如何編寫企業解決方案書

如何編寫企業解決方案書

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來自：AMT 作者：曹偉 [2003/07/11]

寫作本文章時，我在跟蹤一家中型服裝公司的ERP項目，先拿這個Case來解剖，希望得到一點體會。當然該項目的實施是面隊全國範圍服裝的原料採購、委託加工、生產、市場推廣、分銷、售後。 當然，這個Case僅僅來說明問題，在分析系統的架構時，同時也是我對我管理的項目相關的經驗分析，一是蜂星(CELLSTAR)體系的全國分銷系統、二是UT斯達康(UT STARCOM)全國(含東南亞部分地區)維修及售後服務系統。
1．引出問題
項目上線一旦列進項目的計劃時，總是需要一些關於項目的參考意見，那麼關於項目的“硬件”和“軟件”，硬件有誰提供，軟件又由誰提供。我這裏所說的“硬 件”和“軟件”是經濟學上的概念，比如說“軟件”包括我們下面將要敘說的由程序編碼產生的軟件，另外一方面有諮詢管理、項目資源管理、人力資源的知 本……，林林總總，很多的。
額外的一句話，現在的知識管理正在“大躍進”，我們在這裏說幾個簡單的概念，還是可以的嗎，也符合潮流。
在這裏我們就會感到茫然，不知道這個項目從那裏下手，另又如此之知識體系，我們如何劈繁從簡地來解決這個問題呢？
第一， 編寫項目的解決方案書。
第二， 編寫項目的可行性分析報告。
編寫可行分析報告一般是諮詢公司的事情，但作爲ERP的供應商和ASP(應用服務的供應商)，我們還是提供一個全套的解決方案比較好。
在編寫解決方案的時候，首先需要考慮的問題是什麼呢？
1． 針對行業ERP的實施是很困難的，在中國這個環境下，很難取得成功，這個我很有體會。所以，中國這個大環境我們需要考慮，就是要“有中國特色”。
2． 針對服裝行業的問題又有那些？和物流是否相關？和區域地域相關？和進出口是否相關？和中國加入WTO是否相關？……當然問題是很多的，這也是企業爲什麼捨得化許多錢來上這些東西。
3． 首先需要搞清楚該行業的供應鏈，供應鏈中的各個相關的因數，相關的知識結構體系。
4． 其次分析該公司在該供應鏈的地位，利益關係，利益來源。
5． 再次分析該公司的業務流程。
6． 最後討論系統的可行性，提出可行性方案。
我們首先考察一下服裝行業存在的問題，根據這些問題我們來分析問題，解決問題。該服裝行業存在的問題是從服裝行業內的人事在最原始的需求開始瞭解的。所以系統分析員就是幹這些問題的。
項目的立案是在行業人事需要針對問題（投資、再發展和回報）的基礎上，有針對地提出的，不是領導拍拍腦袋（據傳長虹的ERP項目上SAP的就有一點領導拍拍腦袋的做法）。
2.服裝行業中小企業問題
在當今信息經濟時代，大環境的生成和進化既取決於市場主體的有序規範的市場行爲，又能爲各廠商構建低耗、高效、優質、多品種、廣開放的共生環境和條件，直 接決定着廠商的生存和發展。這種共生關係和合作要求更能促進信息、知識資源的共享，實現現代化配置和創新。所以，企業間的信息共享、商務協作將成爲企業發 展的主要戰略。
同時，目前的中小型分銷企業由於實施“獨特風格，連鎖專賣，領導市場”的經營戰略，同時在市場運作中，依靠產品質量和新穎的樣式在用戶中樹立了很好的口 碑，培養了較好的營銷渠道和客戶羣體。但是，在新的市場競爭中，傳統的軟件商務運作模式已經成爲企業進一步發展的瓶頸，主要表現在以下方面：
1． 公司採集的銷售數據均是由各地分公司、專賣店從電話或傳真給總部的記錄統計，公司的各種數據流轉不暢通，客戶的需求信息不能快速響應，缺乏科學系統的數據分析。
2． 基於市場競爭的需要，公司須針對性的進行產品促銷和調價，每個店鋪均有一套自己的零售價和歷史調價記錄。
3． 倉庫的所有出入單據均需帶零售價。（包括內部之間的調撥單、退貨單）
4． 爲配合統計和盤點數據覈實，希望能得到每個店鋪每一天的進貨數量及金額、退貨數量及金額、銷售數量及實收金額、正品折扣金額、贈品折扣金額的報表。
5． 由於配貨部的工作需要，希望能更完善提供一些配貨功能。具體能詳細到每一個貨號的在每個位置裏的進銷退存的情況。
6． 希望按照公司一向的習慣及作風制定工作單據格式。
7． 半成品的購銷合成處理，由開始的訂貨合同，再自動統計布料的訂購、付款、倉存情況。
8． 需對產品生產過程的具體進行分析統計，包括它的發外加工的物料、標準用量、發料、實耗料、實際進倉及淨成本的統計。
如何整合這些資源，我們根據現在較爲成熟的技術，提出應用條件：
提出應用條件一定需要考察該企業的實際的資源，比如說現在正在使用的軟件資源、硬件設備、網絡設備、人力資源等情況。
同時，也需要藉助現有的社會環境，提出符合客戶要求的方案（投資、收益及和投資其他方面收益的比較）。
如此，企業對信息化的要求程度相對以前要高出許多。現在在大部分的連鎖專賣店鋪都有一臺網絡終端機，目的是把當時的交易記錄實時地進行彙總，減少當日的人 工報帳的有意識和無意識的錯誤性，同時也對各個區域的銷售情況做出當日的統計。但這類採用用終端機的模式投資大，應用專業性強，不利於企業內部的資源合理 利用和分配。

