信息技術外包：中小企業信息化之道

來源：中國論文下載中心     [ 08-08-07 10:00:00 ]    作者：劉福來     編輯：studa0714

[摘 要] 信息技術外包模式能夠整合企業 外部信息技術資源，解決中小企業信息化的“瓶頸”，是我國中小企業信息化建設的一條有效途徑。本文分析了中國 中小企業信息化存在的主要問題，剖析了信息技術外包對中小企業信息化產生的積極作用，並對如何推進信息技術外包服務提出了建議。

 

      [關鍵詞] 中小企業；信息化；信息技術外包
　　　
　　我國中小企業在信息化進程中，受到環境、人才、資金、員工意識等諸多因素的制約，從總體上看信息化水平低下，進程緩慢，效果不理想。導致這種結果的深層原因是中小企業在信息化建設中仍按照傳統的信息化建設模式，即：企業建立信息部門，採購硬件設備搭建網絡 平 臺，配置應用軟件，系統上線。這種模式一次性投資大，系統軟硬件維護量大，需要配備信息化專門人才，而這與中小企業資金短缺、人才缺乏的現實狀況又形成了 強烈的反差。因此，爲了提高中小企業信息化效率，降低風險，必須改變傳統的信息化建設模式。信息技術外包模式能夠整合企業外部信息技術資源，解決中小企業 信息化的“瓶頸”，這無疑是我國中小企業信息化建設的一條有效途徑。
　　
　　一、中小企業信息化面臨的困境
　　
　　1．信息資源浪費，信息化效果不明顯
　 　中小企業爲了迅速改善經營狀況，提高市場競爭力，投入了大量資金建設信息系統，但是，由於應用層次較低，較少涉及到核心業務；軟件中的許多功能模塊長期 閒置，軟件中內含的管理思想未得到貫徹，硬件設備未充分發揮作用，因此，難以達到資源優化配置、降低成本、提高管理決策水平的目的，在某些方面甚至增加了 員工的工作負擔。
　　2．信息化人才短缺且流動性大
　　企業信息化建設是一項複雜的系統工程，技術含量高，需要擁有一批具備豐富IT經驗的高級人才，才能保證信息系統處於良好的運行狀態。但就目前來說，中小企業提供的環境難以吸引或留住這些人才，因此，人才問題一直困擾着中小企業，成爲中小企業信息化建設的“瓶頸”。
　　3．經營模式變化快，信息化成爲企業的“黑洞”
　 　中小企業最主要的優勢是經營管理模式靈活多變，但經營管理模式的變化將引起業務處理的改變，業務處理的變化又會導致原來量身定製的系統不再適合新業務的 要求。如果不修改系統，老系統就難以支持新的業務處理，原來的投入就會被閒置，就將回到手工處理狀態。而如果修改系統以適應新業務要求，又需投入資金，且 因業務處理不斷變化，修改系統的投資變得沒完沒了，成爲企業永遠填不滿的“黑洞”。
　　4．資金短缺，籌資困難
　　按照傳統模式建設信息化需要一次性投入較多的資金，而中小企業本身資金較爲缺乏，因此資金問題成爲中小企業信息化建設的另一道“瓶頸”。
　　除上述問題外，中小企業還存在員工觀念陳舊、企業信息制度執行不力、信息基礎設施薄弱、信息化建設與企業管理變革和制度創新不相適應等問題。要解決這些問題，必須尋找科學 、有效的中小企業信息化建設策略。
　　
　　二、外包是中小企業信息化的有效途徑
　　
　　1．信息技術外包及其特徵
　 　信息技術外包是企業將全部或部分信息功能包給信息技術服務商，並支付費用，信息技術服務商提供資源和專業技能，交付相應的服務。該模式體現了資源整合的 戰略思想，是企業內外在功能、活動、過程和服務方面的優化配置。信息技術外包除具有各種職能外包的共同特點外，在許多方面有其獨特性：(1)它是一種合同 協議，企業與外包服務商之間是一種委託代理關係，在委託代理過程中，存在着商業機密、外包服務商道德等風險，管理外包關係，控制風險是該模式的難 點。(2)外包服務內容廣泛，層次與類型各異，服務方式靈活，能夠滿足衆多中小企業對信息化的個性化需求。(3)企業與服務商是一種長期的戰略合作伙伴關 系，正常合同履行的時間比較長，短則3至5年，長則幾十年。(4)信息化建設不僅涉及技術因素，還涉及到企業的人文環境、管理基礎等因素，在外包服務過程 中企業必須營造信息化環境，加快管理創新的步伐，才能凸顯信息化的成效。
　　2．信息技術外包服務的優勢
　　在傳統模式中企業注重 的是“自我擁有”，在外包模式中企業注重的是“外部借用”，從表1可以發現，兩種模式在信息化的成本和有效管理等方面存在較大差異。選擇信息技術外包服務 的中小企業將取得明顯的優勢：(1)企業信息系統建設初期投資與持續投資大大減少，降低運營成本，解決資金困難，化解投入大量資金建造信息系統所引起的投 資風險，(2)繁瑣的系統日常運行管理與維護和系統升級等工作由專業服務商承擔，企業可以專注自身的核心業務。(3)企業可以享受到最新的信息技 術。(4)服務商可根據企業業務需要，配置調整信息系統，企業不受系統升級困擾，解決信息化的“黑洞”問題。(5)信息化項目實施週期短，見效快，能加快 信息化建設的步伐。(6)企業無需根據信息系統規模設置相應的人員或部門，解決了困擾企業缺乏信息化人才的難題。(7)由於有專職的諮詢、培訓和方案論 證，企業可避免走信息化彎路。

