【乾貨分享：如何設計招聘工具表單並降低招聘風險？
做過招聘的HR都知道，招聘流程中會有一些工具表格設計：如人才庫、人才地圖、背調錶格等。在這些工具表單中，需要注意的點有哪些，其中又存在哪些法律風險點，HR應如何讓招聘流程更完善，風險更低？
如何設計招聘工具表單並降低招聘風險？】
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【摘要：本文主要分享了招聘系列表格設計思路以及應該注意的風險點，以及如何規避相關風險。】
爲了便於各位看官高效看文，本文的分享思路就是對招聘表格分類分析，並且針對每種招聘表格應該注意的風險點及如何規避進行了針對性的說明。
招聘工作中按照流程及時間先後順序用到的招聘表格及相關風險點分析如下：
1、《編制審批表》：
此類表格填表主體爲各申請編制的業務部門，目的爲通過編制的上報審批及反饋來確定某業務部門的新增編制人數，以便人力資源部按照審批後的編制結果進行招聘。
業務部門必填項：崗位名稱、填報原因（替代or新增，如新增請具體闡述原因）、崗位職責、人數。
審批流程：按照所在公司人力事宜內部正常審批流程設置，最終審批者應爲總經理或董事長——根據公司對人力事宜審批權限的規定來設置。
風險點：內部風險——如無編制內部審批，業務部門申報人力需求無審批，業務部門可以隨意給人力派招人的活，並且還埋下了日後給人力隨意甩鍋的伏筆——招多招少招的不滿意都可以作爲業務部門自身也就不好的藉口。
此表格填寫前置條件：需有《招聘制度》作爲配套制度來規範。
2、《招聘計劃表》：
此表格由人力資源部負責招聘的同事填寫，系人力資源部招聘管理工具之一，此表格對每月的招聘職位、招聘職位的重要程度進行分類，促使人力資源部在招聘事宜上分得清輕重緩急且可以輔助調配部門內部的資源。
人力資源部必填項：職位名稱、招聘起始日期、計劃到崗日期、崗位重要程度（可以按照重要程度來分級別）。
審批流程：由人力資源部負責招聘同事填寫、人力資源經理/總監審批。
風險點：內部風險。可以幫助人力資源部對招聘情況有一個直觀感受，助推合理調配資源，保證相關崗位按照規定時間招聘到位，以免人力資源部背“招聘不利”的鍋。
3、《招聘進度表》：
此表格由人力資源部負責招聘的同事填寫，對各招聘崗位的招聘情況予以實時記錄，對真實的招聘節奏予以客觀反映，爲人才庫的建立做準備。
必填項：姓名、聯繫方式（手機）、崗位名稱、地點、面試時間、備註（備註中註明招聘進展：如預約情況如何、一面結果如何、二面結果如何、三面結果如何。）
審批流程：無。系屬人力資源部負責招聘同事自用表格。
風險點：說不的理由要註明。
在備註欄對於預約階段候選人說不、面試業務部門說不的理由備註清楚，以便負責招聘的同事在今後招聘工作中在邀約話術、候選人篩選精準度方面精進技能、提升招聘效率。
4、《人才庫信息表》：
此表格由《招聘進度表》衍生而來，由人力招聘負責人填寫，進入《人才庫信息表》的爲《招聘進度表》上通過複試進入終面但未能通過終面、或通過終面但未能談妥offer的候選人。
必填項：姓名、聯繫方式（手機）、崗位名稱、地點、面試時間、郵箱、備註（備註中註明招聘進展：如預約情況如何、一面結果如何、二面結果如何、三面結果如何，每一輪面試官、評語簡述。）
審批流程：無。系屬人力資源部負責招聘同事提升招聘效率自用表格。
風險點：候選人如果在海外，需要填寫兩種聯繫方式——國內手機號碼&海外電話號碼，爲避免長時間失聯，個人郵箱是必選項。
5、《應聘登記表》：
此表格由候選人填寫，此表格系面試、offer談判、背調等的基礎表格之一。
必填項：填表日期、崗位名稱、姓名、性別、出生年月、民族、身份證號碼、籍貫、政治面貌、學歷、戶口所在地、手機號碼、現在居住地、期望薪資、目前薪資、主要工作經歷（起止時間、工作單位、職位、主要工作職責、證明人、證明人聯繫方式）、本人主要教育培訓經歷（起止時間、學校/培訓機構、專業/課程、學歷/學位）、聲明欄及簽名日期。
審批流程：以上各項均系必填項——由公司招聘負責人來督促候選人全部填寫完畢。
風險點：
