內容簡介： P.A.R.A是一個輕量級的個人知識管理系統，可以減輕大腦負擔，提高工作生活的效率。第一部分，主要講的是理論，這一篇（第二部分），側重於實踐：如何區分“項目”和“領域”、“資源”和“領域”，文件如何在四個大類之間流轉及常見問題。
讀完本文後，對如何選擇P.A.R.A的分類，會有更深的理解。
建議先閱讀第一部分：如何用P.A.R.A方法構建第二大腦，讓生活更輕鬆。
上個月我出版了《P.A.R.A.方法：一個管理數字信息的通用系統》。它描述了一個簡單、輕量級、但又極其靈活的系統，可以用於管理所有軟件上的所有數字信息。
它的反饋很好，所以我把如何使用P.A.R.A做成了在線訓練營，即建立第二大腦（Building a Second Brain ，BASB)，它將是該課程其它部分的基礎。
“我現在正生活在PARA的生活方式中，我再也不會回去了，這種方式不僅在於生產力，而且在於幸福和輕鬆的心態。”
-杜格-馮-科霍恩，BASB畢業生
這篇文章是P.A.R.A.的操作手冊，更深入地探討“項目的內部流動”。即使你不打算完全使用這套方法，裏面也有很多值得參考的地方，用到自己的系統中。
這篇文章3個主要部分是：
- 定義和區別
- 流動和維護
- 常見問題
1. 定義和區別
下面重溫一下這4個類別的定義：
因爲我們的目標是：如何儘可能無障礙地，決定存放信息的位置，所以我將做更多的解釋，來說明這四種類別的差異。
項目（projects）和領域（Areas）
有一條評論是這樣的：
“如果沒有項目，那麼應該在`領域` 筆記本組裏，放什麼呢？“
評論者想知道：爲什麼我把“項目”和“領域”放在不同的類別裏。
這裏有一個微妙的架構問題：爲什麼我沒有把“項目”直接放到“領域”裏？每次用到“項目”的時候，深入“領域”裏尋找。
我這裏有3個原因：
第一個原因，就是我在上一章講過的：把極少數要編輯和大量無需編輯的筆記分開，非常重要。 比如說，你有大量關於“產品開發”這樣一個廣泛領域的筆記和文件，而只有極少數與“xx新產品發佈” 相關的、需要編輯的筆記。
每次在一大堆無需編輯的筆記裏，找到要編輯的筆記，會非常費時費力。
第二個原因：視覺混亂。 我們可以看看左下圖：如果以“領域”作爲最大的分類，即使把其他所有的筆記本組都摺疊，我還是需要面對22個筆記本。這意味着，每次找要編輯的筆記，我需要點開22個筆記本，非常麻煩。
再看看右下角的圖片，只有4個大分類，非常簡單，每個分類都可以根據需要展開或隱藏。
第三，爲了讓“項目”快速流轉，我們需要把待流轉的項目都放在一起。 就像你想快速完成任務，就應該把它們集中放在一個任務管理器或者待辦清單上。
想象一下，如果我要回顧一下所有的項目，就需要鑽進22個獨立的“領域“筆記本里找，這非常繁瑣，更繁瑣的是：這些筆記本還在5~6個不同的平臺。
有一點需要注意的是，把“項目”和“領域”直接聯繫起來，並沒有那麼重要。因爲“項目”我們每天都在做，不可能忘了它屬於哪個“領域”/類別。
但是在日常生活中，很容易忽視“項目”的目標，所以，在我看來，更重要的是：要把項目與各自的目標聯繫起來，而不是與“領域”。
“領域” vs “資源”
一些留言說，很難區分”領域”與“資源”。因爲無法根據可操作性、不可操作性來區分它們，所以這個問題有點棘手。
這裏的關鍵是：“領域”是你要負責的地方，而“資源”僅僅是感興趣的地方。
責任（領域）是你在生活中承擔的角色（例如配偶、母親/父親、團隊領導、足球教練）、工作中承擔的角色（例如產品開發、公司簡報、法律），以及生活中要持續關注的事情（鍛鍊、財務、房地產、寵物）。
“資源” 是興趣（網頁設計、衆籌、木工、飛盤高爾夫、生物黑客）、主題（心理學、政治、領導力、誠信）和有價值的資料（圖片、排版鏈接、營銷刷卡文件、產品推薦、代碼片段）。我甚至對“資源”筆記本使用小寫的標題，以提醒自己它們只是興趣，而對“領域”筆記本使用大寫的標題。