 

　三、推進信息技術外包服務的舉措
　　
　　根據以上分析，信息技術外包服務對中小企業 的 確具有很大的誘惑力，它可以解決中小企業信息化建設中面臨的許多難題，對加快我國信息化建設的步伐起到積極的作用。雖然國外信息技術外包的理論和實踐較爲 成熟，但國內信息技術外包尚屬起步階段，表現爲“市場交易環境不完善，服務商實力不夠，用戶認知度不高”。爲推進我國信息技術外包發展 ，進一步推動中小企業信息化進程，需要政府、服務商、中小企業協同努力。
　　(一)營造環境
　 　1．建立鼓勵和優惠政策。近幾年來，我國各級政府對推進中小企業信息化非常重視，加大了宣傳、推動和支持企業信息化的力度，每年從財政撥出專款資助企業 開展信息化建設，但是效果並未達到預期的目的，甚至出現套取經費的現象。政府能否改變資助對象，以項目的形式，重點資助扶持一批具有發展前景的外包商，將 資金用於外包服務商的軟硬件建設及人才培養。同時，必須對服務商的建設目標與標準做出明確規定，明確服務責任及服務對象，對服務的績效進行評價。對管理規 範、服務到位、信譽高、企業反映良好的服務商給予低息或無息貸款，甚至實施減少稅收的政策，加強對國內服務商的管理和支持，培育一批適合我國中小企業信息 化建設的信息技術外包服務商。
　　2．制定完善信息技術外包服務市場的法律 、 法規及行業標準。有關調查表明，衆多中小企業難以下決心選擇外包策略的重要原因是對信息安全及服務質量的擔憂，信息安全關係到企業的生存，重要資料的泄露 將會給企業帶來災難性的破壞，因此，有關法律、法規的建立健全對促進信息技術外包服務業發展，規範市場，推動中小企業信息化建設能起到保駕護航的作用。政 府應在完善現有的《中華人民共和國信息系統安全保護條例》等法規基礎上，在信息技術服務業的業務範圍、收費、權利及責任等方面制訂法律、法規，研究制定信 息技術外包服務行業的運行標準，使得標準化的外包管理成爲可能，規範行業行爲，建立有序的服務市場，防止惡性競爭，解除中小企業選擇外包的種種顧慮。
　 3．從整個社會角度整合信息技術資源。目前，國內有一些行業的大型企業成立了信息部門，擁有先進的軟硬件技術及一批高素質的信息化人才，信息資源豐富，實 力強勁。他們靠行政手段承擔所屬子公司的信息系統管理與維護工作，其服務屬於後勤性質。從整個社會角度看，信息資源未得到充分利用和開發，可以將這些部門 轉換身份，從原來企業中獨立出來或與其他服務商進行整合，面向社會，面向市場，爲原來企業提供服務的同時可爲衆多中小企業提供外包服務。
　　 (二)創造優質服務。隨着國內衆多中小企業對信息技術外包服務的認知度逐步提高，以及我國企業信息化建設的整體需求，可以預見，國內信息技術外包服務市場 的前景將非常廣闊，國外許多服務商已盯上這塊誘人的“蛋糕”，我國服務商必須充分發揮本土化優勢，打造服務品牌，以取得競爭優勢。
　　1．研 究信息化市場需求，明確自身發展定位。企業信息化是技術性強，與企業生產類型及管理方式密切相關的複雜的系統工程，對於資源有限的服務商來說，不可能對各 種類型的行業都提供全面優質服務，因此，服務商要構築自身的核心能力，必須研究信息化需求市場，細分市場，根據自身優勢，選擇“行業應用”或“某些類型業 務應用”的發展思路，注重某行業或某類業務可以快速積累經驗，在行業內創造成功實施的案例，樹立某領域內的品牌，鎖定客戶，辦出特色，杜絕搞小而全。
