內容簡介： 本文介紹瞭如何通過製作項目清單，掌控日常工作生活中的所有項目，不再爲事情太多、難以分辨輕重緩急、遺漏重要的事情而抓狂。
我們大多數人都認同：重要的事情要優先做。
但實際上是：因爲各種原因，總是先做 催的緊、容易做的事情。
而且，可能會有這種感覺：要做的事情太多，好累；回頭一看，最重要的事情常常沒時間做。
解決這個問題常見的把事情分成4類：緊急且重要、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要。 個人使用過一段時間，發現不適合自己：太麻煩，費腦且費時。
針對上面的問題，在這篇文章中，生產力專家蒂亞戈 福特給出了一套解決方案：做項目清單，並且按照 項目 的重要性排序，而不是根據 任務 的重要性；每週更新一次項目清單。
歡迎來到 “ 項目清單大掃除”：這一章將一步一步地，詳細幫你確認工作和生活中的項目。
項目清單實際上是一個自己想要目標或成果的清單。把所有的項目都放在一個清單裏，可以把它作爲一個儀表盤，一目瞭然掌握所有項目的進度。
大多數人都無法拿出一個完整的、賴以生存的項目清單。然而他們會告訴你：他們非常忙。創建一個清晰的項目清單，可以讓你有信心地去決定：某件事是否要去做。
一旦你知道了你的能力範圍，就能夠有意識地、戰略性地做出決策，而不是被動地去應對。
我們內心常常會牴觸：把所有的項目都寫下來。因爲看到這麼多項目在一起的時候，會讓自己感到不知所措。
但是，不假思索地收集所有項目，是重新獲得控制感的第1步。你本來就要做這些項目，我們只是創建一個工具幫你來管理這些項目。
可以按照下面的說明來創建項目清單，可以幫助你進行操作。
”項目（project）“ 的定義
首先，我們要明確”項目“的定義。
”項目“ 可以指代很多東西：改造家裏的浴室可以稱作一個項目，價值數百億的探月工程也能稱作是一個項目。
我們採用這樣的”項目“定義：需要不止一個工作步驟才能完成的、完成後有你想要的結果的事情。
這個定義迫使我們承認這樣一個現實：即使是最簡單的結果–如 “購買耳機 “或 “準備會議”–通常也需要許多步驟。當然， 不能用寶貴的大腦去跟蹤這些步驟，可以用一個外部工具去跟蹤它們。
項目清單可以爲我們記住所有步驟，我們只需要專注於下一個行動。
大多數人發現，堅持這個定義會產生一個大約包含20-40個項目的清單，這就是爲什麼我們要使用一個外部工具–而不是我們的大腦!
第1步：將你認爲可以成爲項目的所有東西進行一次頭腦風暴
這裏是一些需要注意、考慮的地方：
你的想法
有什麼事情讓你擔心，而你卻沒有花時間去把它確定爲一個項目？什麼事情佔用的心力超過了預期？有哪些必須要做，且會獲得收益的項目，但是你卻沒有持續跟進？
例如。”我的背很疼” => 掛專家號去醫院看一下
日曆
看看過去幾周的情況：你需要跟進哪些事情？哪些事情需要收尾？你想從已經發生的事件中創建什麼項目？
展望未來幾周：什麼需要計劃和準備？哪些事情需要設定目標？你需要和誰敘舊？
例如：”我需要弄清楚：在團隊外出活動中要做什麼” => 計劃團隊外出活動的日程
待辦事項清單
你已經採取了哪些行動？這些行動實際上是你尚未確定的、更大項目的一部分嗎？
例如。”我需要跟進房屋清潔工” => 找到清潔工，並安排每週清潔時間
議程
哪些溝通或行動，實際上是更大項目的一部分？
例如：”我需要給琳達回電話” => 和琳達一起開展銷售活動
公文包/手袋/皮夾/錢包
你保存了哪些可以提醒你採取某些行動的物件？哪些東西因爲項目所需，沒有被扔掉？
例如：公文包裏的名片 => 與會議上的潛在承包商聯繫
物理環境
環顧你的辦公室、家、汽車或辦公桌：哪些實物代表你還沒有確定的項目？
辦公桌上的文件 => 打包好文件，並郵寄給商業夥伴
電腦
看看你的電腦桌面、下載文件夾、文檔文件夾、書籤、電子郵件、打開的瀏覽器標籤：因爲它是項目的一部分而保留嗎？
例如：PDF文章 => 閱讀文章草稿，並給合著者提反饋意見
流程或程序
在工作或生活中，哪些流程可以更有效、更精簡、更有目的性？經常做的哪些事情花費時間太長，原因是事情太難，還是沒有經過深思熟慮？