這裏有個注意事項：把與個人有關的信息，放到“領域”裏；而把一般有用的資料，放在“資源”裏。例如，和我健康有關的信息，比如血型、就診記錄、疫苗接種記錄（所有的東西只與我個人有關）放到“領域”裏； 而把與鍛鍊相關的信息，例如鍛鍊研究、關於鍛鍊有趣的文章，及訓練方案，我會放到“資源”裏。
這樣，我可以隨時分享我的筆記本，而不怕個人信息泄露。通過鏈接的方式，把“領域”筆記本和“資源”筆記本聯繫起來 （例如我個人的訓練方案，會鏈接到一篇關於訓練方法研究的文章）。
資源是可以共享的，領域是我研究的東西，未脫敏的，且在持續更新中的。 在資源中可以"鏈接"領域中的內容，但沒有共享（複製）領域中的個人信息。
LCS
2.流動和維護
P.A.R.A和其它知識管理方案的主要區別：它不是一個靜態的系統，而是一個動態的系統。 它的優點不在於需要繁瑣規則的“知識”庫存，而在於四個類別之間不斷的信息流動。
項目在這四個類別之間的快速流動，別把它看作是需要管理的風險，把它看做維護系統運轉的操作就行了。
對於一些信息（無論是一行字、一張圖、一個筆記或整個筆記本），在四個主要類別中流動時，都有一些規則：
P. “項目（projects)” 的流動
項目 轉移到 領域
開始時，是一個有完成期限的“項目”， 有可能變成一個長期、持續的“領域”。 隨着時間的推移，對某件事的投入會增加或減少。
比如說，有一個“項目”是爲團隊招一個人，後來他變成了一個需要持續管理的下屬。 再比如：你可能會嘗試一個新的愛好，作爲副業，然後無限期地投入時間，最後變成了一個“領域”。
項目 轉移到 資源
在一個項目的執行過程中，會產生各種“中間工作”，例如：頭腦風暴、筆記、背景調研，圖表、採訪等。 它們雖然有價值，但是不會進入最終產品。
當你完成一個項目，把它轉到“檔案”之前，最好快速瀏覽一下，找出對未來項目有用的材料。
根據我的經驗，這些資料不多，對項目的作用有限，但是它在未來可能會創造巨大的價值。
項目 轉移到 檔案
由於我們的目標是項目快速週轉， 所以這是最常用的流程：把已經完成的或不活躍的“項目”轉移到“檔案”，以供將來參考。
A. “領域”的流動
領域 轉移到 項目
當開始一個新的項目時，常常會發現以前蒐集的東西，對新項目有潛在的作用。
比如說，在“領域”裏，你有一個筆記本，蒐集了很多和旅行相關的資料。有一天，你新建了一個“項目”， 是計劃安排去巴厘島旅行。
這時，就可以把相關的資料，從“領域”裏，移動到一個新“項目“（巴厘島）裏，作爲計劃的種子。
領域 轉移到 資源
之前說過，把與個人有關的信息，要放到“領域”裏，把一般的信息，放到“資源”裏。
但是你會發現，有時只與個人有關的信息，可能會爲他人提供價值。
例如，多年來，我一直在收集時間管理數據，這些數據，可以作爲一個案例來向他人展示。 所以，我把它移動到了“資源”裏的“量化自我”文件夾裏。
領域 轉移到 檔案
這種情況比較少。有時候，一個“領域”不在活躍，可以把它放到“檔案”裏。
比如，我一直在幫我父親維護他的網站，這件事沒有具體的結束日期。
但是最後我實在太忙了，無暇顧及這件事。 所以我就把它轉移到了“檔案”裏。
這也適用於人際關係維護，它常常沒有具體的結束日期。 但在搬家、換工作（換對象）後，之前的關係會變得不活躍了。
R.“資源”的流動
資源 轉移到 項目
這實際上是“資源”筆記本最重要的用途之一。
以前只是感興趣的東西，現在變成一個全新的項目。
例如，一位學習創建第二大腦的學員，對區塊鏈很感興趣。 一直在跟蹤區塊鏈技術，收集相關的新聞、研究和分析。
有一天，他意識到，可以把這個興趣變成一門在線課程，向新手解釋區塊鏈的基礎知識。 由於他已經有了一定知識的積累，不用再爲從頭開始而抓狂。
資源 轉移到 領域
如果“資源”筆記本中的某條信息，可以用在生活中的某個“領域“，就會出現這種情況。
比如，在“資源”裏，有一個“食譜”筆記本，其中的一個食譜，可以用在家庭健康上（爲家人烹飪更健康的飯菜，屬於一個需長期按照一定標準維護的“領域”）。
資源 轉移到 檔案
隨着時間的推移，對一些興趣愛好失去興趣，是一件自然的事情。
