10 項目溝通管理包含地過程
項目溝通管理包括爲確保項目項目信息及時且恰當地生成、收集、發佈、存儲、調用並最終處置所需地各個過程
10.1 規劃溝通管理：根據信息需求可用的組織資產，以及具體的項目需求，爲項目溝通活動制定恰當的方法和計劃的過程
10.2 管理溝通：生成/收集/分發/存儲/檢索/處置信息的過程
10.3 監督溝通：確保滿足項目及其相關方的信息需求的過程
項目溝通管理的核心概念
項目經理的大多數時間用於與團隊和其他相關方溝通；成功的溝通包括兩個部分：溝通策略與溝通信息；
應用書面溝通的5C原則，可以減輕但無法消除理解錯誤：
正確的語法和拼寫（corect grammar and spelling）；
簡潔的表述和無多餘字（concise expression and elimiation of excess words）
清晰的目的和表述（clear purpose and experssion directed to the needs of the reader）
連貫的邏輯思維（coherent logical folw of ideas）
受控的語句和想法承接(controlling flow of words and ideas)
項目溝通管理的發展趨勢和新興實踐
將相關方納入項目評審範圍；讓相關方參加項目會議；社交工具的使用日益增多；多面性溝通方法（多面性溝通方法）
裁剪時需要考慮的因素
相關方：相關方是屬於組織內部或外部，或者二者都是
物理地點：團隊成員身處何地？團隊是否集中辦公？團隊是否位於相同的地理區域？團隊是否分散於多個時區
溝通技術：
語言：語言是溝通活動中要考慮的主要因素，使用的是一種語言，還是多種語言？
知識管理：組織是否有正式的知識管理庫？是否採用管理庫
在敏捷或適應型環境中需要考慮的因素
在模糊不定不斷演變和出現的細節情況亂，進行更頻繁和快速的溝通；應該ing可能簡化團隊成員獲取信息的通道，頻繁進行團隊檢查，讓團隊成員集中辦公
爲促進與高級管理層和相關方的溝通，還需要以透明的方式發佈項目文件，並定期邀請相關方評審項目文件（project artifacts）
溝通方式比較
方式 | 特點 | 使用場景 |
正式書面 | 內容嚴謹，可追溯，易保存 | 根據合同進行的溝通，終止與某供應商合作 |
正式口頭 | 速度快，受衆多，具有正式意義，不易追溯 | 項目啓動會 |
非正式口頭 | 效率高，保密性好 | 某個團隊成員不太好的首次溝通 |
非正式書面 | 可追溯，易保存，格式無要求，較隨意 | 團隊成員的筆記，便條，即時貼 |
垂直（上下級）與水平（同級溝通
內部（項目內）與外部（對客戶、媒體、公衆等）溝通
正式書面————項目管理計劃，終止通知書，報告
非正式書面————電子郵件
正式口頭————演講
非正式口頭————會議，交談
10.1 規劃溝通管理
定義:爲項目溝通活動制定恰當的方法和計劃
作用：爲及時向相關方提供相關信息，引導相關方有效參與項目，而編制書面溝通計劃
發生時間：在整個項目期間定期開展
確定相關方的溝通需求，定義溝通方法；Who（誰向誰溝通）；When；How； 確保有效率和有效果的溝通
規劃溝通計劃
輸入：
1，項目章程
2，項目管理計劃
--資源管理計劃
--相關方參與計劃
3，項目文件
--需求文件
--相關方登記冊
4，事業環境因素
5，組織過程資產
工具與技術：
1，專家判斷
2，溝通需求分析
溝通渠道=N（N-1）/2 N爲相關方數量
是增加了還是增加到；確定誰與誰溝通，誰接受了信息；最佳實踐：溝通的輕重緩急
3，溝通技術
4，溝通模型
關鍵要素：編碼、信息反饋、媒介、噪聲、解碼
確認信息（收到）：接收方表示已收到信息，但並不一定贊同信息的內容；
過濾：發生於上下級之間溝通時無意的信息缺失
