ERP物料信息編碼體系的研究與實踐

在當今信息化的時代，市場競爭首先是信息資源的競爭。爲了適應市場環境的需要，快速、準確、動態地瞭解和管理生產過程中的的運作狀況，進一步提高企業管理水平和工作效率，提升企業的綜合實力，企業信息化建設是一條必由之路和有效途徑。

    實施企業信息化建設，一個必要的前提和首要的任務就是對企業管理信息進行分類與編碼，它將直接關係到企業信息系統平臺的運行質量和管理工作的狀態與效率。因此建立科學合理的信息編碼體系是企業實施信息化建設開發數據庫系統和各項信息管理的一項最重要的基礎工作和依據。

    建立企業編碼體系及信息編碼工作是一項複雜系統的基礎工程，涉及到企業各項業務、各種專業。既要符合企業的特點和實際，又要考慮到企業今後的發展和擴充；既要強調信息編碼的規範化，又要方便操作。因此在建立信息編碼體系的具體實施中必須貫徹“統一制定、循序漸進、分批實施、逐步完善”的原則。筆者在壓力容器製造企業實施ERP的過程中就建立物料信息編碼體系進行了認真地研究和實踐，取得了較好的實效。

一、建立ERP物料信息編碼體系的重要性

    建立物料編碼體系是企業實施企業信息化建設平臺應用ERP的首要步驟，它是信息管理基礎工作中必不可少的重要環節。物料代碼是ERP系統最基本的信息單元，它是檢索、處理信息數據的依據，物料代碼一旦輸入系統確定發生業務後，一般不允許修改和刪除，它將關聯設計、技術、計劃、生產、銷售、庫存、採購、財務、成本、質量等信息形成系統的初始基礎數據記錄並貫穿在整個管理流程中。

    企業物料信息編碼的系統性以及代碼結構的合理性與信息表達的豐滿程度（包容性）將對ERP系統的運行效率和生命週期起到關鍵性的重要作用，因此企業必須下大力氣組織有關人員，建立本企業的物料代碼體系。

二、編制物料代碼必須具備以下基本特徵

    ㈠唯一性

    指一條物料代碼只能代表一個指定的物料，即某一個物料只能找到一條相對應的物料代碼，而絕無數條物料代碼；同理，一條物料代碼也絕無數項信息。因此，物料代碼的唯一性是編碼中最根本的特性和必須嚴格遵守的基本原則。確保物料代碼唯一性的主要措施是對編碼對象的特徵進行樹形結構化的分析歸納及排序分類並採取一定的技術措施首先做到編碼對象的唯一性。

    ㈡可讀性

    編碼的目的是爲了便於對信息進行快速地檢索、查詢、分類、彙總等處理操作。物料代碼設計應力求簡單明瞭，容易識別，方便記憶，減少錯誤概率，提高操作的效率。因此物料代碼應選擇易於記憶的字母、符號或數字，賦予暗示及聯想性。信息的分類和排序應當按照信息的分類特徵，採用樹形結構模式組織信息陣矩，充分運用電腦快捷自動的邏輯處理功能完成物料代碼的操作，使物料代碼具備良好的可讀性。

    ㈢穩定性

    穩定性是指信息代碼一旦分配，只要信息的基本特徵沒有發生變化，就應保持不變。例如：同一項目的名稱、同一工藝的位號、同一設備的名稱、同一材料的型號規格都必須採用相同的標識代碼並保持穩定不變。即使該項目停止生產，其標識代碼應至少在近數年內不能用於其他項目上。另外，即便該項目已不在管理中使用，由於要保存歷史紀錄，需要在數據庫中較長期地保留他的標識代碼。在編制物料代碼時所有的信息都應當按照物料代碼樹結構的形式有序存放，做到編碼集中存檔，始終保持物料代碼的連續性和完整性。

    ㈣擴展性

    物料代碼要考慮到企業管理組織機構的發展趨勢以及未來新產品、新材料、新工藝開發的變化，預留信息的伸縮延伸餘地以有利於物料代碼的逐步擴充和不斷完善。

    ㈤操作性

    在ERP程序中所有操作都是通過數學邏輯運算來實現的，爲了避免處理錯誤而發生死機現象，物料代碼應使用常用的英文字母或數字字符，儘可能少用或不用漢字及特殊符號（如‘#’、‘-’、‘*’）等。物料代碼良好的可操作性對建立一個和諧的應用環境，確保操作的正確性具有重要的意義；同時對企業今後實現條形碼管理奠定良好的基礎。

