曾經以前,很多時候的我們的團隊例會,總是總是浪費了大把的時間,開着開着,跑題了,有時候甚至跑遠了。自從學習了《高效會議5個標準》,對我來說收穫很大,對今後開會前的準備,更有方向和目標。
那麼一個優秀會議的標準有哪些呢?
優秀會議有五個標準,分別是:
會議前準備要充分,要提前明確開會的目的
與會人員要明確角色,比如誰負責召集會議,誰負責記錄會議,誰負責整理會議紀要,誰是主持會議的,誰是旁聽的,等角色要明確。
會議過程中,要學會換位思考。對於換位思考的方法,要認真看待所面臨的困境;守住底線;留下空白,事先導入問題
會議充滿創意,要集思廣益,最好的方式是頭腦風暴。不批評不反對不評判,鼓勵大家敢於去創新。
會議流程要科學,課程中樊登老師提到一個工具:平行思維,可以理清會議流程,讓會議更高效,讓決策更科學
你曾經組織或參與過的會議,都有哪些問題?如果你是領導,組織大家開會,你會如何把控開會的節奏?結合本課程和自己開會的經歷來描述,可列出3~5條要點。
案例分析:
我們團隊每週一都會開一次例會,覆盤上一週的工作,以及安排和計劃未來一週的工作。
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以前,我們開例會特別隨意,大家做一次,一會兒聊到這個,一會兒又聊到那個,每一個話題都可以展開去很多事情,經常是會議進行了兩個小時,第一個議題還沒談完。
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現在,我們的例會是這樣開的。
1.每週日晚上,每個人針對自己負責的工作和項目,在羣內提出下週需要解決的問題或者需要對方配合完成的工作,列出清單,並標註對接人。
2.開會時,一個主持人,把握整體會議節奏,並且做會議記錄,其他人針對自己的項目進行闡述,需要其他人配合完成的,提出截止時間和最終要達到的效果。在提出問題時,需要大家頭腦風暴提創意,大家只提,不反駁,只記錄,個別情況會議後私下溝通。
3.會議結束後,主持人提交會議紀要,並再次和項目負責人確認工作要求、完成目標、以及最終截止日期。
4.在接下來的一週內,及時跟進進度,有任何問題及時提出來大家溝通,共同來解決。
5.從今年疫情的影響,我們團隊開始進行線上會議,有一點堅持得特別好,也要推薦給大家的,就是:每日每天晚上提交“今日覆盤和明日計劃”,對團隊整一個工作效率提高了很多,而且可以從別人的覆盤和計劃中,及時瞭解進度。