人們將組織的經濟活動分爲營運性活動和項目性活動兩大類。企業常規意義上的流程管理是在日常生產營運環境下進行的，這樣的運營環境具有相對穩定不變的特點，比如管理組織、生產環境、產品種類以及其它生產要素等。
而項目的工作環境則很不同，不管是工程建設類項目還是IT或研發類項目，由於項目的一次性以及項目中存在的太多不確定性因素，項目的環境是非常不穩定的，發生變更是經常性的事情，所以項目中的大部分工作通常是通過項目計劃而不是完全按照流程的方式來完成的，項目的某些工作很難按照一套固定不變的、僵化的流程來執行。
即使可以制定一套適合於某一項目的工作流程，該流程也只不過是適合這個項目而已，該流程一般不會適合於其它項目，即使兩個項目的交付成果完全一致。
比如兩棟設計方案完全一樣的商品房，但由於項目的時間、地點、客戶、供應商甚至項目組織都變了，流程就不可能是通用的，需要重新修改以適合變化了的情況。而常規意義上管理的流程是長期保持不變的，除非需要進行優化處理，否則是不會輕易改變，比如麥當勞的採購流程。因此採用一個能夠靈活變動的工作流軟件很重要，而根據我所知，天翎myApps工作流在這方面是最爲優秀的。不愧是工作流領域的新貴。
另外，項目過程中經常涉及到與組織外部的各種單位發生關係，這些單位有各自的工作方式、方法和管理文化，比如供應商、設計單位、施工單位、研究機構等，除非與它們建立了夥伴關係並達成高度一致，否則它們通常不會遵守其它組織所制定的工作流程。