圖1：企業協同商務平臺-中小型應用
爲了解決如此的資源浪費，減少企業投入，增加企業信息化程度，拓展企業的信息應用範圍和應用趨向，我（基於公司的軟件開發的採用的工具和人力資源的基本情況，同時也針對我本人在Microsoft 商業軟件的應用經驗）提出小型應用的企業協同平臺，通過這樣的一個平臺，企業可以自由拓展自身的業務範圍。
企業級（主要針對中小企業）的在目前存在如下問題：
1． 企業門戶管理：該問題大多數公司都已經達到了，只是門戶的質量上有寫問題，沒有什麼不斷更新的內容。
2． 客戶關係管理：需要的很多但公司（中小公司）使用的較少。
3． 供應商關係管理 ：同上
4． 財務管理 ：都有，但無非是財務軟件，但和ERP的結合很不夠理想。所以如用友推出了NC平臺。
5． 人力資源管理 ：需要的很多但公司（中小公司）使用的幾乎沒有。
6． 知識管理：剛提出的概念。
7． 戰略管理：該提出的概念。
企業級的模式建立企業門戶，建立客戶關係、供應商關係，採用EDI來交互雙方的數據，節約開支，增加企業的核心競爭力。
我爲用戶提出的方案基本上採用基於XML數據交互形式的平臺軟件，同時也根據自身的因數和從客戶考慮採用Microsoft biztalk的平臺
3．ERP協同電子商務解決方案
以下說明我提出的協同解決方案和可擴展問題：
何謂小型應用的企業協同平臺：針對企業在各地設置有分公司或其他需要進行信息交互的企業，我們對企業內部平臺進行了擴展，以現實遠程應用和接入（該平臺的擴展僅僅在服務層面上，並不涉及到硬件設施的投入）。