你並不想刪除這些信息，因爲不知道它們什麼時候會派上用場。
但是，如果你不把他們清理掉的話，你的資源文件夾變得凌亂不堪。
此時，最好的方法是把他們轉移到“檔案”裏。我個人的例子包括“時間追蹤”，“贊助/合作關係”和“HTML的筆記本”。
A.“檔案”的流動
“檔案” 轉移到 “項目”
這是“檔案”這個大分類最重要的功能之一。
在過去的項目中會有一些有用的信息，可以把它們用到現在的項目，或者把它們用到將來的項目裏。
比如說與老客戶的電話會議記錄、對某個行業的背景研究，或者爲某個設計項目拍攝的照片。
他們都是你利用積累的“智力資本”，來獲得槓桿效應的主要方式之一。
“檔案” 轉移到 “領域”
你很久以前收集的信息，可能會突然變得與新責任有關。
比如說，你現在升職了，需要去管理他人。那麼，過去工作中的績效評估，就會派上用場。
再比如說，以前做室內設計項目蒐集的雜誌剪報，對現在重新裝修公寓的計劃，會很有幫助。
“檔案” 轉移到 “資源”
我發現有一種情況非常常見：過去已經結束，並且放到“檔案”裏的項目，一直在我腦海中盤旋，後來它成爲了我的興趣。
比如說，我做了一個諮詢項目，需要了解一個新的行業。項目結束後，我想繼續參與並關注這個行業的發展。這時，就可以把這個項目筆記本從“檔案” 轉移到“資源”裏。
3.及時整理。
你可能會想，“什麼時候應該做這些整理工作？把信息從一個筆記本轉移到另一個筆記本。” 這樣想的潛臺詞是：“世界上誰會無聊的做這些詳細的記錄！”
你可以在每天、每週或每月，安排固定的時間去整理筆記，但是，我不推薦這樣做。
我的建議是：需要整理的時候，馬上選擇適當的時候去整理，而不是迂腐地、僅僅因爲時間到了而去整理筆記。
這樣小批量地、漸進式地對系統結構進行改進，要比花專門的時間、對系統進行大批量的更改，讓人感到更輕鬆。
爲什麼呢？ 因爲“整理東西”是一件大家永遠不會去做的事情之一。
這是有原因的：因爲它既需要花費時間，但是又不會有明確的回報或者影響。
在一個項目中，你是沒有時間“停下來整理東西”的。因爲你要急着趕工期。就是在項目結束後，你也不會這樣做，因爲你要急着去做下一個項目。你的部門計劃中，沒有“整理”這個計劃。
所以這項工作一次又一次地被推遲，直到到達一個“崩潰點”，所有的系統開始崩潰。而這種崩潰又被歸咎於“缺乏生產力”。
相反，當你瀏覽一個項目筆記時，及時地把它移動到更合適的地方。因爲現在我們每天花在電子設備上的時間非常多，這樣做的機會比你以爲的要多的多。
在使用這套系統時，不要想着“完美”，不要擔心犯錯誤。即使把“項目”放錯了地方, 我們也可以使用搜索工具去找到它。
經常使用這套系統，你就會頻繁地在這四個類別中切換，你會注意到很多小的優化和變化，它們會讓你在未來更容易找到信息。
常見問題
這是我經常聽到的一些問題，以及我自己的看法。如果你有別的看法，請在評論區留言告訴我。
要不要在每個軟件裏，爲每個項目、領域和資源創建相應的筆記本，即使還沒有什麼東西要放進去。
簡單的來說是“不”——要避免創建一堆可能永遠不會使用的空筆記本或文件夾，這隻會讓你的工作空間變得凌亂不堪。
我的建議是：當真正有東西要放進去時，纔會在Dropbox、Google網盤或任務管理器中創建相應的文件夾。
但有一種情況，是需要提前創建好所有的筆記本：就是當創建筆記本會給蒐集信息帶來不便時。 比如說，你喜歡在移動端收集大量的信息，但是在移動端即時創建文件夾是挺麻煩的。只有在“項目” “印象筆記”和我的”任務管理器”中。我纔會預先創建所有的筆記本(及文件夾），以便收集資料時不會有障礙。
如何爲資料選擇軟件呢？
對於我來說，這個問題是相當清楚的：我會根據軟件的限制、及自己的需求來確定平臺。
我用印象筆記來保存文本和圖片，它的優勢在於功能強大：可以將不同類型的資料保存在一個地方，還可以在不打開文件的情況下預覽這些媒體文件。
我用Dropbox來保存一些大文件，如Photoshop、Illustrator、InDesign文件，或者一些需要單獨存放的文件（例如客戶提案，簡歷或者幻燈片），因爲印象筆記不是爲了處理大文件而設計的。
