EDI（Electronic Data Interchange，電子數據交換)技術使得企業與企業（B2B）實現通信自動化，幫助交易夥伴和組織更快更好地完成更多工作，並消除了人工操作帶來的錯誤。從零售商到製造商、物流公司、航空公司、醫療保健提供商、保險公司等，許多生產、運輸、購買且銷售商品以及提供護理的組織都得益於EDI技術的應用。
儘管EDI自20世紀60年代以來就被廣泛使用，但如今它正在被應用於更多新的用途，使供應鏈自動化、數字轉換成爲可能，甚至成爲工作流和業務流程自動化的一個關鍵部分。本文將讓EDI進行全面的解讀，幫您短時間內快速掌握EDI基礎知識。
EDI是什麼？
EDI（Electronic Data Interchange)是交易夥伴之間爲了能自動地進行業務單據傳輸，在計算機與計算機之間建立的一個安全、標準的連接。接下來，對EDI各方面逐一分析，讓您對於EDI有個全面的瞭解。
計算機到計算機
- EDI替代人工B2B通信方式，如郵遞、傳真和郵件。
- 文件直接從發送方計算機應用程序傳輸至接收方應用程序。
傳統手工流程
自動化EDI流程
業務單據
- EDI能自動地傳輸大批量的業務單據（標準EDI報文或非標準EDI報文）。
- 常見的業務單據包含：訂單、發票、發貨信息、物流狀態、航運信息、海關信息、庫存信息及付款確認。
標準EDI格式
- 計算機基於國際EDI標準處理計算機可識別的EDI業務報文。
- EDI標準定義了EDI報文中每個數據片段以及相應的格式，如文件的類型、數據字段、字段格式。
- EDI標準消除了企業間差異，使得所有業務合作伙伴的計算機使用統一的“通信語言”。
- 不同的行業、地區和用例存在不同的EDI標準，每個標準有不同的版本，因此EDI通信雙方必須使用相同的EDI標準和版本。
- 常見的EDI標準包含：ANSI X12、UN/EDIFACT、ODETTE、VDA、HIPAA、RosettaNet、IATA Cargo、TRADACOMS等。
交易夥伴
- EDI報文通常在兩個不同的組織之間進行傳輸，稱作商業夥伴或是交易夥伴。 例如：A公司購買B公司貨物，業務合作期間，A公司向B公司發送採購訂單，反之，B公司向A公司發送裝運通知、發票。
安全、標準化的連接
- EDI技術採用一系列的安全協議來保障EDI報文傳輸過程的安全性。
- 交易夥伴之間必須使用相同的、且雙方協商確認的協議來進行EDI傳輸。
- 建立EDI連接需要基於EDI軟件，快速對接您的交易夥伴。
- 協議的範圍從長期建立的技術，如文件傳輸協議，到通過AS2的基於網絡的電子數據交換，基於應用編程接口的系統，如AS4，以及其他選擇，如移動電子數據交換
- 支持多種協議，從由來已久的協議，如FTP，到基於網絡的協議，如AS2，到基於API（應用編程接口）的系統，如AS4。
自動化
- EDI系統中預先配置好的工作流（workflow）能自動地發送EDI報文。
- EDI系統的翻譯功將EDI報文轉換爲企業內部應用程序能識別的格式，從而實現自動化處理。
- 自動化處理流程可以擴展到組織內部的數據集成和其他工作流（workflow）。 例如：企業收到EDI訂單報文，物流系統隨即生成一個發貨任務到倉庫的業務人員。
EDI VS 傳統的紙質/電子郵件
爲了更有效地闡述清楚EDI及其含義，讓我們來對比一下使用傳統的紙質/電子郵件和使用EDI與交易夥伴進行業務往來的實例。
傳統的紙質/電子郵件處理流程：
- 採購商收到系統通知，需要下訂單給供應商，或是在查詢完庫存後，發現庫存不足，需要下訂單給供應商。
- 採購商在採購系統界面輸入數據生成訂單，隨後，打印並紙質訂單郵寄給供應商或是發電子郵件給供應商。
- 供應商收到紙質郵寄的訂單，或是電子訂單，之後手工錄入訂單信息到銷售訂單系統。
- 供應商打印發票和貨物一起打包運送給採購商，或是郵寄，或是電子郵件單獨發送給採購商，隨後確認關閉訂單。
- 採購商手工錄入發票信息到應付賬款系統。
以上實例中，郵寄紙質單據會增加大約一週的運輸往返時間，同時，使用電子郵件或是紙質單據都無法避免手工操作錯誤，並且延長了訂單處理週期。
EDI處理流程：
- 庫存達到預定的庫存預警線，採購商的採購系統自動生成訂單，經由EDI系統處理生成EDI格式的訂單報文，隨後發送到供應商EDI系統。
- 供應商EDI系統收到訂單，並轉發至供應商銷售訂單系統。
- 供應商系統自動通知運輸部門發貨。
- 貨物打包完畢準備運輸，運輸系統生成發貨通知給採購商收貨部門。
- 供應商ERP系統生成發票，經由EDI系統處理生成EDI格式的發票報文，隨後發送到供應商EDI系統。
EDI優勢
EDI可幫助企業優化供應鏈的速度、準確性、效率和成本，並在戰略業務層面最大化EDI優勢。 在這裏，我們將介紹EDI對在業務應用中的實際意義。
加快處理速度
- EDI將商業週期加快了61％
- EDI能在幾分鐘內完成交易，而不是花費數天或數週的郵件或來回電子郵件通信
- 自動化將員工從重複性低附加值的工作上解放出來，促使他們獲得更高價值的任務，提升個人收益及價值