圖2：協同電子商務—企業協同平臺
針對服裝行業根據其實質的應用範圍、應用模式、應用規模等該協同商務平臺解決了以下問題：
1、 銷售數據的採集與處理
銷售數據的採集與統計三種方式：
（1）銷售記錄，所有的銷售記錄都在Internet上填寫。第一次確認記錄銷售數據，庫存記錄未經審覈的數據。但只有經過第二次審覈時，庫存數據再被審批的真實數據更改（假如有更改的可能）。
（2）若存在銷售現場，則採用簡單的條碼採集設備，銷售數據傳給辦事處，辦事處再以Internet方式傳給總部更新庫存。
（3）若店鋪沒有連接上Internet的設備，則每天銷售數據電話或傳真公司，由公司代填入系統，記錄數據記錄。
2、價格管理
每個店鋪均有一套自己的零售價格及歷史調價記錄。另一方面，系統對定價的權限和級別有着既嚴格又靈活的方法，按照銷量範圍設定業務員定價的級別，在銷售業 務當中當銷量大小在業務員的級別範圍內，則該業務員被賦予定價的權力，但所定的價格也不得超過一個額定範圍。
通過對某一商品在不同時間段、銷售地點的銷售情況統計分析，通過對某一商品的產銷比的分析、暢銷商品排行榜等一系列統計數據的分析判斷，可以爲企業根據不同情況靈活制訂合理的打折政策提供幫助。
3、倉庫出入單據均有零售價格（包括內部調撥單、退貨單）
由於每個分店均有自己的零售價格，在系統中可以實現其功能。
對分公司間的調撥，公司一般可能存在三種情形，第一種：不涉及金額，只是倉庫之間的移倉，存貨所有權的簡單轉移；第二種地區之間以內部價進行調撥，主要考慮發生了倉儲和運輸費用；第三種則是地區之間以銷售價進行調撥，需開據銷售發貨單和進貨單。
另外，若設立銷售總公司，則上面第三種情形中的所有要貨單和調撥單，由銷售總公司確認，並進行分公司之間的協調，否則則由分公司之間自行協調和雙向確認，系統自動與正常的客戶銷售進行區分。
4、店鋪數據報表
由於所有單據均有數量和金額，在系統中可以實現其功能。
5、配貨處理
根據配貨中心的物流規程設計了入庫、出庫、出入庫信息及總庫存查詢統計、網絡通訊管理、代碼管理及系統管理等模塊。其中出入庫兩個模塊包含了散件或整箱出 入庫功能，可由手工錄入商品號或箱號，也可以掃描箱條碼直接錄入整箱商品信息，商品號或箱條形碼均通過代碼反映出商品的屬性信息，判讀十分方便。在查詢統 計模塊中通過精確或模糊查詢可生成各類統計報表及歷史數據。數據通訊模塊可完成由調配中心至工廠、營銷中心、各辦事處、專賣店等多個層面上的雙、多向數據 傳輸與接收，在局域網或廣域網均可實現。
6、公司習慣的單據格式
系統提供了大量美觀、大方的各種數據報表和柱、線、餅統計圖，直觀地顯示企業的運營數據，並且可以自由定製需要的數據報表和統計圖，滿足公司實際和業務發展的要求。
7、半成品的購銷合成處理
半成品（如布料）可以作爲商品處理，統計到進銷存中。
8、單件商品的追蹤
採用條形碼技術，給每一件產品編排一條形碼，使企業的管理者能夠掌握非常詳盡的生產、市場信息，可以方便地查到每套衣服的特性、生產、銷售的全過程。
8、渠道內部事務處理
充分利用Internet，將分佈在全國各地的分支機構有機地聯成一個網絡。通過電子郵件，將業務數據庫的更新信息自動同步到分佈服務器上，達到了既及時、高效，又低運行成本。
採取定製開發，充分實現成功企業的管理特色。財務存貨系統是根據我國的財務制度和企業特色，並結合業務系統而設計開發，能較好地反映財務人員的需求；銷售系統充分考慮到各種客戶的不同情況，按自營、代銷、經銷、批發等，作不同的處理。
藉助於網絡通信、Internet及分佈數據庫技術、採用集中與分佈相結合的形式，實現經營管理信息的動態共享，提供分析、統計功能，爲決策提供依據。
嚴格的用戶權限管理及信息的高安全性和可靠性。
根據以上的問題，確立該行業的供應鏈的結構，確立該企業在該供應鏈上的位置，確立企業的現有資源，爲企業提供一個完整的解決方案准備條件。
問題存在的條件下，如何解決問題是一個主要的、關鍵的問題所在，所以我們針對各個企業的不同，提供供企業發展的戰略負責人選擇的具有可行性的解決方案。
以下我爲該行業的供應鏈管理提出一個提綱：
4．供應鏈管理的解決方案
一. 軟件
軟件環境與應用構架：
1. 數據庫服務是基於Microsoft SQLServer2000，提供完整數據庫服務和數據分析。
2. Web 服務是基於Windows Advance Server 2000 /IIS4.0，提供良好的、簡易的Web解決方案。
3. MQ服務是採用Microsoft Biztalk Server2000，提供平面數據翻譯、平臺間溝通、數據的交換等信息交互的功能。
4. 郵件服務器是基於Microsoft Exchange Server 2000，提供完整企業級郵件服務，和信息系統有機相連。
5. 信息服務，是我公司提供的系統增值服務，該服務一方面基於手機短信平臺，該服務提供了最簡潔、最快捷的信息。
二．硬件構架
參見如下的建議構架。

