P.A.R.A第一部分：如何用P.A.R.A方法構建第二大腦，讓生活更輕鬆
內容簡介：本文介紹了一種如何利用第二大腦，減輕大腦負擔，提高人生效率的方法。
對於努力、忙碌但效果欠佳的朋友，可以閱讀做參考。
如果你自己明明很努力、很忙，但是好像沒啥效果，可以看看這篇文章。
這篇文章針對的問題：
- 無成就感：每天忙忙碌碌，好像幹了很多，但是寫總結時，有發現沒啥寫的；
- 資料混亂：這件事以前做過，當時還寫過筆記，但是現在找不到，又得重來；
- 沒啥積累：所做的事情無序、無法串起來，成爲明天成長的基石，無法享受複利效應。 正確的應該是：現在的每一步，都要成爲明天積累，才能越爬越高。
- 無聚焦：感興趣的太多，關注的太多。怎奈人的精力有限，今天這個研究一下、明天那個研究一下，很難出結果。 造成自己看起來很努力，但是沒啥成果的局面，很讓人沮喪。
這一系列文章，給出了一套完整的解決方案。
這套方案已經過多年驗證。 作者是Tiago Forte，個人知識管理專家和暢銷書《 構建第二大腦》的作者。這套方法是劍橋學霸阿里力薦的。
文章很長（約8000字），對於沒有建立自己成長體系、瞎忙、迷茫的人來說， 非常值得一讀 。
如果你在閱讀中，感覺哪裏不順，這種感覺是對的。
因爲文章是翻譯的，參考了多篇別人的譯文盡力翻譯。但是個人的能力有限，難免有不足之處。
遇到這種問題，2種解決方案：
一、閱讀英文原文：https://fortelabs.com/blog/para/
二、閱讀其它的譯文：挑了篇寫得很好的譯文：
參考譯文： https://zhuanlan.zhihu.com/p/149610578
PARA: 一種通用管理數字信息的方法
想象一下，一個完美的信息管理系統：可以提高你的工作效率，告訴你資料應該放到哪裏，需要的時候，能快速找到它。
這個系統應該是：
- 通用性 ，可以管理來自任何來源的資料
- 靈活，能夠適應過去、現在、將來的任何項目
- 簡單，無需過多維護、分類、打標籤、重新整理
- 可操作 ，與任務管理和項目管理方法無縫集成
- 跨平臺，能夠與任何現有的，或尚未開發的應用程序一起使用
- 結果導向 ，以支持產出有價值的工作成果爲導向，組織信息
- 模塊化 ，允許根據當前任務，顯示或隱藏不同級別的細節
- 可積累 ，過往的工作，可以成爲之後工作的基礎。在基礎上做事，比從零開始容易多了。
我相信，我已經開發出了滿足以上所有條件的數字信息管理系統。
這些年來，我把它介紹給不同的人，最後確認，這套方法是有效的。
在這篇文章中，我會嘗試告訴你，如何操作。 P.A.R.A. 是 項目（Project）、領域（Area）、資源（Resource）、 檔案（Archive）的簡稱。
這4個大類，可以涵蓋學習、生活中遇到的所有信息。
P.A.R.A的定義：
項目（project）： “與目標相關的一系列任務，每個都有完成期限” 。例如：完成app的原型；寫項目計劃；執行商業開發活動；寫博客；確定產品參數；參加會議。
領域（area of responsibility）： 日常精進、提升的領域，需要自己對其負責。 例如：健康、財務、職業發展、旅行、愛好、朋友、公寓、車、生產力、下屬、產品開發、寫作。
資源（resource）： 持續感興趣的主題。 例如：養成習慣、項目管理、超人類主義、咖啡、音樂、園藝、網絡營銷、SEO、室內設計、建築、筆記。
檔案（archives) : 前三個分類中，不再繼續做的項目，但以後可能用得着的。 例如：已完成的項目、停止的項目、不再維護的領域、失去興趣的資源。
