有時跟朋友一起的時候談起工作，然後我會說我做工作流的，然後朋友百分之八十的朋友都說“做OA的嗎？或者說我知道，不就是OA嘛”等等。
其實OA只是文檔流並不是真正意義上的工作流。我們如今說的說的工作流其實很大程度說的都是像IBM、SAP、myApps、EOS等等之類的工作流。
要說工作流，是起源於生產組織和辦公自動化領域，他一般用於描敘任務、過程的步驟、所涉及到的人或組織、所需求的輸入輸出信息和業務處理過程中每一步所需要的工作的術語。而一個工作流就是用一組連接關係組合起來的、一組活動組成的、一個反映業務流程的模型，他通過將工作分解成定義良好的任務、角色，按照一定的規則和過程來執行這些任務並對他們進行監視，以提高辦事效率、降低生產成本、提高管理水平和效益。
比如在工程項目管理過程中，可能涉及到許多複雜的申請、審批、採購、收轉流程，這些流程使大量數據處於流動和變化之中；另外，由於相關政策的調整、管理模式的改動、業務需求的變化和組織機構的重組，使企業的工作流程經常發生改動。所以，便捷的改動項目管理的工作流程，靈活的增加、減少、合併流程環節，是項目管理系統能否滿足實際應用需求的關鍵所在。 而這些OA是無法做到的。但工作流卻可以，比如天翎myApps工作流等、普元的EOS等等，特別是天翎工作流在這方面做的很好。
可以說工作流管理技術是通過對工作流的流程定義和運行，滿足管理流程的不確定性特徵，及控制業務流程的多樣化需求，解決項目管理中的關鍵問題的。