圖3： 服裝加工/分銷體系電子商務系統架構
爲了適應信息快速發展的需求我們進行信息應用進行擴展：
1． 擴展而出的信息系統，在物理的設備上無須增加任何設備，僅在服務的項目上增添了可支持手持式的設備，一般如手機，PDA等。即系統可提供如短信平臺、E_mail平臺等向具有權限和需求的用戶發送信息。
2． 擴展而出企業間的數據交換系統，因爲本系統採用XML的標準數據格式，可以和具有可交換系統進行電子數據交換(EDI)。如此，大大地提高了信息交換的速度，也大大地提高了數據交換的準確性。
經過有效擴展，該平臺提供了完整的Web服務、郵件服務和信息服務，該信息服務涵蓋手機短信息平臺的應用、客戶端訂閱信息平臺的應用、郵件信息平臺的應用等。
面對目前各家公司所需信息的細化、深化和泛化，企業的信息平臺也針對性用於企業管理。該系統提供目前一切可能的人與人之間的信息交互、共享的途徑和方法。 同時系統爲決策者提供直觀的、冗餘的分析信息，也實時把共享性信息，發佈性信息通過各種渠道發佈給需要了解該信息的人員。
三. 供應鏈描述
供應鏈管理(SCM)應用是在企業資源規劃(ERP)的基礎上發展起來的，它把公司的製造過程、庫存系統和供應商產生的數據合併在一起，從一個統一的視角 展示產品建造過程的各種影響因素。SCM的以其靈活性和上市速度而文明，SCM幫助管理人員有效分配資源，最大限度提高效率和減少工作週期。維持持續的通 信和嚴密的集成是成功的關鍵，這一切都要從可靠的網絡基礎設施開始。
在廠家-消費者-供應商的基本關係中，各個參與者在供應/價值/需求鏈中起着多種作用。他們之間的互動日益加快，變成關係重大的事務，對給予支持的網絡基礎設施提出額外的性能要求。
着供應鏈的全球化，網絡的複雜性也增加了。所以，網絡基礎設施必須確保供應鏈所要求的數據完整性和性能。
SCM實施方案要求網絡具有以下關鍵特性：
互操作性：SCM必須能夠支持很多不同的網絡、應用軟件和數據庫資源。
可靠性：及時的事件路由要求部分網絡和服務器容錯，並具有冗餘。
可擴展性：成功實施SCM會使銷售量、定單和發運量大增，因此，基礎設施必須提供靈活性和可擴展性。
性能：由於SCM需要作出接近於實時的決策，因此，網絡必須接受高級的服務質量(QoS)機制的指導。
可管理性：網絡必須定期監控QoS和應用性能，還必須支持各種分析工具，並能夠管理信息流。
安全性：SCM功能採用Internet來實現。這就要求增加全面的加密措施和審覈措施。
（下圖爲服裝體系供應鏈）

圖4：服裝加工/分銷體系供應鏈
<注 designtimesp=19181 designtimesp=17899>：原材料供應商即爲布料供應商，對於服裝加工/銷售的企業一定需要關注到上游的原料變化，如此才能保證商品 的出貨不短缺、不間斷、不空白。半成品供應商則是承包生產某一類部分商品，在基本實施的基礎上保證源頭的貨源和生產的期限。
當然，信息系統的目的是管理好所有的客戶，分銷渠道上並不僅是如是幾種客戶類型，僅僅是有代表性的，所以必須針對不同公司再添加新的類型和分析該類型對渠道影響。
四．業務的系統構架描述
以下我們根據上面的供應鏈來實施系統。