用圖片來說明，可能會更直觀。
我們每天做的任務，屬於某個項目。而這個項目，又歸屬於某個領域。
例如，你正在寫一篇文章，這與產品發佈的項目有關，它隸屬於“產品開發”領域。
這可能只是你在工作中負責的領域之一。 你還要負責“商業戰略”、“招聘/人員配置 “和 “財務報告”。
在你的個人生活裏，還有更多需要負責的領域，例如“育兒”、“愛好”和“公寓”。
項目（project）與領域（areas）的關係
這2個詞的定義看起來很簡單，但是要關注一下它們的區別。 我發現很多人經常很難區分它們。我認爲，很小的混淆，可能會導致很大的生產力問題。
項目要有一個能實現的“目標”
項目裏的任務，是彼此獨立的，完成後，可以從待辦清單裏劃掉。 這個目標，一定要有一個“完成期限”。完成期限可以是外部給的，也可以是自己設定的。
領域要有一個需要維護的“標準 ”
這裏沒有截止日期和最終結果，投入的時間也會增加或減少。 但是，要給予一定的注意力，來維護最低的標準。
項目最終要歸到領域裏。 舉幾個例子：
- 跑馬拉松是一個項目，健康是一個領域
- 出版一本書是一個項目，而寫作是一個領域
- 節衣縮食3個月是一個項目， 而財務是一個領域
- 去泰國度假是一個項目，而旅遊是一個領域
- 計劃一個結婚紀念日晚餐是項目，而婚姻是一個領域
在所有的例子中，項目都有一個完成期限， 一個項目，要麼是已完成的，要麼是未完成的，沒有第三種狀態。 而領域，必須要有一個長期維護的標準。
製作項目清單
現在，我們已經瞭解了基本原理。 這裏我給你演示一下：細微的混淆“項目”和“領域”， 是如何產生大量問題的。
作爲一個生產力教練，和客戶交流的第一件事就是：看看他們的項目清單， 從中可以瞭解他們的工作類型、工作量和想要的結果。
他們通常會給我一個類似這樣的東西：
看到問題了嗎？這裏面沒有一個是“項目”。“休假”會有截止日期嗎？你能一勞永逸地把生產力劃掉嗎？不能，這些都屬於“領域”的內容，而不屬於“項目”。
那又怎麼樣呢？這些都是語義小問題而已。
“項目”和“領域”混淆的後果
我不這樣認爲。如果你不把“領域”拆分成可清晰描述的“項目”, 將會遇到三個重要問題：
第一是：你根本不知道具體要做啥。
我經常被問到這類問題：
- 我需要增加工作量，還是減少工作量？
- 在一定的時間裏，我要安排多少個項目？
- 長期項目和短期項目該如何組合安排？（如研究與生產、計劃與執行、分析與總結、或其它需要二分法的東西）
在對他們的工作量和項目安排有一定的瞭解之前，我根本無法回答這些問題。
看看上一張圖片左邊的“招聘/人員安排”， 我們無法看出它的工作量及工作內容。完成它可能需要幾分鐘，也可能需要幾天，無法給人有用的信息。
再看看上一張圖片右邊的項目清單：可以對這個人的工作量、工作內容有更好地瞭解。
只有你知道具體要做什麼，才能做出改變， 這裏要做的，不應該是空泛的責任，而應該是能有具體結果的清單，也就是——項目。
第二，你無法把當前的努力與長期目標聯繫起來：
我常常說，知識工作者最大的瓶頸是：早起。 知識工作不僅僅需要時間和努力，還需要投入和創意。 所以說，個人積極性是所有問題中的首要問題。
領域是很少變化的。現在讓我們想象一下，當你日復一復，甚至年復一年地看到左邊的清單是什麼感覺：無論你投入多少，這份永遠不變的領域清單，只能讓人更加沉重和崩潰。
這簡直就是扼殺個人積極性最好的方式。
根據一項最新的研究：持續產生的新鮮感，對滿意度的高低非常重要。
