這麼來組織PPT,老闆忍不住給你升職加薪

篇頭,我不得不承認這是一篇很無聊的文章,爲了避免你看不下去,我們先從一段對話開始。


有一天,小張和朋友一起吃飯。


朋友抱怨:“家裏沒個處得來的兄弟姐妹,挺煩的。”


小張一聽,說:“你還想讓你媽生一個?”


朋友:“尼瑪。”


讓我們回頭看看兩千多年前《論語》裏,子夏是怎麼回覆朋友同樣問題的:


“商聞之矣:死生有命,富貴在天。君子敬而無失,與人恭而有禮,四海之內,皆兄弟也。君子何患乎無兄弟也?”


轉換成現代語言就是,我聽說,生死富貴這種事都早已命中註定,你只要對人有禮,對事認真,全天下都是你兄弟,你怕啥?


厲不厲害?有沒有很高端?寥寥幾句就有多個層次:

1、  背景;死生有命,富貴在天

2、  對策;敬而無失,與人恭而有禮

3、  結果;四海之內,皆兄弟也

4、  反問;君子何患乎無兄弟也


這樣一說,朋友無言以對。而後扭頭就走,心想:吐個槽還要被教育,再也不能好好做朋友了。


話說回來,大腦樂於接受被精心整理的信息,就像胃樂於接受順滑的食物。


經常聽到家長教育孩子:“跟你說了你不聽,我吃的鹽比你吃的飯還多,等你長大就懂了。”沒有鋪墊沒有解釋,懂個P呀。


那如何正確地表現自己閱歷豐富呢?


來看辛棄疾的《醜奴兒》:

少年不識愁滋味,愛上層樓。愛上層樓。爲賦新詞強說愁。

而今識盡愁滋味,欲說還休。欲說還休。卻道天涼好個秋。


除了語言的優美之外,《醜奴兒》中有一條明確的邏輯線條,即時間上的前後關係。

 

“少年”和“而今”對比所帶來的反差,那種,那種,那種欲言又止的感覺。。。讓人忍不住想湊上去接受教育。


綜上,有條理地表達信息,更容易被接受。


常用邏輯框架,就是公式 

有邏輯地思考,有條理地表達,絕非天生的能力,而是可以學習和總結的。


讓一個小學生去計算從1累加到99,他列豎式逐步加也許能夠得出正確答案。


報了奧數班,老師教他:首尾的兩個數字相加結果總是相等的,1+99和2+98都是得100,只用數出有多少組這樣的數就能得到最終答案。


再後來學到等差數列,才知道這樣的累加都可以通過一個普遍的求和公式得到。


逐步累加是笨,奧數班是取巧,用公式纔是正道。


針對不同目的,在不同的行業中早已形成某些約定俗成的框架。這些框架,就是公式。

用公式有什麼好處?

1、節約時間

2、不容易錯

3、降低溝通成本


如果你耐心看到了這裏,乾貨來了。老黑在此分享三個嘔心瀝血總結的彙報類常用框架:


一、既定目標、完成情況、未來計劃 

這是一個很簡單的,以時間關係爲核心的邏輯框架,主要用在任務型的彙報上,用於介紹事項的完成情況。


目標和完成情況以數據爲主更有說服力。

既定目標:一年讀20本書

完成情況:30本,超額完成目標

未來計劃:35本,並做好筆記


假如以後再有人這麼問你:

用了這個框架,你就可以用既定目標和完成情況有理有據懟(SHUAI)他(GUO)了:對不起,我繼續寫。


具體的工作拆分爲若干個小目標,匯合起來就是一個明晰的框架:


二、概況、特色、發散 

這個框架的目標是快速讓觀衆瞭解某個事物,而不至於搞岔,主要用在公司或產品介紹上。


其實一句概況就能消除誤會:京東方(BOE)創立於1993年4月,是一家爲信息交互和人類健康提供智慧端口產品和專業服務的公司。


在概況之下,框架可以有豐富的變化。每個版塊都由總分關係分出主題,根據公司業務和產品特性不同,主題也有不同。


以一家生產實物產品爲主的科技公司爲例,是這樣來組織公司簡介PPT的:

