什麼是時間管理
- “一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。”
- “人生有涯”將時間管理與人的生命相提並論。
- 孔老夫：“逝者如斯夫，不捨晝夜！”
- 彼德·德魯克說：“時間是最高貴而有限的資源。”
- 時間管理是有效的運用時間，降低變動性。
- 時間管理的目的：決定該做些什麼；決定什麼事情不應該做。
- 時間管理最重要的功能：是透過事先的規劃，做爲一種提醒與指引。
一、無法管理外在的要求
主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時得放下手邊的工作去做別的事情。
擔任主管的責任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很大的一部份需要與別人互動，外界的干擾是主管工作的一部份。你可以排定某些時段做爲你的緩衝時間，當有人臨時找你需要討論事情時，可以請他在你有空的時間再來。
二、做事沒有方法
我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實上，這並不是最有效率的方法。
完成一件事情，可以有許多方法，重點在於你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什麼方法可以更有效率的完成事情？
三、周圍干擾因素
周圍衆多幹擾因素，是時間流逝的致命殺手，嘈雜聲、雜誌、零食、報紙、美容品、溫度、安全感、方向感、氛圍，都是諸多的影響因素。
時間管理方法
（一）、計劃管理
關於計劃，時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。
待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優先次序，確認完成時間，以突出工作重點。避免遺忘、未完事項留待明日。
待辦單主要包括的內容：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。
待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要爲應付緊急情況留出時間、最關鍵的一項，每天堅持。
每年年末作出下一年度工作規劃； 每季季末作出下季末工作規劃；每月月末作出下月工作計劃；每週週末五作出下週工作計劃
（二）、時間“四象限”法
究竟什麼佔據了人們的時間？這是一個經常令人困惑的問題。著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分爲四個“象限”：既緊急又重要（如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）、重要但不緊急（如建立人際關係、新的機會、人員培訓、制訂防範措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等）、既不緊急也不重要（如客套的閒談、無聊的信件、個人的愛好等）。時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患於未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨着時間的推移，造成工作質量的下降。因此，應把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預約。建立了預約，自己的時間纔不會被別人所佔據，從而有效地開展工作。
（三）、有效的時間管理
美國管理學者p·f·drucker認爲，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什麼地方； 管理自己的時間，設法減少非生產性工作的時間； 集中自己的時間，由零星而集中，成爲連續性的時間段。
（四）、時間abc分類法
將自己工作按輕重緩急分爲：a（緊急、重要）、b（次要）、c（一般）三類；安排各項工作優先順序，粗略估計各項工作時間和佔用百分比；在工作中記載實際耗用時間；每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率；重新調整自己的時間安排，更有效地工作。
（五）、考慮不確定性
在時間管理的過程中，還需應付意外的不確定性事件，因爲計劃沒有變化快，需爲意外事件留時間。有三個預防此類事件發生的方法：第一是爲每件計劃都留有多餘的預備時間。第二是努力使自己在不留餘地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。這並非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準備一套應變計劃。迫使自己在規定時間內完成工作，對你自己能力有了信心，你已仔細分析過將做的事了，然後把它們分解成若干意境單元，這是正確迅速完成它們的必要步驟。
在工作中要很好地完成工作就必須善於利用自己的工作時間。工作是無限的，時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發揮最大的效力，時間就是潛在的資本。充分合理地利用每個可利用的時間，壓縮時間的流程，使時間價值最大化。
12種時間管理方法
1、有計劃地使用時間。不會計劃時間的人，等於計劃失敗。
2、目標明確。目標要具體、具有可實現性。
3、將要做的事情根據優先程度分先後順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優先權。因此要善於區分這20%的有價值的事情，然後根據價值大小，分配時間。
4、將一天從早到晚要做的事情進行羅列。
5、每件事都有具體的時間結束點。控制好通電話的時間與聊天的時間。
6、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時間是什麼時候？將優先辦的事情放在最佳時間裏。
7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然後才考慮效率。 Focus first on effectiveness (identifying what is the right thing to do), then concentrate on efficiency (doing it right).
