作者：曲軍
2018年12月18日 於東京
4.1 日本企業的文件管理見聞
防止油泥漫溢
企業在日常的經濟活動中，需要在很多合同和文件上蓋章。據我觀察，有些日本企業的員工，在合同或者文件上蓋章之後，會立即在蓋章以及簽字之處暫時貼上一張報事貼或者蓋上一張小紙條。
參見以下圖片，籤蓋人在一份文件的最後一頁蓋上騎縫印章之後，爲了防止油泥漫溢，立即貼上了一張不同顏色（便於分辨）的報事貼。
這種做法雖然簡單但很實用，不僅可以立即分辨合同文件的具體簽字蓋章之處，而且也可以防止剛剛蓋章和簽字的地方發生油泥漫溢。
加蓋騎縫印章
在日本，很多專業服務機構出具專業報告書時，有時候會在報告文件原本的最後一頁，加蓋一個騎縫章。這不僅是爲了防止報告文件被僞造，而且也是爲了主動給專業報告使用者更多的信任感。
據我所知，在報告文件上加蓋騎縫印章，是日本專業服務行業內的一種傳統文件管理措施。參見以下圖片，這是一種在文件最後一頁上加蓋騎縫印章的方式。這種方式比較常見，做爲舉例，僅供參考。
防止塑夾裂開
有些日本企業員工存放文件以及傳遞文件時，習慣上使用透明的塑料文件夾。這樣不僅防止文件的內容被塗抹受損，而且也便於文件的整理存放。據我觀察，目前被一些日本企業工作人員經常使用的塑料文件夾，有以下三個最基本的特徵。
1，塑料文件夾的塑料硬度適中。
目前日本文具店出售的塑料文件夾，一般硬度適中，不會太軟，也不會太硬。太軟，無法保護文件，太硬，容易劃傷使用人。因此，適當的塑料文件夾硬度，是不僅保護文件，也不容易劃傷文件夾使用人。
2，塑料文件夾的側面有一個半圓形小孔。
通過這種半圓小孔拿取文件很方便，只要折起這個小孔就可以輕鬆取出文件。這個半圓形小孔的位置，一般是在塑料文件夾的右側上方，便於尋找和摺合。
3，塑料文件夾下面有一個三角小孔。
這個三角小孔可以把開合文件的空氣壓力分散，延長塑料文件夾的使用壽命。打開或者摺合文件時，空氣壓力會直接作用在這個三角小孔。如果沒有這個三角孔，多次開合後，塑料文件夾會從下方的粘合處裂開，多次開合後就會破裂報廢。
關於上述塑料文件夾，參見以下圖片，做爲舉例，僅供參考。
塑夾郵寄文件
有些日本企業的員工，在向外部單位郵寄重要的文件資料時，會先把文件提前放入一個塑料文件夾內，然後把塑料夾和文件一起郵寄出去。這樣做的目的，是爲了保護塑料夾內的文件，在郵寄途中不容易被割劃損傷以及預防被水弄溼。
參見以下圖片，先把文件資料放入塑料夾內，然後再把這個塑料夾封入文件袋內。
加蓋封口印記
在向客戶郵寄信件時，有些日本企業的員工會按照企業內部的文件管理規定，在信封的封口處，加蓋一個封口印記。關於封口印記的樣式多種多樣，有的企業使用的是一個“緘”的漢字，有的企業使用的是“封緘”二個漢字，也有的企業使用的是“企業名稱”加上“封緘”漢字的橡皮章。
加蓋封口印記的樣式，參見以下圖片，做爲舉例，僅供參考。
當然，我也見過一種做法是直接在風口處畫個叉字。不過，有些日本企業員工們解釋，爲了避免收信人心情不好，還是加蓋“封緘”之類橡皮章的方式感覺比較好。據我觀察，這種橡皮章一般放在企業的公共辦公文具櫃裏，本企業員工可以隨便使用。
預填附件清單
在希望客戶回寄文件資料時，有些日本企業不僅會寄出信封內附加一份文件資料清單，而且也會把希望客戶回寄的文件資料名稱，全部預先填寫在回函信封上。寄信人在把相關資料裝入信封后，可以直接在信封上標註一個記號，表示已經確認過相關資料。這種文件管理辦法，不僅可以便於客戶在郵寄回函時，檢查文件資料是否齊全放入在信封內，而且也便於企業回收文件資料時，立即確認一下客戶回函的文件資料是否有遺漏或者差錯。
關於以下圖片，是一些日本企業在回函的信封上，預先打印上的希望客戶提交的資料清單。做爲舉例，僅供參考。
規定保密措施
據我觀察，很多日本企業都規定了詳細的文件保密措施。關於以下列舉的文件保密措施，雖然並不一定適用於所有日本企業，所涵蓋的措施內容也並不全面，但是值得參考借鑑。