通過將“領域”分解成小而簡單的“項目”（如右邊的清單），你可以讓你的項目清單每週都有變化。 這創造了一種完成項目的節奏和動力，它可以保持你的積極性。
而且，總有辦法把“領域”分解成更小的“項目”。
對於那些需要多年研究，纔能有成果的項目（例如上面的例子），項目中包含的一個個實驗，也會有成果，雖然成果可能是“假設得到驗證”或“獲得結果”。
記住，項目是沒有固定結構的，如何定義自己說了算。不必拘泥於經理、團隊或組織對它的定義。
第三，你不知道是不是離目標更近：
你是否有這樣的經歷：寫年終總結時，根本想不起來今年做了些啥。這會讓你很沮喪，更不要說去經理辦公室談升職加薪的事情了。
想象一下，你把領域裏的“事件”分解成一個個計劃、執行的項目。 它不僅會清晰地顯示出你的進步和成長，還可以方便地看到自己的成果。
有了這些成果，寫年終總結時就不用發愁了。
你擁有的不僅僅是一個項目清單，而是一個以後可以重複使用的資源寶藏：你爲每個已完成的項目建立了單獨的文件夾，在這些文件夾裏，包含筆記，相關資源，還有學習成果。
項目與領域最重要的區別是：他們需要用完全不同的思維，方法，工具來對待。
項目要求我們以結果爲中心，目的性非常強。要求我們克服一切困難，忽略一切讓我們分心的事物，最終拿到一個結果。
而領域則不同，它需要人際關係、各方面平衡等等。這是習慣、常規、儀式的綜合。領域需要內省和自我意識，因爲判斷你是否達到你的標準的依據：是一種直覺，而不是分析。
不難看出，如果混淆領域和項目，將讓人感到很沮喪。
常見錯誤一：“項目”當做“領域”，例如：寫一本書是一個項目，如果把它當做領域，就會無限期地延續下去，這輩子就別想寫完了。
常見錯誤二：“領域”當做“項目”，例如，“減掉20斤”的健康成果，這應該屬於“領域”裏，需要經常做維護、保持。 如果把它當做“項目”，目標達成後，不久就會反彈。 因爲你沒有設計一套標準，讓它繼續維持。
劃重點：沒有目標的項目是“愛好”，沒有項目的目標是“白日夢”
當你做完一個清晰的項目清單後，把它和你的目標清單連起來：
大多數人發現它們不會完全匹配。一個沒有相應“目標”的“項目”，只能稱作是“愛好”。 如果你無法準確地描述你想要的結果，那你一定是做着玩玩。
如果你的“目標”，沒有相應的“項目”, 它只能稱作是“白日夢”。儘管你可能非常渴望達到這個“目標”。但是如果沒有任何可執行的“項目”，你不會有任何進展。
當然，愛好和夢想，並沒有錯誤，它們賦予生命意義和目標 。但是，不要把它們和“項目（的）目標”混淆。
你想要在某一方面，取得成就，就必須要有所捨棄，放棄另一個領域。 畢竟人的精力有限，你不可能得到所有。
首先明確你的項目清單
這裏的重點是：定義你的項目，否則它們會定義你。
在工作生活中，你可能經常被迫參與別人的項目。你會悲催地發現：即使別人想對你自己的項目給予幫助，但是你不知道自己的項目是啥。
這意味着，你在列項目清單的時候，不能完全依賴特定的軟件和工具。只需把它們寫在一張紙上或者一個空文件夾裏，不被任何軟件束縛。
這樣做的好處是：你可以在任何軟件中，使用、擴展這些項目。
爲什麼這樣做很重要呢？因爲你最終需要多個軟件來完成項目。
你可能會使用像印象筆記、飛書、石墨文檔等工具。但是它們各有各的優勢、劣勢，不可能每一項功能都盡善盡美。
與其去尋找一個“完美的工具”，不如制定你的項目列表，並把它們複製到不同工具裏（現在使用的工具，也可能是未來使用的工具）。建議：不同工具的列表清單的格式、標點符號等等，要儘量完全相同，這樣可以無縫在不同程序之間切換。
