內容簡介：
在學習、工作中，會積累越來越多的資料。 資料一多，會導致混亂。有時找個資料，需要花半天時間。
這套簡單、高效的筆記管理方法——PARA，把所有的事情，分成簡單的4類。
這套系統已經流行了十餘年，被很多人驗證有效。筆者自己也用了有1年多，感覺很有效。
作者是Tiago Forte，個人知識管理專家和暢銷書《 構建第二大腦》的作者。
文中最棒的一句話：我們所說的“管理”很多時候實質上是僞裝成的拖延。我們告訴自己我們正在“準備”或者“做研究”，假裝這是進步。而事實上，我們在尋找任何小事情來打磨或整理，以避免面對我們害怕的任務。
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正文
想一想，如果有一個完美的信息管理系統。
這個系統能夠精確地告訴你如何存放生活中的每一條信息——每一個文檔、文件、筆記、議程、提綱和研究資料，並且在你需要的時候能夠精準找到它們。
這樣的系統必須非常易於設置，而且維護起來更爲簡單。因爲，只有那些最簡單、最輕鬆的習慣才能持久。
它需要足夠靈活，能夠適應你生活中不同階段的需求，同時也要全面到足以讓你在存儲信息的各種地方——比如你電腦的文件系統、雲存儲服務（例如Dropbox或Google Drive）或者數字筆記應用——都能使用。
但最關鍵的是，理想的管理系統，應該能直接帶來你事業和生活上的實際好處。它能顯著加快你完成項目和實現那些對你來說最重要目標的速度。
換言之，一個理想的管理生活系統應該能夠指導你採取行動。
它不會給你的道路上增添障礙，延遲那些真正能帶來變化的行動，反而會讓這些行動變得更近，更容易開始和完成。
經過十多年的個人嘗試，教導成千上萬名學生，以及指導世界級的專業人士，我開發出了這樣一個系統。
這就是PARA——一個簡單、全面且極具靈活性的系統，適用於任何平臺上的所有類型的數字信息管理。
我向你保證，它不僅能爲你的生活帶來秩序，還能提供一套技能工具，讓你熟練掌控信息流，實現任何你下定決心要達成的目標。
4個類別涵蓋你的整個生活
PARA建立在一個簡單的發現之上：你生活中的所有信息實際上只包含四個類別。
P: PROJECT-項目 -短期工作或生活中你現在正在進行的事項
A: Area-領域 -你想要長期管理的責任
R: Resource-資源
- 可能在未來有用的話題或興趣
A: Archive-檔案 – 來自其他三個類別的非活動項目
- 來自上述三個類別的非活動項目
你有正在積極進行的項目（project）——無論是你工作還是個人生活中的短期努力，你都是帶着特定目標來進行的。例如：
- 完成網頁設計
- 購買新電腦
- 撰寫研究報告
- 翻新浴室
- 完成西班牙語課程
- 佈置新的客廳傢俱
你需要負責的領域（area）——你工作和生活中重要的部分，需要你持續關注的。這些可能包括：
- 工作責任，比如市場營銷、人力資源、產品管理、研發、直屬下屬或工程
- 個人責任，比如健康、財務、孩子、寫作愛好者、汽車或家庭
接着，你有資源（resource），這些是你感興趣並且正在學習的各種主題，如：
- 平面設計
- 個人生產力
- 有機園藝
- 咖啡
- 現代建築
- 網頁設計
- 英語
- 法國文學
- 筆記
- 呼吸練習
- 習慣養成
- 攝影
- 營銷資產
最後，你有檔案（archives），這些包括前三個類別中不再活躍，但你可能想要爲將來參考的內容：
- 你已經完成或暫停的項目
- 不再活躍或不再相關的領域
- 你不再感興趣的資源
就這樣！四個頂級文件夾——項目、領域、資源和檔案——每個文件夾下都包含一些子文件夾，分別用於你生活中的每一個活躍項目、責任領域、資源和存檔。
你可能難以置信，像你這樣複雜、現代的生活，實際上可以簡化爲四個類別。你可能會覺得自己要處理的事情遠不止這個簡單系統所能涵蓋的。