- 快速且準確地處理業務單據，減少重複下單，缺貨和訂單取消的情況發生
- 跨供應鏈自動化應用程序，可確保數據交換定時發送並實時跟蹤 * 縮短訂單處理和交付週期，有效地減少庫存積壓
降低成本
- EDI降低了紙張，打印，複製，存儲，歸檔，郵資和文檔檢索成本，幫助企業節省了超過35％的交易成本
- 對於處理大量交易信息的買家而言，使用EDI讓他們獲得了付款折扣，每年節省數百萬美元
- 在某些情況下，每訂單EDI處理成本僅爲手動處理的1/20
- EDI消除了由於傳真難以辨認，訂單丟失或電話接聽錯誤而導致的錯誤
更準確
- EDI可減少30-40％錯誤交易
- EDI消除了難以辨認的手寫，丟失郵件和鍵入錯誤導致的人爲錯誤
改善業務合作關係
- 縮短了訂單到現金的週期，賣家現金流得到明顯改善
- 實際上，EDI縮短了訂單到現金的週期時間約20％以上，從而改善了業務流程以及與合作伙伴的關係
- 減少錯誤處理帶來的爭議，節省業務人員寶貴的時間
戰略利益
- EDI提供對交易狀態的實時可視性，實現更快的決策制定，更好地響應客戶和市場需求，幫助企業及時採取應對措施
- 產品功能增強，縮短交貨時間 * EDI提供了一種通用的全球商業語言，簡化了進入新領域的過程
環境效益
- EDI替代紙質單據，減少二氧化碳排放，促進資源可持續性
- EDI提高了運營效率，減少了錯誤和資源浪費
EDI工作原理
發送EDI文檔的過程分爲三個步驟：準備要發出的數據文檔，將其翻譯成EDI格式，之後將其發送給交易夥伴。 爲了給出一個EDI如何工作的例子，以交換採購訂單（PO）和發票爲例，說明EDI處理訂單（PO）和發票的過程。
1.文件準備
以PO和發票爲例，買方在採購系統中準備訂單。
- 買方收集並整理數據，以便EDI發送
- 例如，EDI系統不是打印PO，而是創建EDI文檔所需信息 那你怎麼準備文件呢？有以下幾種方法：
- 從電子表格或數據庫導出數據
- 將電子報告重新格式化爲數據文件
- 增強應用程序，創建用於EDI轉換的文件
- 購買能將業務系統數據轉換爲EDI文件的EDI軟件/系統
- 手工輸入數據 理想情況下，儘可能多地消除手工輸入數據，以節省時間並提高準確性。
2：EDI文檔翻譯
下一步，通過EDI軟件翻譯功能將內部數據格式轉換爲EDI標準格式。或者，您可以將數據發送給EDI服務提供商，幫您完成內部數據到EDI格式的翻譯工作。 在示例中，PO被轉換爲EDI 850採購訂單文檔。
3：建立連接 & 傳輸EDI文檔
將得到的EDI 850採購訂單發送給供應商，最常見的幾種EDI連接方式包括：
- 通過安全的Internet協議（如AS2）實現直接的點對點的直連EDI連接
- 連接到EDI網絡提供商，也稱爲增值網絡（VAN）提供商
- 點對點的直連EDI連接和VAN的組合，具體取決於所涉及的合作伙伴和交易量
對於EDI網絡提供商或增值網絡（VAN），買方使用其首選通信協議，進行安全可靠的EDI傳輸。然後，網絡提供商使用供應商的首選通信協議連接到供應商，確保供應商收到訂單。 在某些情況下，VAN可以減少設置和維護，但對於許多用例來說往往比直連EDI集成更昂貴，因爲它們對每筆交易或甚至是訂單項收取費用。
使用密碼、用戶標識、加密算法在整個傳輸過程中保障數據安全。買方和供應商的EDI應用程序都會準確地自動編輯和檢查文檔。 在我們的EDI協議類型的完整指南中，列舉了各種EDI文件傳輸選項，幫助您爲選擇更適用於企業現狀的協議。
EDI報文結構
爲了讓您更好地瞭解EDI是什麼，讓我們來看看EDI內容的關鍵部分。 EDI報文由三個核心部分組成：信封（envelope），段（segment）和數據元素（element），格式符合特定的EDI標準。 EDI報文，如EDI 850採購訂單報文遵守嚴格的格式規則，這些規則準確定義文檔中每個數據的位置和業務含義，以便數據傳輸雙方EDI系統可以立即找到所有關鍵業務數據。例如，買方公司名稱、採購訂單編號、購買的商品及價格。然後，數據將以預先約定好的內部格式進入供應商的訂單系統中，無需手動操作。
信封（envelope）
EDI文檔傳輸使用三個信封系統容納交易集：
- 消息信封
- 組信封
- 交換信封
段（segment）
EDI事務集中的段（segment）由一組相似的數據元素（element）組成。
數據元素（element）
數據元素（element）是EDI事務集中的數據，例如，購買的商品、數量等。
EDI應用案例：誰可以使用EDI呢？
沒有實際適用性，EDI的定義是不完整的。EDI對於涵蓋數千個特定信息交換的各種功能非常有用。小至個體零售商，大至汽車主機廠、國際物流樞紐等，凡是需要傳輸數據，就可以用到EDI。目前，EDI已經廣泛應用與汽車、物流、電子、醫藥、零售、化工、能源、紡織、金融等行業。以下是EDI實際應用中最常見的場景，每天處理數千種交易類型。
EDI應用行業
供應鏈（零售，製造業，汽車業）
衛生保健
物流
會計
航空
醫療行業
零售行業
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