統集成，並且能提供支持用戶二次開發，兼併現有的一些項目管理和財務管理系統，來滿足公司內部多系統集成、入口功能。
4、性價比：來自我們的成熟產品和成本優勢：成熟產品能帶來很多低成本優勢：實施成本較低，維護成本較低。
5易用性：界面組織架構清晰明瞭，最大限度的接近於用戶平常使用習慣。