如果需要在線協作、羣組編輯，或者希望其他人能夠對文檔添加評論或建議，我會使用Google Drive。
除此之外，我還會臨時使用一些平臺的獨特功能。
擁有一個能涵蓋大多數文件的系統，最大的好處是：對於少數例外的情況，我們有精力去思考把它放到哪裏。因爲大多數文件我們都不需要思考，按照規則放置就行了。
爲什麼要非常具體地劃分領域？
有些人問，爲什麼我會把“領域”劃分地這麼具體？ 我把“領域”分成了22個筆記本組：
我自己覺得這樣挺好。 這樣做最大的好處是：它讓我更容易確定在某個領域，是否達到了個人要求。
如果把“領域”僅僅劃分爲“工作”和“個人”， 很難確定我在哪個地方做的不好，哪些地方需要改進。
把生活劃分成22個領域，可以讓我更客觀地評估它們。
如果我想提自己在某個領域的水平，很容易針對這個領域創建新的項目。
不同軟件上的文件夾結構不一樣了，怎麼辦？
隨着時間的推移，你可能會發現：不同軟件上的文件夾開始“漂移”。
這是因爲不同的項目，使用不同的軟件組合。比如說，在印象筆記上創建的項目，在Google drive或Dropbox上，根本找不到。
這其實也沒啥大問題。 我們沒必要在所有的軟件上，保持文件夾結構的一致。 P.A.R.A 是一個非常有彈性的系統，有不一致，也不會對系統造成破壞。
我也會根據實際情況這樣做：當不同軟件上文件夾結構的不一致，讓我找不到想要找的東西，或者是嚴重影響我的工作。這時，我會花時間重新對文件夾命名，保持不同平臺上文件夾的一致性。
有一種例外的情況是：有些類型的文件夾只保存在一個地方，不需要在所有的軟件上都有相應的文件夾。比如說，我的電話錄音，只會自動保存在電腦上的一個文件夾裏，不需要在別的軟件上也有 “電話錄音” 文件夾。
印象筆記只能創建250個筆記本，達到這個限制了該怎麼辦？
有幾個網友指出，部分軟件有創建筆記本數量的限制，比如說印象筆記，最多隻能創建250個。
我目前有160個筆記本，3000多片筆記。也就是說最終會達到這個限制。
實際上這也不是什麼大問題：在“檔案”裏，我有五個和過去工作有關的筆記本。把他們合併在一起也不是什麼難事。但這也會導致找到其中的一條筆記的難度會增加。
但是請記住：我們的目標是讓筆記更容易發現，而不是追求所謂的“完美”。對於大多數人來說，“聊勝於無“。
如何備份文件
現在很多的工具都是基於雲存儲的，會自動更新到雲端。這對於設備之間的同步完全夠用了。但是有一些文件對於我來說，是非常重要的，所以我需要一個B計劃：
- 印象筆記： 我使用蘋果系統自帶的“時光機器Time Machine”來備份本地數據庫。這個Mac OS內置的功能，能夠每小時備份一次文件。這樣做的好處是：即使這家公司消失了，我也能夠手動從備份中恢復數據。
- 電腦文件： 由於我經常出差，所以我做好了筆記本電腦隨時被丟（或被盜），而不會有數據損失的準備。我電腦上的文件不僅備份到本地硬盤（我有時會連續幾周不在本地），一些重要的文件夾（比如P.A.R.A文件夾）、視頻、照片，我還會讓它們與drop box保持同步。
- Google Drive： 如果你使用Google Drive的雲存儲服務，只需安裝它的桌面客戶端，並選擇想在電腦端同步的文件，它就會自動保持雲端和電腦端文件一致。你也可以使用谷歌的導出功能，定期對數據進行完全備份。還可以選擇一些第三方的服務，例如Spanning, Syscloud, 或者 Backupify（備註：這些服務我沒驗證過）。
最終的結果是：你捕捉的每一個想法都會收到三層保護，讓你更有信心對你的個人知識庫進投資。
註釋：
- 原文鏈接：https://fortelabs.com/blog/p-a-r-a-ii-operations-manual/)
- 參考譯文：https://www.notion.so/PARA-Part-2-Operations-Manual-Forte-Labs-1ab49450d15a4e1fae7b305174bed093