例如：買菜 => 收集主要日用品清單，並計劃好日期，定期購買。
創造性的機會
你想學習、發展、建造、投入、追求、開始、探索或玩什麼項目？
例如：提高班的傳單 => 查找和安排提高的課程
學習新技能
你想學習哪些技能？你想開始哪些興趣愛好？什麼樣的項目可以促進你的職業發展，或使你的生活更有趣或更有意義？
例如：購買在線課程的確認郵件 => 完成在線編程課
在這個階段，不要擔心項目的確切定義。在下一步，我們將決定如何處理這個最初的頭腦風暴。
第2步：整理和完善你的清單
一些需要考慮的選項：
刪除任何明顯不是項目的東西
有時候，只需寫下來，就能發現它們不是你想要的東西。
合併與同一結果相關的項目
“清理舊電腦 “和 “研究新電腦 “可能是同一個項目 “購買新電腦 “的一部分。
如果一個項目可以用日曆條目來代替，就把它添加到你的日曆中。
例如，”去機場接妹妹 “其實不需要主動跟蹤。在那天看到日程表，去執行就好了。
把 “將來/可能 “的項目移到列表的底部
保持對這些未來項目的跟蹤，但不要讓它們擾亂你當前的清單。
第3步：確定每個項目的預期結果
瀏覽清單上的每個項目，問問自己：對這個項目的期望結果是什麼？如何才能讓這個項目取得傑出的成就？
我建議用現在時來寫這些期望的結果，以便更好地規劃、推進項目。
- 項目：安排預約醫生 => 結果： 背部疼痛得到解決，我可以在沒有不適的情況下睡覺了
- 項目：計劃團隊的外出活動議程 => 結果: 團隊明確了需要完成的任務，確定和分配了下一步行動目標。
- 項目：與琳達一起制定銷售活動 => 成果： 銷售活動得到執行團隊的批准，預算得到分配，並向團隊介紹了情況。
添加一個日期
預期結果必須要有一個日期。
清單上的每一個項目都需要有一個具體的最後期限或時間框架，不能留任何混淆的餘地（如 “在2017年6月30日前”，”在2017年底前”，或 “在2017年第三季度末”）。
這種方法可以用來測試：這是否是一個真正需要投入時間的項目。
即使是任意寫的一個日期，它也能提醒你檢查項目進展，重新評估執行方法。
爲你清單上的每個項目添加一個目標完成日期。
使用包含明確動作的動詞
我們正在尋找一個描述完成(DONE)的動詞：最終確定（finalize）、提交（submit）、交付(deliver)、完成(complete)、發送(send)、澄清(clarify)、組織(organize)、更新(update)、實施(implement)、解決(resolve)、重組(reorganize)、設計(design)、推出(roll out)、安裝(install)、設置(set up)、發佈(publish)或完成 (complete)。
如果你發現自己使用了諸如管理(manage)、監督(oversee)、確保(ensure)或最大限度(maximize)的動詞，這可能是一個領域，而不是一個項目。
項目必須是一些短期內發生的事情，這樣才能把它標記爲“完成”。
如果你看到某個項目沒有包括明確動作的動詞，現在就把它們加進去。
第4步：按項目設置清單的優先次序
大多數人根據單個任務設置優先次序。
這種方法的問題是：只需要一個電話、一封電子郵件或一個新的信息就可以完全改變優先次序。在你的一天和一週中，優先事項是不斷變化的。
我們花了很多時間，來確定任務的優先順序，但是它可能隨時變動，這不是浪費時間嗎？
但是，確定項目的優先次序後，情況就大不相同了。
項目的進展要慢得多，即使有緊急情況，也不會改變其優先次序。
花時間明確哪些項目是最重要是值得的，
我們要花時間確定哪些項目是最重要的：因爲在一週內，它不太可能有很大的變化。
每週都要重新對項目清單按照重要性排序。
這通常是在每週的開始做，以便其它時間可以把注意力集中到最重要的項目上，而不會被其它項目分散注意力。
憑直覺判斷每個項目在本週應該佔用你多少心理帶寬，並對你的清單進行相應的分類。
憑直覺判斷每個項目本週需要投入的精力，並且對清單進行相應的排序。
第5步：評估你的項目清單