    物料代碼的編制過程是一項複雜嚴謹的工作，涉及到企業管理、製造專業理論、信息管理系統、計算機數據處理、統籌邏輯等知識。筆者在ERP物料編碼的研究和實施中體會到：編制科學實用的物料代碼體系必須掌握兩個要點，一是制定行之有效的編碼方案，二是使用科學合理的編碼方法。有的ERP開發商常常聲稱自己擁有“物料編碼數據庫”可以讓企業套用現成的代碼體系，實踐證明這種“參照模式”只能起到演示範例的作用並不能代替企業自身的物料編碼體系，如果這種“參照模式”延用下去對ERP系統的健壯性和生存力都是十分不利的。所以企業在實施ERP時一定要結合本企業的實際全盤考慮精心設計，把物料代碼的編制視爲基礎管理的重中之重，千萬馬虎不得。

三、ERP物料信息編碼體系及編制物料代碼的依據

    建立企業信息編碼體系及編制物料代碼時必須根據企業所處的行業類型、企業性質、生產特點、管理需求等條件，正確合理地選擇國家、行業、企業有關技術標準（規範）作爲依據，參照相應格式具體實施編制。

    例如壓力容器製造企業物料信息編碼體系設計主要依據如下：

    1.信息系統分析與設計
    2.企業信息化建設案例
    3.機電產品分類目錄
    4.新編機械設計師手冊
    5.機械加工工藝師手冊
    6.化工出版社機械設計手冊2002年（第四版）
    7.中國建築工業出版社2001年新型五金手冊（第二版）
    8.中國標準出版社2001年壓力容器相關標準彙編（第三版）
    9.中華人民共和國化學工業部鋼製管法蘭、墊片、緊固件
    10.中華人民共和國機械行業標準管路法蘭及墊片、
    11.中國標準出版社2001年標準緊固件實用手冊（第二版）
    12.中國標準出版社鋼管鑄鐵管及相關標準彙編
    13.焊接材料手冊
    14.量刃具手冊
    15.電工手冊
    以及其他相關資料
四、ERP物料信息編碼體系及編制物料代碼的基本結構

 

    （一）本編碼系統由六級樹形結構組成其基本結構形式，如下：

 

說明：ERP物料信息編碼體系由6級編碼組成。每級編碼用2位(材質碼3位、規格碼3位)阿拉伯數字表示，級別之間用·間隔。

    凡必須明確材質的物料，採用6級14位全碼(如金屬材料、法蘭等)； 無須明確材質的物料，規格碼自動上提一級，採用五級11位編碼(如工量具、儀表、電工器材、產品設備等)。

    物料的技術標準及某些特性(例如表面處理：鍍鋅；熱處理：淬火、調質等)在物料名稱中描述。

    物料編碼採用樹形結構，使用VBA編碼器軟件工具可根據產品和生產的變化隨時增添新的物料編碼，且能確保編碼的唯一性。

    物料編碼無須人工記憶，只需按此規則規範操作，編碼由計算機系統按編碼結構自動展開形成。

    （二）編碼體系基本結構分解，如下：

    1.覈算總類編碼（根據企業財務覈算科目的要求設定）

表1

 

2.原材料大類碼：按物料基本屬性及用途分類

表2

 

3.物料小類碼：（在物料大類中按物料形態特徵分類）

    例如01黑色金屬材料大類分爲：

表3

 

15法蘭、法蘭蓋大類分爲：

續表3

 

4.物料品名碼：（在物料小類中按物料品種分類）

    例如：03型鋼小類分爲：

表4

 

 5.物料材質(性能)碼：（按物料材質牌號或機械性能級別分類）

表5

 

  6.物料規格碼：（輸入時由系統自動產生隨機順序碼）

    （三）物料編碼舉例說明

    (1)熱軋等邊角鋼50×50×5 材質：Q235A
    物料編碼：01.01.01.04.001.001
    編碼解釋：原材料_黑色金屬材料_型鋼_熱軋等邊角鋼_Q235A_50×50×5

    (2)熱軋等邊角鋼50×50×5 材質：Q235B
    物料編碼：01.01.01.04.002.001
    編碼解釋：原材料_黑色金屬材料_型鋼_熱軋等邊角鋼_ Q235B _50×50×5

    (3)結構用無縫鋼管 φ19×1.2 材質：304
    物料編碼：01.01.02.07.046.001
    編碼解釋：原材料_黑色金屬材料_鋼管_結構用無縫鋼管_304_φ19×1.2

    (4)凸面板式平焊鋼製法蘭 DN200-6 材質：304
    物料編碼：01.15.01.01.046.001
    編碼解釋：原材料_法蘭_JB系列_凸面板式平焊鋼製法蘭_304_DN200-6

    (5)六角頭螺栓(半絲) 規格M20 性能：4.8級
    物料編碼：01.20.01.01.107.001
    編碼解釋：原材料_緊固件_螺栓_六角頭螺栓(半絲4.8級)?_M20