8、區分緊急事務與重要事務。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。必須學會如何讓重要的事情變得很緊急，是高效的開始。
9、每分每秒做最高生產力的事。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。
10、不要想成爲完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。
11、 巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以將這件事情細分爲很小的部分，只做其中一個小的部分就可以了，或者對其中最主要的部分最多花費15分鐘時間去做。
12、學會說"不"。一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就應當說"不"。
時間管理之重要事情
如何區別重要與不重要的事情
1、會影響羣體利益的事情爲重要的事情；
2、上級關注的事情爲重要的事情；
3、會影響績效考覈的事情爲重要的事情。
最新的時間管理概念--GTD
GTD是Getting Things Done（完成每一件事）的縮寫。來自於David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》，國內的中文翻譯本《儘管去做：無壓工作的藝術》。
GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟：
收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱爲stuff）統統羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在於把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作 。
整理：將stuff放入inbox之後，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區分整理，對於不能付諸行動的內容，可以進一步分爲參考資料、日後可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織 。
組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統，而對下一步行動的組織則一般可分爲：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。
等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那麼需要將其細化成具體的工作。
GTD對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在於，它作了進一步的細化，比如按照地點（電腦旁、辦公室、電話旁、家裏、超市）分別記錄只有在這些地方纔可以執行的行動，而當你到這些地點後也就能夠一目瞭然地知道應該做那些工作
回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每週進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單並進行更新，可以確保GTD系統的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一週的計劃工作。
執行：現在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據所處的環境，時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動
時間管理的十一條金律[1]
金律一:要和你的價值觀相吻合
你一定要確立個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什麼對你最重要，當你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在於管理時間，而在於如何分配時間。你永遠沒有時間做每件李，但你永遠有時間做對你來說最重要的李。
金律二:設立明確的目標
成功等於目標，時間管理的目的是讓你在最短時間內實現更多你想要實現的目標;你必須把今年度4到10個目標寫出來，找出一個核心目標，並依次排列重要性，然後依照你的目標設定一些詳細的計劃，你的關鍵就是依照計劃進行。
金律三:改變你的想法
美國心理學之父威廉·詹姆士對時間行爲學的研究發現這樣兩種對待時間的態度:“這件工作必須完成它實在討厭，所以我能拖便儘量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動手，好讓自己能早些擺脫它”。當你有了動機，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個習慣，只需強迫自己現在就去做你所拖延的某件率。然後，從明早開始，每天都從你的t叫。list中選出最不想做的事情先做。“
金律四:遵循20比80定律.
生活中肯定會有一些突發困擾和’迫不及待要解決的問題，如果你發現自己天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理並不理想。成功者花最多時間在做最重要，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。
金律五:安排“不被幹擾”時間
每天至少要有半小時到一小時的“不被幹擾”時間。假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，把自己關在自己的空間裏面思考或者工作，這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至有時侯這一小時比你3天工作的效率還要好。
金律六:嚴格規定完成期限
巴金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法則》(Parkinsons Law)中，.寫下這段話:“你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那麼多時間。”如果你有一整天的時間可以做某項工作，你就會花‘一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它。
金律七:做好時間日誌
你花了多少時間在做哪些事情，把它詳細地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時間，搭車花了多少時間，出去拜訪客戶花了多少時間……把每天花的時間一一記錄下來，你會清晰地發現浪費了哪些時間。這和記賬是一個道理。當你找到浪費時間的根源，你纔有辦法改變。
金律八:理解時間大於金錢
用你的金錢去換取別人的成功經驗，一定要抓住一切機會向頂尖人士學習。仔細選擇你接觸的對象，因爲這會節省你很多時間。假設與一個成功者在一起，他花了40年時間成功，你跟10個這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經驗?