圖5：服裝加工/分銷體系平臺級應用
進銷存系統：進銷存系統主要是對於業務數據的記錄，關心業務本身的變化，例如，原布料的進貨情況(當然也含有製造方面的資源過剩的來料加工)，半成品的進貨情況和承包加工廠商的加工情況（系統中考慮爲庫存的一部分）。
財務系統：所有相對庫存本身的有財務關聯的進出貨的情況，並由此產生的財務問題。
信息系統：基於郵件服務、手機短消息服務、訂閱信息服務等服務模式，向用戶提供信息平臺服務。
5．工作流的描述
工作的流程是提出解決方案需要論證的重中之重，現在的上ERP軟件的同時，也需要對企業流程進行重組。
無論什麼方面的應用軟件，數據採集和數據的表達是系統的兩個主要部分。系統在各個業務流程中採集數據，最後把數據採用各種報表的形式呈現給各個用戶。
1．業務操作
根據公司的業務流程，提供的業務操作。
針對性的業務操作設定相關的權限、相關的約束條件，允許或禁止某人進行某項操作。比如不是本公司售出機器不能退貨或進行其他操作。

圖6：服裝加工/分銷體系平臺—業務操作
2．帳務操作
根據公司的財務規定，提供的帳務操作。
根據公司和供應商、客戶間簽訂的協議，由帳務人員協調各類財務需求而進行整合的一系列操作。比如：根據和客戶達成的協議對客戶的價格進行調節，或和供應商達成的協議進行對入庫價格進行調節。

圖7：服裝加工/分銷體系平臺—帳務操作
3．營銷日誌
數據流參見業務操作；
1） 單件商品追蹤：若單件商品存在不同的條碼，則可以進行單件商品的追蹤。
2） 銷售、調撥日誌：對當天公司中業務、所有零售點業務、促銷點的業務、分公司的業務、商場專櫃業務進行詳細記錄。同時提供各類查詢方式給銷售經理和其他主管參考。
3） 付款和收款日誌：根據財務的資金出入進行記錄。
4．報表圖表
數據流參見帳務操作；
1） 庫存資金錶
2） 呆滯商品記錄及告警：對超過設定時間滯銷的商品進行告警。
3） 銷售日報
4） 銷售月、年報圖表：以棒圖或餅圖的形式顯示各種查詢的銷售。
5） 實時庫存和歷史庫存：歷史庫存需要人工結轉或設定時間進行結轉。
6） 下游點庫存：提供各種查詢方式，並可以查詢到該商品的條碼。
7） 零售點銷售日報：針對直屬所有零售點的銷售日報彙總。
8） 銷售毛利表：提供各種方式的查詢。
9） 各類盤點表：含蓋庫存盤點、資金盤點，按照盤點的結果和實際的情況對比，記錄差異及差異原因。
10） 調撥統計表：統計各個倉庫間的調貨、各個點之間的調貨。
11） 各類結轉表：按照公司規定的會計期間進行結轉，保存所得的結果記錄。
12） 其他各類業務操作日誌：記錄業務日常正常操作和異常操作。
5．物流
物流是分銷企業的重中之重。
系統根據服裝加工/分銷企業的操作流程，提供應用操作。
物流過程將產生商品在途等中間性不確定的信息，這些信息已經記錄入系統中，爲企業的銷售、調撥、分庫存放、配置轉換提供數據和預數據。
<注 designtimesp=19444>：XML/EDI數據僅僅在擴展而出的企業間的數據交換系統中使用，這個信息將提供企業協作的商務數據。