　 　2．樹立“長期合作，簿利多銷”的合作理念。雖然企業信息化是一個長期的過程，但企業與服務商的合作可能呈現動態特性，企業對服務商的服務質量不滿意或 服務費用過高可能另投其他服務商。外包服務商應注重長期客戶關係的培育，提高客戶的忠誠度，追求長期客戶價值理念。不能一心想着如何從用戶那裏多收取技術 服務費，盤算着如何控制用戶以保證用戶不會跑掉。只有以強大的技術體系和品牌優勢爲支撐，提供優質服務，讓用戶覺得用得好，用得省錢，纔是穩住用戶的上 策。此外，國內大多數中小企業資金缺乏，不可能投入太多資金用於信息化建設，尤其在外包市場起步階段，企業不會冒險投入太多的資金。因此，服務商必須採取 “簿利多銷”的策略來吸引更多的中小企業選擇信息技術外包方式開展企業信息化建設。
　　3．加強信息技術外包服務相關技術研究，創建適合我國 國情的信息技術外包新模式。我國信息技術外包服務起步較晚，雖然近幾年增長速度較快，但整個市場尚未建立，成功的案例與經驗較欠缺，有待於進一步完善。面 對我國中小企業羣體對信息技術服務“拉動需求”，必須研究創建適合中小企業信息化“投資少、見效快、風險小、靈活性大”特點的商業服務模式。藉助高等院校 和科研院所的技術優勢，應用先進的信息技術和現代 化管理技術，堅持技術創新與管理創新相結合，研究建立適合我國中小企業業務操作模式和管理模式應用服務技術平臺，並在實踐中不斷應用與發展。
　 　4．建立約束機制，強化技術服務人員的職業道德素養。信息技術服務是知識密集型行業，技術服務人員必須熟悉企業管理與信息技術，具有豐富的實踐經驗，具 備良好的職業道德。由於外包服務過程中，可能涉及到企業的信息祕密，一旦泄密，服務商將承擔法律責任。因此，技術服務人員的職業道德素養顯得非常重要，服 務商必須採取有效措施提高他們的敬業精神和品格，對於新招聘的員工，必須簽訂工作安全保密協議，定期進行專業的技能培養和職業道德教育 。根據信息保密程度，建立人員權限制度，防止閒雜人員訪問和接觸機密數據。
　 　(三)勇於實踐。我國信息技術外包市場初見端倪，競爭格局逐漸形成，近幾年市場交易呈快速增長態勢。據有關調查資料，到2008年，我國信息技術外包規 模將達到約150億人民幣。這必將給我國中小企業帶來機遇和挑戰，從節約成本、快速反應市場、分散風險的角度看，外包是許多中小企業遲早要面臨的問題，我 國中小企業必須根據自身實際情況，勇於實踐，從中獲取競爭優勢。
　　1．從企業戰略發展角度審視信息技術外包。美國學者比恩認爲，競爭是工業 化社會的價值觀，而知識經濟 時 代的價值觀是合作，整合成爲現代企業運營和發展的主流方向，也是獲取最大利潤空間的一種戰略能力。中小企業在信息化過程中必須進行多種資源、多種渠道、多 種手段的整合，不僅降低企業在信息系統運營維護方面的日常開支、降低投入成本，同時，企業將更多的精力和資源投入自己擅長的核心業務，將輔助性的業務、非 核心業務交由外部承擔，以培育企業核心競爭力。因此，選擇信息技術外包服務是中小企業實施長期發展戰略的需要。
　　2．牢記在外包管理過程中 企業的主導地位。“三分技術、七分管理、十二分數據”是企業信息化的成功之道，這是不爭的事實，外包服務商主要是在技術資源方面爲企業提供有力支持，而企 業員工的觀念、業務流程、組織結構變革及信息源的組織與開發、信息制度的執行等方面是外包服務商力所不能及的，而這洽洽是信息化成功的重要因素，因此，企 業不要誤認爲選擇了外包就可以卸包。外包只是將企業IT的部分或全部控制工作交給一個外部組織，爲企業快速實現信息化提供了技術基礎，企業可以從基礎設施 的日常管理維護、系統運營中解脫出來，將更多的精力用於信息技術環境下組織的管理創新和制度創新方面，狠抓基礎管理規範化工作。因此，應牢牢記住信息化建 設的規律 ：“信息化程度越高，企業越注重規範化運作，流程越有效”。