金律九:學會列清單
把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先能讓你隨時都明確自己手頭上的任務。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當你看到自己長長的list時，也會產生緊迫感。
金律十:同一類的事情最好一次把它做完
假如你在做紙上作業，那段時間都做紙上作業;假如你是在思考，用一段時間只作思考;打電話的話，最好把電話累積到某一時間一次把它打完。‘當你重複做一件卒情時，你會熟能生巧，效率一定會提高。
金律十一:每1分鐘每1秒做最有效率的事情
你必須思考一下要做好一份工作，到底哪幾件事情是對你最有效率的，列下來，分配時間把它做好。(始終直瞄靶心一績效(司晉升)
時間管理——華爲成功之寶[2]
- 一、界定“時間管理”的兩大誤區
“華爲”時間管理培訓的第一部份，就是讓員工們清楚瞭解時間管理的2大誤區：
誤區一：工作缺乏計劃
大量的時間浪費來源於工作缺乏計劃，比如：沒有考慮工作的可並行性，結果使並行的工作以串行的形式進行；沒有考慮工作的後續性，結果工作做了一半，就發現有外部因素限制只能擱置；沒有考慮對工作方法的選擇，結果長期用低效率高耗時的方法工作。
誤區二：不會適時說“不”
“時間管理當中最有用的詞是‘不’”。華爲人認爲，人們組織工作不當中最常見的一種情況就是不會拒絕，這特別容易發生在熱情洋溢的新人身上。新人爲了表現自已，往往把把來自於各方的請託都——不暇思索地接受下來，但這不是一種明智的行爲。
量力而行地說“不”，對已對人都是一種負責。首先，自己不能勝任委託的工作，不僅徒費時間，還會對自己其它工作造成障礙。同時，無論是工作延誤還是效果都無法達標，都會打亂委託人的時間安排，結果是“雙輸”。
所以“華爲”一向強調，接到別人的委託，不要急於說“是”而是分析一下自己能不能如期按質地完成工作。如果不能，那要具體與委託人協調，在必要時刻，要敢於說“不”。
- 二、掌握“時間管理”的四大法寶
“成功地界定問題就已經解決了問題的一半”，但如果沒有切實可行的解決方案，困境還是不會改變。 “華爲”對於時間管理有4大法寶。
法寶一：以SMART爲導向的“華爲”目標原則
“華爲”的時間管理培訓指出，目標原則不單單是有目標，而且是要讓目標達到SMART標準，這裏SMART標準是指：
具體性（Specific）。這是指目標必須是清晰的，可產生行爲導向的。比如，目標“我要成爲一個優秀的‘華爲人’”不是一個具體的目標，但目標“我要獲得今年的華爲最佳員工獎”就算得上是一個具體的目標了。
可衡量性（Measurable）。是指目標必須用指標量化表達。比如上面這個“我要獲得今年的華爲最佳成員工獎”目標，它就對應着許多量化的指標——出勤、業務量等。
可行性（Attainable）。這裏可行性有兩層意思：一是目標應該有能力範圍內；二是目標應該有一定難度。一般人在這點上往往只注意前者，其實後者也相當重要。如果目標經常達不到，的確會讓人沮喪，但同時也應注意：太容易達到的目標會讓人失去激情。
相關性（Relevant）。這裏的“相關性”是指與現實生活相關，而不是簡單的“白日夢”。
及時性（Time-based）.及時性比較容易理解，是指目標必須確定完成的日期。在這一點上，華爲的時間管理培訓指出，不但要確定最終目標的完成時間，還要設立多個小時間段上的“時間裏程碑”，以便進行工作進度的監控。
法寶二：關注第二象限的華爲四象限原則
根據重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成4類（即建立一個二維四象限的指標體系），見表：
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類別 特徵 相關事宜 第一象限 “重要緊迫”的事件 處理危機、完成有期限壓力的工作等。 第二象限 “重要但不緊迫”的事件 防患於未然的改善、建立人際關係網絡、發展新機會、長期工作規劃、有效的休閒。 第三象限 “不重要但緊迫”的事件 不速之客、某些電話、會議、信件。 第四象限 “不重要且不緊迫”的事件
或者是“浪費時間”的事件閱讀令人上癮的無聊小說、收看毫無價值的電視節目等。
第三象限的收縮和第四象限的捨棄是衆所周知的時間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往不那麼明智——很多人更關注於第一象限的事件，這將會使人長期處於高壓力的工作狀態下，經常0忙於收拴殘局和處理危機，這很容易使人精疲力竭，長此以往既不利於個人也不利於工作。新員工來華爲的初期，比較關注於第一象限的事件。天天加班，而且工作質量也不盡如人意，感覺很糟糕。經過培訓後，轉換了關注的方向，發現整個感覺都改變了。這主要是因爲第一象限與第二象限的事本來就是互通的，第二象限的擴大會使第一象限的事件減少。而且處理時由於時間比較充足，效果都會比較好。因此，增強了新員工的自信。