我注意到的一個問題是：同一個項目（project），人們在不同的軟件中，使用不同的方案。他們的本意是：用不同的方案去適應不同的軟件，以便最大發揮軟件的優勢。 但是，在切換軟件時，不統一的方案，會加重大腦的負擔，抑制了創新。
在上面的例子中，我們可以注意到，項目清單在所有的軟件中，都是一樣的，這樣能很方便地擴展到其它軟件裏。 既可以發揮軟件的特性，又能保證界面的統一，便於操作。
所以說， P.A.R.A.爲您提供了兼容不同工具軟件的最佳方案：既保持了項目的一致性，又能發揮不同軟件的優勢。
三個核心使用原則
原則1：層級不超過4（便於記憶）。
橫向結構不超過4層（項目、領域、資源、檔案），縱向深度也不超過4級（以印象筆記爲例，4個級別爲 應用（application） >筆記本組 > 筆記本> 筆記）。
“4”被稱爲“魔法數字”，研究表明，從工作記憶到物體追蹤，再到快速列舉，“4”似乎是自然認知過程的極限。在更多的研究中發現，原始部落中最大的數字是“4”，而動物似乎也只能區分最多4個單獨物體。
不管“4”是不是真正的極限，但這個限制，可以解決筆記管理中的2個大問題：分類太多，層級太多。
原則2：與不同執行工具無縫銜接
P.A.R.A 完美地反映了你的任務管理和項目管理系統。 個人知識管理是一個相對年輕的領域，我們可以聊很多東西。但有一點我相信：個人知識管理方法如果不能和操作工具很好地配合，那它註定是失敗的。
如下圖：4個頂級分類都是跨程序複製的。
原則3：區分可操作性和非可操作性（有聚焦）
P.A.R.A保留了任何生產力系統最重要的部分：區分可操作性和非可操作性，這樣，你就可以把95%的信息放在一邊，專注於眼前5%需要做任務。
如何提高可操作性的呢？認識到可操作性，並不是非黑即白，它只是一個根據情境而隱藏或展示的過度階段，這遵循一個著名的設計原則：漸進式設計（progressive disclosure ）——只向用戶展示當下需要的信息，這可以最大限度地減少知識工作者的認知負擔。
這樣做的好處是：每天我們都可以聚焦第一列，只看活躍項目相關的材料。這可能包含你的任務管理（或至少是任務管理器中的“今天”或“下一項”）。例如下面印象筆記中“項目”筆記本組那樣：
進一步，例如，做周總結的時候，可以展開“領域”筆記本組，進行更深層次地思考：在每個領域裏，是否達到了自己設定的標準？如果沒有，有沒有考慮添加新的項目、習慣、日常，或想開始、停止或改變其它實踐？
（個人感想：領域要有維護的標準，放在領域裏的東西，必須要有進步的，而且要定期檢查，沒有進步的東西，可以放到檔案裏了）
再進一步，例如在每個月的反思中，可以將關注的範圍擴大到“資源（Resource）”裏。是否想探索新的興趣？是否想重啓以前停滯的項目？有沒有對目前項目（project）相關的地方產生興趣？
“資源”筆記本組也是一個值得“研究”的地方。 當尋找寫文章的素材、給別人推薦、或是工作項目需要資料時，你可能會在“資源”裏尋找， 這裏的筆記往往最具有客觀性、最優價值。
下面是我自己的收藏，很好地說明了我的興趣。每個筆記本標題右邊的數字，顯示了我在這個主題上搜集的筆記本數量。
最後，“檔案（Archives）”文件夾裏存放一些已經完成的項目， 這些項目現在不活躍，但是以後很可能用得上，我發現一些能夠重複使用的幻燈片、筆記、或其它資料，能爲我節省大量的時間。這對像我這樣什麼都需要自己做的自由職業者尤爲重要， 當搜索不到這些資料時，根據創建時間和相關的項目，也可以很容易找到資料的位置。
除了保存可以重複使用的項目資料，“檔案”還可以用於項目回顧、年度總結、簡歷、提案等需要展示你工作的地方。