1、召集会议
在项目结束时，项目经理要以最快的速度召集项目覆盘会议，比较理想的时间是项目结束后两周内进行复盘。如果时间过得太久才开会覆盘，记忆中的事情会被其他事情影响或冲淡，变得模糊不清。
项目经理可以考虑将项目覆盘会变成一次庆祝活动。会议时间至少要保证每个人发言时间不少于20分钟，如果是长期的、连续的和复杂的大项目，还应适当延长时间。
2、人员邀请
如果有一个类似的项目正准备开始，或已经开始，那么邀请这个新项目小组成员参加覆盘会，将是非常有价值的事情，因为这样可以让刚刚总结出来的经验，立即派上用场。
3、任命联络人
要保证项目覆盘的各项工作顺利推进，必须指定一名独立的联络人。这个人最好是与这个项目关系不大的第三方人员。联络人的核心职责是引导大家讨论、开好项目覆盘会，他不必熟悉要讨论的内容，也不必是项目业务方面的专家。
4、回顾目标
项目覆盘也要从最初的项目目标开始，预期的目标是什么？最终结果是什么？。
是否达到了预期目标”，并可以按照项目的“关键成功因素”或“关键绩效指标”，逐个了解项目是否实现了预期目标，是否让客户满意，包括工期、成本、质量等。
5、过程回顾
对于大型或复杂的项目，应该重新审查项目计划，将计划和实际进行的情况进行比较，找出其中的差距。如果可能的话，项目经理可以描绘出项目的“全貌”，这样会很有价值。
联络人可以和小组成员一起，画出一个项目实际进度的流程图，同时确定各个阶段的核心任务、关键步骤和决策点。使用这种方法，我们可以发现项目哪些部分延迟了、哪些提前了、哪些完成的效率很高、哪些拖拖拉拉、哪些部分小组成员还不大清楚做到了哪一步。
6、分析成功的原因
做得好的，找出成功的原因，总结出重要的、可以重复使用的经验和建议。
我们应该尽可能积累好的实践经验，并尽量避免错误。
在这个阶段，可采用团队对话引导的方式，让大家畅所欲言，以开放的心态自由探讨，不压制任何不同的声音，并将冲突引导为富有建设性的、创造性的对话，逐渐达成共识。
7、找出困难和改进建议
项目覆盘应放眼未来，不要纠缠于过去的错误。但是，找出“绊脚石”和容易犯的错误能规避将来再犯同类错误，这也是很重要的。
下面的一些问题会非常有用。
在当时给定的信息和知识条件下，我们能做得更好吗？
在现有的信息和知识条件下，我们怎样把这些项目做得不一样，以保证获得更大的成功？
根据你现在的经验，你对将来这类项目的小组成员有什么建议？
如果下次仍有机会做类似项目，你会在哪些方面采用不同的做法，以便做得更好？
8、整理并分发会议记录
有一个结构清晰、简明扼要、保存完整的会议记录是非常重要的，要尽可能详细地记录对将来工作有帮助的建议，将其醒目地标注出来。
记录之后，应征求每一个参会者的意见，确保没有任何人的话被误解，也没有重要事项被遗漏，这是对联络人的一大挑战。会议记录一旦统一，要将最终的文件分发给大家，并共享给可能会从中受益的人。