對於企業來說,文檔庫是必須配置的組件,因爲非結構化的數據在企業中佔據了大部分。比如說文檔、音頻、視頻等等文件都是我們的非結構化數據,這些非結構化數據處理佔用了我們的每天工作的80%的時間,因此這部分數據處理的好壞將直接影響到我們的整體工作效率。
從另外一個層面,我們的合同管理必須是一個非常規範的管理平臺,特別是我們的合同必須有企業標準的格式和規範,馬虎不得,類似於這樣的一些標準文檔,我們是否可以在文檔中做一些更規範的應用呢,當然可以。怎麼做,Fellow Me:
首先我們要有一個Office 365 網站,這個網站呢,你可以到Office 365網站去申請。國內版本和國際版都支持。這裏我已經申請好了,就用申請好的網站來做演示了。
我們先創建一個文檔庫:
點擊Create 創建我們的文檔庫:
默認網站如下,我們設定管理視圖:
接下來我們來創建幾個字段:
a. 合同簽訂人 必須有信息
b. 合同簽訂日期 必須有信息
c. 合同過期日期 必須有信息
接下來我們就需要來設置我們的文檔打開方式,通過默認的文檔創建方式創建的利用OWA 創建的文檔是不能通過OWA 創建的,OWA 是創建不了信息面板的。所以必須設置爲本地Office 打開:
這個時候我們設置視圖模式爲傳統模式:
點擊New:
默認它還是打開OWA 進行創建文檔,我們點擊edit in word:
我們在Word中發現我們的數據需要填寫幾個字段是必須填寫的,這些字段將作爲我們後續工作流所引用,因此這些字段必須填寫,填寫完成後我們利用同步保存下:
到此爲止,我們定製文檔的操作已經完成,接下來我們就需要定製工作流了。