噪音：在溝通進行時，外界的干擾因素
在溝通中，可以通過積極傾聽實現反饋；發送方負責信息的傳遞，確保信息的清晰性和完整性，並確認信息已被正確理解
接收方負責確保完整的接受信息，正確的理解信息，並需要告知已收到或做出適當的迴應
5，溝通方法
三種溝通方法：
互動式：確保全體參與者對特定話題達成共識的最有效方法（會談、電話會議、視頻會議等）
推式：（信件、備忘錄、報告、電子郵件、傳真、語音、郵件、新聞稿）
拉式：（企業內網、電子在線可曾、知識庫等）
6，人際關係與團隊技能
--溝通風格評估
--政治意識
--文化意識
7，數據表現
--相關方參與評估矩陣
8，會議
輸出：
1，溝通管理計劃
描述將如何規劃、結構化、執行與監督項目溝通、以提高溝通的有效性（有效率+有效果）
包括：
相關方的溝通需求；需要溝通的信息，包括語言、格式、內容詳細程度；發佈相關信息的原因；溝通頻率；溝通技術與方法；爲溝通安排的資源；問題升級流程（Escalation processes）
通用術語表；溝通制約因素（法律、組織等）；用於溝通的模板（會議記錄等）
2，項目管理計劃更新
--相關方參與計劃
3，項目文件更新
--項目進度計劃
--相關方登記冊
10.2 管理溝通
定義：確保項目信息及時恰當地收集、生成、發佈、存儲、檢索、管理、監督和最終處置的過程
作用：促成項目團隊與相關方之間的有效信息流動
發生時間：在整個項目期間開展
執行溝通時要考慮使用適當的技術，方法和技巧
溝通管理
輸入：
1,項目管理計劃
--資源管理計劃
--溝通管理計劃
--相關方參與計劃
2，項目文件
--變更日誌
--問題日誌
--經驗教訓登記冊
--質量報告
--風險報告
--相關方登記冊
3，工作績效報告
4，事業環境因素
5，組織過程資產
工具與技術：
1，溝通技術
2，溝通方法
3，溝通技能
--溝通勝任力
--反饋
--非語言
--演示
4，項目管理信息系統
5，項目報告發布
是收集和發佈項目信息的行爲；項目信息發佈給衆多相關方羣體；應針對每種相關方來調整項目發佈的適當層次，形式和細節
從簡單的溝通到詳盡的制定報告和演示，報告的形式各不相同；可以定期準備信息或基於例外情況的準備
雖然工作績效報告是監控項目工作的輸出結構，但是本過程會編制臨時報告，項目演示，博客，以及其他類型的信息
6，人際關係與團隊技能
--積極傾聽
--衝突管理
--文化意識
--會議管理
--人際交往
--政治意識
7，會議
輸出：
1，項目溝通記錄
項目溝通工件可包括(但不限於)：績效報告、可交付成果的狀態、進度進展、產生的成本、演示、以及相關方需要的其他信息；信息緊急性，傳遞方法，機密程度都會影響項目溝通
2，項目管理計劃更新
--溝通管理計劃
--相關方參與計劃
3，項目文件更新
--問題日誌
--經驗教訓登記冊
--項目進度計劃
--風險登記冊
--相關方登記冊
4，組織過程資產更新
10.3 監督溝通
定義：確保滿足項目及其相關方的信息需求的過程
作用：按溝通管理計劃和相關方參與計劃的要求優化信息傳遞流程
發生時間：在整個項目期間開展
監督溝通可能到這重新規劃溝通/管理溝通；保證溝通的有效性：只通知變更受影響的個體
監督溝通
輸入：
1，項目管理計劃
--資源管理計劃
--溝通管理計劃
--相關方參與計劃
2，項目文件
--問題日誌
--經驗教訓登記冊
--項目溝通過記錄
3，工作績效數據
4，事業環境因素
5，組織過程資產
工具與技術：
1，專家判斷
2，項目管理信息系統
3，數據分析
--相關方參與評估矩陣
4，人際關係與團隊技能
---觀察/交談
5，會議
輸出：
1，工作績效信息
2，變更請求
3，項目管理計劃更新
--溝通管理計劃
--相關方參與計劃
4，項目文件更新
--問題日誌
--經驗教訓登記冊
--相關方登記冊