1）期望薪資、目前薪資：必填項的理由——瞭解候選人對新工作的薪水要求及提薪幅度，對初試時HR招聘負責人對候選人的預期管理、未來或有的offer做準備。
2）聲明欄及簽字、日期：必填項。聲明內容：1）本人承諾保證所填寫資料真實。2）保證遵守公司招聘有關規程及國家有關法律。3）以上內容爲必填項。聲明內容候選人閱讀知悉後，由候選人現場簽字並填好日期。爲未來背調做準備。
3）原有婚否項取消：表格原來有“婚否”項，避免踩“招聘歧視”的坑，此項刪除。
6、《面試評估表》：
本表格由面試官填寫，目的爲了更加客觀的評估候選人在面試中的表現，也作爲候選人進入下輪面試、錄用特定候選人爲公司員工的必備表格之一。
必填項：候選人姓名、性別、應聘崗位名稱、面試時間、應聘崗位所屬部門、面試考評項目（設計原則：業務考評部分由業務部門填寫，且權重佔比較重，其他非業務部分可以由人力資源部來設計）、打分欄、評語欄。
審批流程：無，但此表格作爲公司新員工入職審批的必備附件。
風險點：內部風險。此表格是避免業務部門以“招人不合適”爲由甩鍋到人力頭上的利器——業務部門在面試時對候選人的考評結果要達到一定標準（通過業務部門考覈），方可進入後續面試——業務部門以後膽敢把人力資源招人招得不合適爲藉口甩鍋到人力的話，人力只需要把此表格複印若干份甩業務部門領導臉上，讓大家評評到底是誰有問題。
7、《背調信息採集表》：
本表格由公司招聘負責人發給已經談完offer，擬發放offer的候選人。
必填項：授權欄及簽名、姓名、聯繫方式、歷任公司的名稱、入離職時間、離職前職位、離職前薪水、離職原因、證明人、證明人聯繫方式。
風險點：外部風險。
授權欄必填：背調必須要通知候選人且要得到候選人授權之後方可進行，因此，授權欄是必填欄目——候選人要在授權欄上簽字表示知悉及認可新僱主開展的背調工作。
8、《背景調查表》：
本表格由負責背調工作的招聘負責人或者外包的背調機構填寫。
必填項：候選人姓名、填表日期、聯繫方式、背調負責人、擬錄用職位、歷任公司名稱、入離職時間、離職前職位、離職前薪水、離職原因、工作職責、團隊表現、是否願意重新錄用等。
風險點：有些問題問不到，可以多側面瞭解，但不要強求——背調心態要好。
審批流程：背調結果不需要經過內部審批，但是可以作爲入職審批的必備附件。
公司發給候選人的offer一般不是表格形式展現，所以在本文不涉及（offer發放需要經過內部審批，方可發給候選人，offer審批也是定薪過程。）。
9、《入職審批表》：
此表格基本信息由人力資源部填寫，其他審批欄目按照公司入職審批流程來設置，最終要審批到公司總經理或董事長，審批通過之後方可辦理入職手續。
必填項：候選人姓名、擬錄用職位、工作職責、擬入職日期、人力資源部意見、業務部門意見、各級領導審批欄。
風險點：內部風險。《面試評估表》、《背景調查表》、《候選人簡歷》爲附件，必須經過入職審批方可入職。
10、《新員工入職登記表》：
此表格作爲新員工填寫表格，驗證項目由招聘負責人填寫，作爲入職手續的重要組成部分。
必填項：填表日期、崗位名稱、姓名、性別、出生年月、民族、身份證號碼、籍貫、政治面貌、學歷、戶口所在地、手機號碼、現在居住地、期望薪資、目前薪資、主要工作經歷（起止時間、工作單位、職位、主要工作職責、證明人、證明人聯繫方式）、本人主要教育培訓經歷（起止時間、學校/培訓機構、專業/課程、學歷/學位）、聲明欄及簽名日期、驗證欄。
風險點：
1、聲明欄：要求新員工對自己填寫內容及提交驗證的各項證書資料的真實性予以聲明及簽名，如果提供虛假資料應聘，可以根據《勞動合同法》相關規定與候選人解除勞動關係且不給經濟補償。
2、驗證欄：人力資源部對新員工入職當天提交的證件情況予以如實記錄。如是否有《離職證明》、學歷學位證書是否是原件（學信網驗證可以改天）等等。
《新員工入職登記表》、《應聘登記表》、《背調錶格》、《入職審批表》可以作爲員工檔案的組成部分納入。
Tips：招聘表格的設計必須符合所在公司的招聘流程，爲提升招聘效率、降低招聘活動中的風險而存在，文中所涉及表格僅供題主參考，風險點的提示也是點到即止，希望能夠對題主有所幫助。