今天分享的書籍是《搞定：無壓工作的藝術時間管理》，作者是：戴維·艾倫。這本書主要講述瞭如何處理紛繁事務的管理藝術，我將分享其中問題：增長的需求，匱乏的資源和原則：有效地處理內心的承諾兩個部分的內容。
本書中的這套方法，完全基於三個主要目的：
1、收集所有需要處理或者對你有用的事情——現在的、以後的、某一時間的；大的、小的、不大不小的，把它們統統置入一個脫離大腦意識的、條理分明的、可靠的系統中；
2、指導自己在獲取任何“輸入信息”，也就是接手任何任務的前期就進行分析和決策，以確保隨時擁有一套可以執行或重新協調的“下一步行動”可行清單；
3、管理、協調所有相關內容，履行你在任何時間點對自己和他人做出的各種承諾。
一、問題：增長的需求，匱乏的資源
1、沒有足夠的時間
每個人都在抱怨自己要處理的事情過於繁多，根本沒有足夠的時間來一一完成。
例如：一位中層的人力資源經理，她計劃在一年的時間內，把公司在該地區辦事處的人員從1 100人擴增到2 000人。她每天都瘋狂工作，單是電子郵件，就要處理150多封。因爲只有這樣，她才能在週末的時候享受正常的社交生活。
人們的生活質量得到了顯著提高，但與此同時又承擔着自己力所不能及的工作，結果導致他們承受了越來越大的壓力。
過多的選項和機會會帶給我們決策和選擇壓力，而絕大多數人都對怎樣改善這種局面感到茫然無措。
2、工作不再有清楚的界限
以前，工作的內容是非常明確的。人們耕田種地，製造機器，裝箱搬運，擠牛奶。你知道哪些工作是需要你完成的——你可以親眼看到它。你也可以很清楚地判斷一項工作是否已經完成。
現在，大多數人接手的大部分工作都沒有明確的界限。很可能你也正面臨着類似的困境：這次會議討論是否透徹？這個培訓計劃是否會有效？主管人員的薪酬結構是否合理？你在子女教育方面的表現怎樣？你所寫的博客在多大程度上趨於完美？
工作缺乏明確的界限導致每個人的工作量加大。
還有一個值得注意的問題：要想更加出色地完成任務，我們都知道相關資料越多越好，那麼現在你能夠搜尋到多少相關資料呢？回答是：無窮無盡！日益發達的互聯網爲我們提供了豐富的信息資源，取之不盡、用之不竭。
只要有足夠的信息，幾乎每件事情都可以做得更好。而在當今的世界，你可以獲取的信息是無窮無盡的。但是你沒有時間收集如此之多的資料去完成任務。
3、工作（生活）不斷變化
工作職責的定義在不斷變化，處於更廣泛生活範圍內的各種職責和利益也在頻繁變化。 我們大多數人在過去72小時裏經歷的生產變革、項目規劃，以及工作內容重心轉移，比父輩們在1個月甚至1年中經歷的都多。
4、“大局”與事務的本質
大量的商業書籍、模型、研討會和權威專家，都極力推崇把“着眼大局”作爲處理複雜問題的思路。認清主要目標和價值觀，爲我們的工作賦予了先後次序、意義和方向。然而，在實踐中，運用價值觀思維方式這一良好初衷卻經常達不到預期的效果。
1. 在處理每天、每小時要完成的事務時，有很多幹擾因素分散了我們的注意力，以致我們無法集中足夠的精力去關注更重要的問題。
2. 由於個人管理系統方面存在欠缺，這引發了一種下意識的抵觸情緒，所以在面對那些棘手的重要項目和目標時，這種情緒就會阻礙具體行動的實施。而這種結果又會產生更加嚴重的干擾作用，並進一步強化壓力。
3. 一旦提出了更高一級的要求和價值觀，我們原有的標準和着眼點也將隨之提升，這會讓我們認識到有更多的事務尚待完成。這通常只會在我們的肩上再加上一把稻草，讓我們不堪重負、愁眉不展。
風浪總是偏袒最棒的航海家。 ——愛德華·吉本