但這正是關鍵所在：如果你的管理系統與你的生活一樣複雜，那麼維護它所需的努力，最終將消耗掉你本應用於生活的時間和精力。
你用來管理信息的系統必須簡單到可以讓你釋放注意力，而不是佔用你更多的注意力。
你的系統應該是給你時間，而不是佔用你的時間。
關鍵原則——按項目和目標管理信息
我們大多數人最初是在學校學會如何管理信息的。我們被教導按學科分類我們的課堂筆記、講義和學習材料，比如數學、歷史或化學。
但不知不覺中，我們把這種方法帶入了成年生活。我們繼續按照像“市場營銷”、“心理學”、“商業”或者“創意”這樣寬泛的主題來分類我們的文檔和文件。
這在你結束學術生涯後毫無意義。在職場上，沒有課程、沒有考試、沒有成績，也沒有文憑。沒有老師會告訴你期末考試要寫些什麼，因爲根本就沒有期末考。
你真正擁有的，無論是在工作還是在生活中，都是你正在努力實現的結果。你可能在努力推出一款新產品，規劃一次家庭度假，做出一個關鍵決策，找到你所在社區的日託服務，發表一篇新文章，或者達到一個季度銷售目標。
在忙碌的一天中，當你在努力實現這些目標時，絕對沒有時間去翻遍像“心理學”這樣龐大的類別，來尋找需要的那一條信息。
與其像在學校時那樣根據廣泛的主題管理信息，我建議你根據你現在所做的項目和目標來管理它們。這就是所謂的“以可行性作爲管理原則”，這是我在本書中將一再強調的概念。
例如，當你坐下來進行平面設計項目時，你需要將所有相關的筆記、文檔、素材和其他資料都整理在一個地方，隨時準備使用。
這聽起來或許顯而易見，但實際上與大多數人的做法完全相反。大多數人傾向於將所有相關的材料分散在不同的地方，甚至可能需要半小時才能找齊。
你如何確保所有與每個項目或目標相關的材料都集中在一個地方？你需要從一開始就這樣管理它們。這樣你就能確切地知道應該把每樣東西放在哪裏，以及在需要時在哪裏找到它們。
按項目管理的力量
多年來，我在舊金山灣區擔任生產力教練。那是科技熱潮的高峯期，來自世界上一些最有影響力的公司的高效能專業人士都在尋找提升自己表現的任何可能。我很樂意提供幫助。
我曾在南舊金山一個風景如畫的校園裏指導過一家知名生物技術公司的幾位高管。我記得有一天春光明媚，我在等待我的下一位客戶：一位負責開發幾種新救命藥物的高級主任。
他到了之後，我們的輔導會議就像往常一樣開始，我問了一個簡單的問題：“你有項目清單嗎？”
作爲生產力教練，我與客戶合作時的第一件事總是要求他們向我展示他們的項目列表。這是爲了讓我瞭解他們所從事的工作類型、他們當前的工作量以及他們想要推動的優先事項和成果。
他回答說“當然有！”然後，他迅速地從記憶中寫下一個列表（這是第一個警示信號）並遞給我，列表是這樣的：
My Project List 我的項目列表
- Hiring/staffing (招聘/人員配置)
- Events (活動)
- Direct reports (直接報告)
- Strategic planning (戰略規劃)
- Research (研究)
- Vacations (假期)
- Professional development (專業發展)
- Productivity (生產力)
你看出問題了嗎？再仔細看一次。
根據我們之前的定義，列表上沒有一項是實際的項目。”戰略規劃”會有一個最終的結束嗎？有沒有一天你能永久地從你的列表上劃掉“假期”？希望不是這樣！
實際上，這個列表上的每一項都是一個責任領域（area）。這聽起來像是在玩文字遊戲，但其實並非如此。我已經意識到，無論你有多聰明或多有動力，直到你將你的責任領域細分成具體的項目，你都無法做到兩件關鍵的事情。
1.你無法真正瞭解自己所承擔的任務有多廣泛
我經常聽到人們抱怨他們“沒有多餘的精力”。我能理解——你有多少時間感覺自己負擔過重了？