1、  概況——公司簡介

(1)       公司規模

(2)       組織架構

(3)       企業文化

(4)       合作伙伴

(5)       成果成就

2、  特色——主要產品

(1)       機遇與挑戰

(2)       開拓創新

(3)       關鍵技術

(4)       業績情況

3、  發散——揭開新篇章

(1)       未來技術方向

(2)       研發重點

(3)       時間計劃


這類PPT,兩個關鍵詞,一個是快速,一個是優勢。


要快速傳遞信息,就是要對公司的基本情況進行提煉,放在“概況”中,做到面面俱到,但不拖泥帶水;


要突出優勢,就是要對公司“特色”另立章節,重點描述。


體現在PPT中可以是若干個章節,想重點突出哪個部分,就將其單列一個章節。上例可分解爲如下章節:


第一章    公司簡介

第二章    機遇與挑戰

第三章    開拓創新

第四章    關鍵技術

第五章    業績情況

第六章    揭開新篇章


始終記住內核是:概況、特色和發散就行了。



 三、背景、問題、對策、結果 

前兩個框架重點都在“描述狀態”,如果需要“提出方案”就顯得過於單薄。


這就引出需要重點講解的第三個框架,這個框架更加萬能,也更加完整。


當需要提出某種方案時,這個框架最爲適合。


國內外很多關於系統性思維的書籍上都將這個框架作爲主要內容講解。側重點不同,它們的名字也各有不同,不管是叫SCQA模型、結構化表達還是金字塔結構。


其本質是:背景,問題,對策、結果。


以SCQA模型爲例,S表示情景(Situation),C表示複雜性(Complication)可理解爲衝突,Q表示問題(Question),A表示回答(Answer)。


這裏有一場彙報,需要說明爲什麼公司的策略要進行調整。可以這樣來組織結構:

先講情景:未來經濟形勢沒有想象中樂觀

再講衝突:現在的很多部門工作盲目

引出問題:怎樣做好過苦日子的準備?

給出回答:每個部門都要將“多產糧食”列入考覈目標。


模型單列“衝突”板塊,描述現存的某些事物與大環境發展趨勢的不適應性,其實就是發現和界定問題。


背景、問題、對策、結果的側重性是可以變化的。


變形一、強化對策——商業計劃書

在大多數方案彙報中,“對策”是相對更重要的一部分,我們可以對它進行細分和延伸。


以商業計劃書爲例,某公司提出了問題的創新性解決方案,爲了詳細介紹亮點,PPT重點內容放在“對策”上,將“對策”劃分爲多個板塊,既要說清楚技術創新,又要說清楚營銷策略,還要強調團隊。因此這樣來組織PPT的章節結構:

1、  現狀痛點分析

2、  競品分析

3、  解決方案或產品

4、  產品或技術介紹

5、  核心商業模式

6、  市場營銷策略

7、  項目運營策略

8、  團隊核心優勢

9、  融資需求

10、結論和展望


儘管分爲10個章節,但背景、問題、對策、結果的框架還是沒有變化。現狀痛點分析即“問題”,競品分析即“背景”,“對策”部分細化爲第3至第9章節,最終給出,當然是一個樂觀的“結果”。


變化二、強化結果——工作彙報

商業計劃書的目標是最大化地呈現,讓別人瞭解自己的產品,整體上是積極美化表現的。


而在一些向上級的彙報中,需要的是展示多種措施,分析可行性,讓參會領導決定某些事項,整體上是客觀表現的。


這時的關鍵不僅是介紹我們做了什麼,怎麼做的,還要呈現每種做法對應的成本和風險,支撐參會者判斷決策。


也就是側重點除了“對策”之外,還要強調對應的“結果”。


這種情況下,PPT章節可以是這樣的:

1、  方案背景

2、  問題及原因

3、  解決方案

4、  預期效果

5、  可能的風險

6、  需領導決策事項


儘管有6個章節,但後3個章節其實都是在論述結果。


總之,背景、問題、對策、結果可以調換順序,也可以將某個部分深化、細化。但只有這4個部分都暗含了、提到了,才成爲一個完成的方案彙報。



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