    (6)六角頭螺栓(全絲) 規格M20性能：8.8級
    物料編碼：01.20.01.01.109.002
    編碼解釋：原材料_緊固件_螺栓_六角頭螺栓(全絲8.8級)?_M20

    (7)外協加工 主軸φ150×6000 材質：45 
    物料編碼：01.22.01.01.013.001
    編碼解釋：原材料_委外加工件_軸類_主軸_45_φ150×6000
 

五、編制ERP物料代碼的主要思路

 

    在具體編制ERP物料代碼過程中必須堅持做到：長遠目標與現實需要相結合；科學管理與生產實踐相結合；管理規範化與工作效率、經濟效益相結合。

    ⑴自頂向下，逐層分解。即從物料管理的主要範圍及操作機制出發，確定編碼的總體對象和管理的精細程度。以財務覈算科目爲龍頭，從原材料、固定資產、工程項目、設備、在製品等源頭開始，按照物料編碼的樹形結構逐層逐級向下合理分解。

    ⑵由表及裏，逐一細化。根據各管理層面的工作要求，以業務管理流程爲主線，對物料的基本屬性和特徵逐一進行規範清晰的描述，細化到具體型號規格。

    ⑶以點帶面，逐步完善。建立物料信息編碼體系實質上是在制定企業物料信息管理標準，這項工作涉及面廣、綜合性強、難度大，不可能一蹴而得。因此，以企業主要工程項目、製造設備爲重點，逐步深入擴展、不斷完善，就能起到綱舉目張的良好效果。

六、編制ERP物料代碼的具體方法

    建立ERP物料信息編碼體系及編制物料代碼通常採用人工編制的方法，開發人員使用EXCEL對物料信息一條條的進行編碼。這種方法雖然有一定實用性，但缺乏系統關聯的邏輯性，無法按照物料結構以樹形方式自動展開，用手工編制效率低、差錯率大、很難確保編碼的唯一性，在編碼製作過程後期隨着編碼的大量增加其重碼、錯碼、亂碼也明顯增多，糾錯能力大幅度的下降。特別是在ERP初始化數據導入時往往出現大量錯誤，由於數據冗餘大，查找這類錯誤十分費力，不少ERP應用開發人員爲此花費了大量時間。

    筆者在ERP開發應用中採取了一種新的編碼模式即計算機輔助生成編碼的方法，設計了一套物料編碼自動生成和校驗的軟件工具。這套軟件工具由物料編碼自動生成器、物料編碼整理校覈工具、ERP（金蝶）物料編碼轉換成型三個軟件組成，軟件用ACCESS內嵌的VBA (Visual Basic for Application)編程。

    具體操作時首先對本企業物料進行分類、細化、排序，建立物料樹形結構，利用ACCESS數據庫主鍵字段唯一性的特點確保物料結構樹各分支的唯一性。定義相對應的明細規格、計量單位、材質、特性等表項內容並作規範格式化技術處理，導入物料代碼自動生成器後通過編輯操作即可產生結構化物料代碼。

    然後使用物料編碼整理校覈工具對生成的物料代碼集進行整理校覈保存代碼明細。

    最後啓動ERP（金蝶）物料編碼轉換成型工具按ERP物料通用結構進行定義。以金蝶K/3 ERP爲例其物料通用結構有近142項，其中最基本的有：代碼、名稱、明細、物料屬性、計量單位組、基本計量單位、默認倉庫、數量精度、最低、最高存量、幣別、計價方法、存貨、銷售科目、計劃、訂貨策略等等。正確定義各項後經操作自動轉換成ERP系統的代碼格式，在ERP系統初始化時就能正確快速批量的導入物料代碼及相關信息數據。

    計算機輔助生成編碼軟件工具的主要界面如下：
 

 

 

 

 

 

 

 

 

這套軟件工具依據壓力容器行業有關技術規範標準，以企業管理規範化爲基礎，結合生產管理實際，對生產物料進行合理的分類，充分發揮了計算機邏輯處理的強大功能，最大限度地將需要人工記憶和判斷的事務交給計算機去做，從而大幅度提高了物料編碼的唯一性和數據處理的自動化程度，確保編碼數據的準確性與真實性。同時實現了人機和諧同步的工作環境，將複雜繁重的編碼工作變爲程序化的批量處理，減輕了操作者的勞動強度，增強了ERP系統的可靠性。

    這種編碼模式關聯邏輯性嚴謹，所見即所得，生成代碼效率高，速度快、鑑錯能力強，確保代碼的唯一性。筆者在ERP系統初始化階段中用以上方法和軟件工具將8000多條物料編碼一次性導入ERP系統，成功率達100%取得了良好實效，實踐證明這是一種行之有效的好方法。