但只要你仍然用領域的視角來看待你的工作，你就永遠不會真正知道你承擔了多少。看看上面的列表，“招聘”代表多大的工作量？這可能是從每六個月一次的兼職招聘到這個季度需要填補的50個職位之間的任何情況。
一眼是看不出來的，這種不確定性會讓每個領域都感覺比實際重要得多。
想象一下，如果你確定了招聘中的每個項目，並且每天都看着那個列表。那不是會更容易判斷還有多少工作要做，以及下一步應該做什麼嗎？例如：
招聘項目示例
Hiring Projects 招聘項目
- Hire an “Engineering Manager” (招聘一名“工程經理”)
- Hire a “Project Analyst” (招聘一名“項目分析師”)
- Hire a “Marketing Director” (招聘一名“市場總監”)
- Hire a “Field Researcher” (招聘一名“實地研究員”)
- Hire a “Financial Manager” (招聘一名“財務經理”)
2.你無法將你當前的努力與你的長期目標聯繫起來
知識工作最具挑戰性（但也最有回報）的方面之一是它需要我們的創造力。
而創造力是無法在沒有動力的情況下持續的。如果你感到筋疲力盡和情緒低落，你就無法繼續進行你最佳的思考和貢獻你最好的創意。
我們的動力依賴於什麼？主要是我們取得持續的進步。如果我們知道這些努力是在通往某個目標，我們可以承受相當多的壓力和挫折。
這就引出了第二個問題：如果沒有一個具體的項目列表，你就無法將你當前的努力與你的長期目標聯繫起來。
再看看上面的列表。列表上的事項都不會結束或改變——這就是責任領域（area）的特點，它會無限期地持續下去。
現在想象一下，每週、每月，甚至是年復一年，醒來面對着同樣一份永無止境的責任清單的心理影響。不管你工作得多麼努力，那個似乎永無止境的地平線好像永遠都不會近一些。
說實話，如果我想要摧毀你的動力，我可能都無法設計出更好的方法。
當你把你的職責分解成小項目時，你就確保了你的項目列表在不斷更新。這種更新會創造出一種規律的勝利節奏，每次你成功完成一個項目時，你都可以慶祝一次。想象一下，如果你把廣泛的“活動”領域分解成你負責的每一個單獨活動，你會有多麼的有動力和成就感：
活動項目示例
Event Projects 活動項目
- Quarterly staff retreat (季度員工研討會)
- Annual stakeholder conference (年度股東大會)
- Workshop on research methods (研究方法研討班)
- End-of-year hiring fair (年末招聘展會)
- Executive summer retreat (高層管理暑期休息活動)
不管你的職責範圍有多廣泛，你總是可以把它們分解成更小的項目。如果你想知道自己是否真正朝着目標取得進展，這是必須要做的。
爲你想要的生活而管理
使用PARA系統不僅僅是關於創建一些文件夾來存放東西。
它關乎於識別你工作和生活的結構——你致力於什麼，你想改變什麼，以及你想去哪裏。它關乎於以這樣一種方式管理信息，讓這些信息支持並呼喚着你想要過的未來生活。
我們所說的“管理”很多時候實質上是僞裝成的拖延。我們告訴自己我們正在“準備”或者“做研究”，假裝這是進步。而事實上，我們在尋找任何小事情來打磨或整理，以避免面對我們害怕的任務。
PARA方法切斷了這種僞裝，提供了一種管理一切的極簡方法，如此簡單以至於沒有任何藉口，除了採取下一個必要的步驟之外別無選擇。
它是一種極簡主義的方式，爲你的環境增添剛好足夠的秩序，讓你有清晰的前進方向，不再多餘。
雖然還有其他更復雜、更精細和更專業化的管理信息的方法，但只有PARA能夠經受時間的考驗，因爲它給予你的時間比它消耗的要多。