知識是指能協助個人、團體或企業創造價值的有用信息。知識是人類進步的媒介，知識是人類接觸自然、認識自然、理解自然和利用自然產生的信息成果！
知識管理(Knowledge Management)，是指通過協同OA等信息化系統把企業內部各種存放在員工頭腦中的有用信息按照一定邏輯關係呈現出來（讓知識從隱形到顯性）；能協助企業、組織或個人，透過信息科技，將知識經由創造、分類、儲存、分享、更新，爲企業或個人帶來實質價值的管理流程與策略。
協同OA系統中的知識管理的主要重點管理內容爲文件管理、核心專長管理及知識社羣管理。對知識管理的理解可以藉助以下幾個方面：
協同OA軟件中的知識管理的本質就是對人潛力的發展和利用
協同OA系統中的知識管理需要關注四大維度，即：中心思想、時間、地點、對象
協同OA辦公軟件中的知識管理是動態、是相對的、是全局性變量
協同辦公OA系統中的知識管理的過程：一般分成知識的積累、知識的共享、知識的利用、知識的創新四個過程
對象屬性：什麼是知識對100個人來講有100個不同的答案，所以知識具有對象的屬性
時間屬性：今天對我來講是知識，但是明天可能就是垃圾，所以知識具有時間的屬性
地理屬性：中國的環境治理知識對美國來講可能就是垃圾，所以知識具有地域的屬性
所以，知識對於企業就像"空氣"對於人一樣重要。知識管理就是大氣管理——空氣不是用瓶子就能夠管理起來的，空氣一定是靠環境治理、開窗通風、植樹造林等來解決，所以企業的知識管理不也是僅憑一個知識管理系統就能夠解決的，獨立知識管理系統就像用一個瓶子把知識罐裝好，這有時候可能會壞了一個企業。
知識管理最爲核心的兩點：第一需要一個開放共享的企業文化，第二需要讓知識的積累、共享、利用和創新與協同OA系統結合在一起，讓知識來源於工作、分享於工作，讓知識管理做到真正的有源之水，這是自然的知識管理之道。
所以，有效的知識管理協同OA系統最爲關鍵的兩點：有效方便積累（自動歸檔）、快速個性化展現（強大搜索引擎）！