圖9：服裝加工/分銷體系平臺—物流操作
7． 總結（說的不該說的話）
有人說我熱衷於平臺級解決方案，我的回答：“這個不是我的錯，是我理解問題的偏差”，我的“偏差”在那裏，我原爲企業做平臺時，企業內部的各個軟件模塊混亂，無法進行各個系統間的接口。以下爲我的“偏差”做一些說明：
1．實施目的
ERP的實施關鍵是支持企業持續性的發展和提高和把企業的各種資源、各部門關係整合在一起。如果公司有產供銷各部門，實行的是OEM生產，因此要把各部門 整合在一起是很困難的。因爲各個部門的能力差別比較大，就可以採用木桶原理，把短的、長的分別找出來，進行資源的整合，這是企業上ERP系統最主要的目 的。可以通過一些項目一期的實施，把公司所有的關鍵業務完全系統化，災進行公司其他戰略的關鍵的步驟。
2．制度整合
解決方案的目的最重要的是對制度進行整合。以前公司也有各種規章制度，但人的隨意性非常強，缺乏自律，今天做了，明天愛做不做，後天就可能不做，很多制度 沒辦法徹底執行。但系統處理就非如此，若規定了如此執行，今天、明天、後天都得這樣做。例如做一張生產訂單，它的過程是什麼樣的，要經過誰審批，依據什麼 審批，審批的額度是什麼，系統都定好了。就是把一些規章制度內化到了系統裏面。個人將各盡其責，比如：銷售經理就不用擔心對不同的經銷商有厚此薄彼的問 題，可以專心去管理市場、開拓市場。
3．業務流程的改造
ERP實施需要有一整套企業管理的規範和標準，企業業務流程需要不斷地改進，ERP實施當中其公司的流程需要進行適當地改動。如目前財務管理中的以成本管理爲中心，要轉化到以利潤爲中心的角度去考慮。
企業內數據信息的標準也將得到統一。比如：過去對於銷售數據的界定，會有幾種不同的看法，例如以訂單爲準，以訂單發貨爲準，以開發票爲準，以收到款爲準， 導致數據在各個部門的統計口徑不一致。在系統上將得到統一，只有發貨過賬纔算銷售，才影響到信貸。
4．對分公司集中的管理
分公司基本上也可以當成經銷商來管理的。經銷商和分公司各有自己的銷售網絡，有自己的專賣店。
5．協作商務
以前，許多經銷商的店面、庫存分析也就是幾張報表，有的還很原始，是手工的；送貨、發貨也沒有一個規範。該系統，首先就是要做起一套店面管理的標準，前臺 用於店面管理，後臺的就把相關的業務做起來，如退貨、配貨等簡單的功能，還有庫存的管理、銷售的管理等。
有些經銷商用得比較好，可以每天把各個店的銷售數據都存進MIS裏，當天進行分析，決定第二天給哪些店配哪些貨，可以做到大幅度地減少庫存，提高庫存週轉 率。建立電子商務系統的接口，將來我們全國各地所有零售商的資料都會定期地放到我們的ERP裏來。所有的零售數據都可以通過它進入。那時，這裏掌握的就不 僅僅是總公司本身的人、財、物的信息，還包括零售市場的信息。我們今年的目標是把零售系統和ERP系統整合起來，把原來分散在公司各個角落的信息用起來。
在總公司和經銷商信息互動方面，我們做到了總部會給經銷商一些指導性的意見，幫助他們做一些分析。反過來，零售環節有關的產品信息、庫存信息、客戶信息可以做爲總部開發新產品、制訂市場策略的參考。
當然，最後的情況就是對方案做個小結：
(在以上實話實說上添加一點虛頭。。。)
從各家實施的案例可以看出，Internet和電子商務是一把“雙刃劍”，建立Internet時代的高效運作和管理體系是當前加工/分銷（特別是分銷型 企業）公司。電子商務仍然是商務，僅僅前所未有高效率信息交流，當然這也不是簡單商務網絡化，相應企業需要員工在操作概念上進行相應的轉變，對於該轉變我 們已經在實際的實施中取得其平穩過渡的良好經驗。
固然，此應用方案是立足於基礎的業務操作，實施企業網絡化過程中採用的是逐步深入的過程，這個過程在系統的實施案例中我們有很好的成功的經驗。