二、原則：有效地處理內心的承諾
讓我們焦慮的不是繁忙的事物，而是我們違背了與自己的承諾。
1、清空大腦
你發揮能量的能力與你的放鬆能力成正比。
如果你的大腦空空如也，總是處於一切就緒的狀態，那麼它就會向一切事情敞開大門。——鈴木俊隆
任何沒有找到應有的位置和恰當存在方式的事務，都會盤踞在我們的腦海中，成爲懸而未決的問題。
第一，如果這件事總佔據着你的頭腦，你的思維就會受阻。
第二，在明白你的工作到底是什麼後，你還必須做出判斷：需要採取什麼行動來推動工作進程。你必須利用你的智慧去清空你的大腦。
第三，一旦決定了需要採取的行動方案，你必須在某一個你會經常查閱的系統中保存好與這些行動相關的提示信息。
要麼控制你的頭腦，要麼由它來操縱你。——賀勒斯
你的大腦會不由自主地幫你記錄所有的未盡事宜，即便大腦記住了所有未盡事宜，它也不會像最初設想的那樣主動給你準確的提醒，反而會給你希望思考的其他事項帶來干擾，繼而會降低你的工作效率。
我們需要把收集和積累的所有“材料”都轉化成包含重要行動、項目和有用信息的明確清單。
2、過程：管理你的行動
一家生物工程公司的資深經理在審視她列出的任務清單時感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”。
絕大多數人一直在調整那些性質原本模糊不清、內容殘缺不全的任務清單。但是，他們仍然沒有認識到，到底需要整理多少內容，管理哪些細節，才能獲得真正的回報。
如果他們希望自己的組織整理工作富有成效，就應該收集一切有待考慮的問題，然後完成思考過程。
我們需要培養一個習慣：清除大腦中的全部事務。
單純的時間管理、信息管理或者優先事務管理都無法實現這一目標。畢竟：
⑴你不可能通過管理時間，把 5分鐘變成 6分鐘。
⑵你無法管理大量的信息，過量的信息只會被遺忘和忽視——否則，當你走進圖書館或者上網的時候，腦子非爆炸不可。
⑶你無法管理事務的優先級，因爲事務是否優先完全是你的主觀決定。
事務極少會由於時間匱乏而受阻，它們陷入困境往往是由於未能預先明確下一步的行動而造成的。
我們把事項分爲兩類：
（ 1）“已做好”——結果
（ 2）“正在做”——行動。
3、採用自下而上的方法
一般觀點認爲，最恰當的做事方法應該是自上而下地進行處理：首先確定個人或組織的目標和前景，然後定義工作的主要目標，最後把焦點集中到實施計劃的細節問題上。
然而實際情況是，大多數人總是陷於日常繁雜的事務中難以脫身，進而嚴重阻礙了他們去集中精力總攬大局，所以自下而上的方法反而更加行之有效。
一旦處理底層具體行動的做法融入你的日常事務處理模式中，你就爲進行更高一級的思維活動做好了充分準備。
許多經理人，他們在白天處理着各種繁雜瑣碎的事務，到了晚上，頭腦裏仍塞滿了對公司前景以及個人前途的考慮和展望。這是沒有妥善地管理工作流程的必然結果。
4、對行動的橫向管理和縱向管理
我們需要從橫向和縱向兩個角度，來控制各種事務、項目和行動。橫向控制是把你涉及的所有行動都管理起來，保證毫無遺漏地加以執行。
相比之下，縱向控制則是對每個具體主題或項目進行思考和協調，並跟蹤其進展情況。
5、最重要的技巧：把一切事務趕出大腦
通常，盤踞在你腦中問題的數量與解決問題的效率成反比。
然而，大多數人只有在生活、工作變得一團糟，令他們難以忍受、不得不採取措施時，纔會開始草擬工作清單。儘管如此，這個清單通常情況下也僅僅涉及使他們備受折磨的那些具體問題。
對一件事情不需要進行兩次相同的思考，除非你喜歡重複思考。