1，保密等級。文件發放人在發放文件之前，不僅需要檢查文件內是否夾有應當保密的信息，而且也應當確認一下文件的保密等級。
2，分類等級。文件編寫者必須提前申請文件的保密等級；文件發放人必須嚴格按照文件的保密等級發放與回收。關於文件的等級分類，包括但不限於：禁止企業外部傳閱的文件、禁止其他部門傳閱的文件，禁止管理層以外員工傳閱的文件。
3，回收記錄。所有應當回收的重要文件，傳閱後必須立即做好發放回收記錄；有些日本企業規定了嚴格的文件回收歸檔期限，例如包括但不限於：會後立即歸檔禁止照相的文件，發放當天內必須歸檔的文件，發放數日內必須歸檔的文件。
4，限制傳閱。如果是機密的會議文件需要在會議上傳閱，必須請示業務主管領導簽字批准，並記錄傳閱時間以及傳閱人員；
5，限制複印。如果是機密的會議文件複印，必須請示業務主管領導簽字批准，並記錄複印內容；
6，記錄打印。很多公司內的打印機，都有自動記錄打印文件履歷的功能。任何員工的任何時段的打印文件，都被自動記錄在打印機內。
7，限制打印。有一些公司規定，嚴格保密級別的公司文件，任何員工一律不得擅自打印。有一些開會時需要閱讀的機密文件，只能在電腦內電子閱讀。
8，廢棄管理。企業員工必須把不需要的會議文件，投入《機密文件箱》或者使用《碎紙機》立即自行處理；
9，空殼電腦。有一些日本企業員工外勤使用的手提電腦是空殼電腦，這種電腦內不僅沒有任何文件信息，而且也沒有任何保存和備份文件的功能。
10，雲端工作。有些日本企業員工的外勤工作專用電腦，除了上網收發郵件，主要功能是在雲端閱讀文件或者編輯文件。因此，企業員工在外勤工作中萬一丟失了這種電腦，也不會丟失雲端的任何資料信息。
11，清理桌面。有些日本企業的辦公區內，每個員工的桌子上沒有任何文件，“人在文件在，人離文件離”。有些企業明文規定，任何員工處理中的任何文件，都必須處於自己視野之內，離開辦公桌就要把文件存放進辦公桌內或者歸檔存放。
12，禁用U盤。有些企業明文規定，禁止本企業的員工使用任何客戶的USB。禁用外部單位單位的U盤的目的，據說不僅是爲了防止電子文件的病毒感染，而且也是爲了防止由於U盤的丟失或者被盜用而導致的文件內容泄漏外傳事故。
機密文件處理
有些日本企業內部規定，必須把廢棄的重要文件投入<機密文件箱>或者使用<碎紙機>進行碎紙處理。但是也有些日本企業不相信任何外部服務機構，明確規定所有需要報廢的重要文件，必須由本企業員工本人，親自使用碎紙機自己完成碎紙。
在日本，使用機密文件箱處理報廢文件的管理方式，也催生了幾家專門的保密文件回收服務公司。這些公司的工作人員會根據簽訂的回收報廢文件日程表，定時在企業總務人員的陪同監督之下，從<機密文件箱>（參見以下圖片）內回收文件。這些公司也會在銷燬文件之後，向企業提交機密文件處理證明書或者銷燬文件實施報告書。
這些回收公司的工作人員，一般是穿着文件回收服務公司的統一制服，胸前佩戴工作證上崗。據我觀察，這種工作證是一個印有姓名和本人照片的胸牌，給人一種信任感。
關於以下圖片，是一些日本的文件回收公司在網絡上的宣傳廣告，做爲舉例，僅供參考。
標註蓋章位置
據我觀察，有些日本企業在即將簽訂的合同書或者重要文件上，提前標註了具體的蓋章位置。據瞭解，這往往是有顧問專家參與協助的結果。因爲，很多日本企業在簽約重要合同時，一般會聘請律師或者是行政書士事先參與審閱。
這些顧問專家中，很多是經驗豐富的合同專家，除了參與審閱合同內容之外，指導的一些合同文件的注意事項，應該是包括但不限於這種標註蓋章位置的做法。關於下圖，做爲舉例，僅供參考。
預備印泥紙巾
日本的銀行、郵局、以及不動產中介公司等服務性行業的企業，在與顧客簽約時，一般是在服務櫃檯或者簽約現場，提前擺放好印泥紙巾。當顧客簽章後，企業員工會主動把擦拭印泥的紙巾雙手遞交給顧客。
在顧客把印章上的印泥擦拭乾淨後，企業員工會立即雙手接住使用過的印泥紙巾，統一收集在一個小盒子內。當顧客離開簽約現場後，工作人員纔會請把這一些紙巾當作垃圾扔掉。