項目清單裏，是否包含你想要的所有結果？
鳥瞰整個清單：
它是否準確地代表了你目前的優先事項、興趣、價值觀和長期目標？
在哪個領域裏的項目太多？哪些成果或目標對你很重要，但是卻沒有安排相應的項目？哪些地方花費了時間、精力，但是卻沒有明確的目標或結果？
對於那些根本不清楚的地方，退一步問：”我在這裏真正要完成的是什麼？”或 “這與哪個更大目的標有聯繫？”
有了這個完整的清單在你面前，應該取消、推遲、重新談判或明確哪些項目？
結論
有了清晰完整的項目清單，你現在就可以去做該做的事情，不必擔心會漏了什麼重要的事情。
你可以把大部分注意力，都集中在最重要的項目上，同時還能關注其它項目。
任何時候，如果你覺得自己思路不清晰、不知道重點在哪裏的時候，可以通過項目清單來確定優先級。
你還可以進行“每週回顧”，每週檢查項目情況並更新項目清單。如果你從一個更冷靜、更平衡、遠離工作混亂的角度看問題，會發現更容易保持整個星期的有條不紊。
附錄：項目清單大掃除模板 V-2.0
第1步：對你認爲可以成爲項目的所有東西進行一次頭腦風暴
通過對你認爲可以成爲項目的所有東西進行 “頭腦風暴”，開始項目清單製作練習。不要判斷、不要過濾。把它們寫在“正式項目清單”裏。
可以通過“項目清單提示”來幫助你，
項目清單提示
在下表中的第一欄中列出活躍的項目（Active projects）。
正式項目清單
| 項目(Project) | 成果（Outcome） | 截止日期（Deadline） |
|---|---|---|
| . | ||
| . | ||
| . | ||
| …… |
第2步：整理和完善你的清單
現在要整理和完善你的初始清單了。以下是可以考慮做的幾件事：
- 刪除任何明顯不是項目的東西
- 合併與同一結果相關的項目
- 如果一個項目可以用日曆條目來代替，就把它添加到你的日曆中
- 把 “將來/可能 “的項目移到列表的底部
第3步：確定每個項目的預期結果
瀏覽清單上的每個項目，問問自己：對這個項目的期望結果是什麼？要想讓這個項目成功，需要做什麼？在上面“正式項目清單”的第二欄中寫上期望的結果。
接下來，在第三欄中爲你清單上的每個項目添加一個完成日期。即使它沒有一個確切的截止日期，這個日期也將作爲一個檢查點。
第4步：按項目設置清單的優先次序
將上面的列表從最高到最低的優先級重新排列
第5步：評估你的項目清單——項目清單裏，是否包含你想要的所有結果？
當看到完整的項目清單時，需要問自己的問題：
- 清單是否準確地代表了你目前的優先事項、興趣、價值觀和長期目標？
- 在哪個領域裏的項目太多？
- 哪些成果或目標對你很重要，但是卻沒有安排相應的項目？
- 哪些地方花費了時間、精力，但是卻沒有明確的目標或結果？
- 應該取消、推遲、重新談判或明確哪些項目
註釋：
- PARA第5部分：項目清單大掃除 PARA Part 5: The Project List Mindsweep
- 英文原文：https://fortelabs.com/blog/p-a-r-a-v-the-project-list-mindsweep/
- 印象筆記模板鏈接：https://www.evernote.com/shard/s204/client/snv?noteGuid=9360e11b-652f-4a65-98da-499a3f687197¬eKey=0dac3edbafcd3320&sn=https%3A%2F%2Fwww.evernote.com%2Fshard%2Fs204%2Fsh%2F9360e11b-652f-4a65-98da-499a3f687197%2F0dac3edbafcd3320&title=Project%2BList%2BMindsweep%2Bv2.0%2Btemplate
- 參考譯文：https://www.notion.so/PARA-Part-5-The-Project-List-Mindsweep-Forte-Labs-0f0b755d109546969159f2e7bfe31e09