法寶三：趕跑時間第一大盜的華爲韻律原則
日本專業的統計數據指出：“人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%的工作時間（按每日工作8小時計），其中80%（約3小時）的打擾是沒胡意義或者極少有價值的。同時人被打擾後重拭全原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時。根據以上的統計數據，可以發現，每天因打擾而產生的時間損失約爲5.5小時，按8小時工作制算，這佔了工作時間的 68.7%。
華爲培訓也認到：“打憂是第一時間大盜”。爲了解決這個問題，華爲提出了自己的時間管理法則——韻律原則，它包括兩個方面的內容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對於無意義的打擾電話要學會禮貌的掛斷，要多用於擾性不強的溝通方式（如：Email），要適當的與上司溝通減少來自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協調，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對方，瞭解對方的行爲習慣等。
法寶四：執着於流程優化的華爲精簡原則
著名的時間管理理論——崔西定律，指出：“任何工作的因難度與其執行步驟的數目平方成正比：例如完成一件工作有3個執行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個步驟，由此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程。”
無論對於個的工作流量，還是7部門的工作流量，華爲要求員工們做到“能省就省”，並編制“分析工作流程的網絡圖”，每一次去掉一個多餘的環節，就少了一個工作延誤的可能，這意味着大量時間被節省了。
綜上所述，通過研究和剖析華爲的時間管理，華爲給我們一個重要的啓示：時間管理是企業提高員工整體素質的最有效法寶。
幾款在線的時間管理工具
rescuetime是一個基於web的時間管理工具（目前在公開測試）它能準確的判斷你花費了多少時間， 不用你錄入數據，不用你費勁就可以收集你的事務數；迅速而即時的數據分析。例如你在WORD輸入和排版上用了多少時間，你在瀏覽網頁上用了多少時間，你在一些IM溝通上用了多少時間等；通過每日或每週對你完成目標的情況作出總結。你的時間管理是否到位，做得好與壞一目瞭然；用了這個工具之後你會覺得你的工作效率提高了，比別人更勤奮了。
Propel'r 是一款基於互聯網的時間管理工具，是一種“完成事”的方法學，簡稱：GTD(Getting Things Done).這款工具不僅可以提高你個人的工作效率，還可以和你的客戶和同事一些協作完成項目。Propel'r可以減少思考安排時間的時間，因爲它已經幫你完成了，你只需去做就可以了。Propel'r提供了一種通過協同工作而從大規模項目運作中解脫出來的辦法。
intervals爲你提供一個能讓你集中在你的項目上，跟蹤你的工作時間，管理你的任務個性化空間，它的功能很強大，具有以下特點:跟蹤時間，做理性的人、管理任務，排脫混亂的狀態、項目管理、文檔或文件的存儲 等
什麼叫跟蹤時間？tick給我們的解釋是：時間的跟蹤就是讓你不要做太多的事情，是讓你學會恰當的時間做恰當的事。Tick給你解決的問題就是通過分析來減少麻痹給你帶來的損失；告訴你什麼是最重要的事情；在這裏你不需要複雜的表格和難懂的理論，只有最簡單和你能承受的反饋信息。Tick 除了便籤等記事提醒基本功能之餘，強調了在時間軸上對時間的管理和預測。
下面還有一些是通過便籤和待辦事項來達到在線時間管理的，介紹兩個，象google日曆和待辦工具來實現的就不介紹，你自己試着做一下吧。
Backpack 是一個簡單的網絡服務,Backpack具有日曆和提醒功能,可把你想做的事情做成一個清單給你發送電子郵件或通知到你的手機上，時間可以自己來定。當然，你也可以把你的任務計劃發給你的同事或朋友與他們一起共享。Backpack使用了Ajax接口，讓你的想法或計劃隨手而成，很方便。
Scheduler 是聯想試驗室出品的在線時間管理工具。Scheduler可以幫助用戶建立日程並進行跟蹤而且可以通過Email及MSN的方式提醒用戶即將到來的日程。 Scheduler還提供了完整的計劃制定、跟蹤和回顧的機制，幫助用戶制定計劃並分解長期的目標將之轉化成日程。