關於以下圖片，做爲舉例，僅供參考
檢查覈對印章
據我觀察，有些日本企業在簽訂合同書或者重要文件時，規定了一個重要的工作是檢查一下籤約對方企業或者個人客戶的印章是否正確。據我觀察，有一些日本企業的業務部門，至少是從以下幾個方面檢查合同書或者重要文件上加蓋的印章否正確。
1，印章的公司名稱是否正確；
2，印章的公司名稱是否清晰；
3，印章的加蓋位置是否正確；
4，印章是否與以前的一致（若有）；
5，印章是否沒有通過銀行審查通過（若有）；
6，印章是否與印鑑證明書一致；
等等。
關於下圖，是一些日本企業的印章檢查記錄形式舉例，其中有一欄是專門記錄檢查印章的欄目。當然，這種合適並不適用於所有企業，做爲舉例，僅供參考。
獲取印鑑證明
在日本，與一些日本企業簽訂重要合同以及簽署重要文件時，除了蓋章以及簽字之外，有時候還會被要求提供蓋章人的印鑑證明書原本。一般而言，通過印鑑證明書上的印鑑影印樣本，可以先從直觀上檢查一下合同或者文件上的印章是否存在差異或者虛假。
在日本，如果是公司等法人，其印鑑證明書需要從法務局有償（數百日元）獲取；如果是日本國籍個人以及在日有長期簽證的外國人個人，其印章證明書需要從當地區政府有償（數百日元）獲取。
關於以下圖片，是日本法務省在其官方網站上公佈的發行印鑑證明書等資料證明的手續費一覽表。
互相粘貼稅票
很多日本企業之間簽訂合同時，一般會互相給對方提前粘貼上印花稅票，並加蓋一個騎縫章。參見以下圖片，這是常見的一種互相信賴方式的簽約習慣，各自提前把印花稅票粘貼在合同裏的指定位置。這樣做的好處是可以互相避免漏貼印花稅票。
當然，據我觀察，也有一些日本企業通過以下一些簽約方式合理合法避稅。
1，只簽訂電子版合同。根據日本稅法規定，電子合同屬於印花稅的免稅對象。
2，儘量簽訂基本框架合同。根據日本稅法規定，無金額記載合同的印花稅是200日元。
3，爭取分解合同金額。根據日本稅法規定，很多金額未滿一萬日元的經濟類合同屬於印花稅的免稅對象。
關於以下圖片，是日本國稅廳在其官方網站公佈的日本印花稅稅率一覽表（2018年11月末時點）。
禁止飲料上桌
據我觀察，有些日本企業在簽約時有一個禁忌餐飲的細節。即簽署資料時以及整理資料時，禁止桌子上放置任何飲料。據說，這是因爲在有些企業發生過一些文件被茶水損壞過的小事故。
例如，熱咖啡或是糖類飲料把重要文件弄溼弄髒，翻動文件時不小心把咖啡或者飲料杯子打翻等小事故。因此，日本企業文化中的一些小細節，往往是從日積月累的經驗教訓中總結出來的。
文件刪除協議
據我觀察，有些日本企業在委託中介服務諮詢機構專業服務時，會在委託合同中特別要求增加一項關於文件刪除的協議內容。
即在相關合同中明確規定，中介服務機構在完成專業服務後，必須立即刪除電腦以及任何雲端設備或者數據服務器上內的所有該企業提供的任何文件資料。而且，合同規定，中介服務機構還必須向該企業提交一份已經完全刪除了所有電子文檔的書面證明書。
文件更新記錄
據我觀察，有些日本企業的文件在最後一頁，一般會列表記錄文件的所有更新記錄。這些記錄包括但不限於以下項目內容，做爲舉例，僅供參考。
文件編號
更新日期
更新人員
更新頁碼
更新內容
更新次數
等等。
文件編號規則
據我觀察，有些日本企業不僅規定所有文件必須連續編號，而且也制定了嚴格的文件編號規則。這些編號規則多種多樣，但有一個共通點是所有的文件編號都至少涵蓋了文件管理單位、文件業務分類、文件編號。
例如，關於“123-456-789-002”這個文件編號的含義可以解釋爲：組織編碼爲123的某子公司制定的編號爲456（假定456是採購業務類業務）類業務的第789號文件。關於上述文件編號最後的002的意思，表示本文件是第2個更新版本。做爲舉例，僅供參考。
謝謝您的以上閱讀。
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