把Office 365中的Team Site連接到Office 365 Groups中

由於歷史原因或者其他原因,可能你在Office 365中創建的Team Site只是一個Team Site(Classic Experience), 它並沒有和一個Office 365 Group相關聯。比如我經常給客戶做SharePoint數據遷移項目,很多時候爲了儘量保持源端數據(主要是頁面)能夠被遷移到目的端, 我們會在目的端創建站點時候儘量創建成Classic Team Site, 同時這樣也可以縮短數據遷移的週期和降低產生意外的可能性,提高項目可控性。同時這樣也可以使得本來習慣使用舊版SharePoint的用戶能夠在Office 365上看到一個熟悉的界面,方便他們上手使用Office 365。隨着用戶遷移到了Office 365並且使用了一段時間Office 365,用戶會提出更高的協作要求,他們就很可能不滿足於Classic Team Site的使用而想要能夠開始使用Modern SharePoint Site體驗。

最近,微軟推出了這項功能可以幫助用戶把一個已存在的Team Site鏈接到一個Office 365 Group上。要進行此操作,目前有兩種途徑:

(1) Tenant管理員可以參照下圖通過Powershell來進行操作。這種方式比較適合大規模批量操作,如果公司內部有一定的命名規範,用這種方式是比較理想的方式, 可以防止站點管理員太過豐富的創意給新創建的Group天花亂墜地命名。


(2) 另外一種方式是用戶從站點中自行操作。需要注意的是,這種操作方式只允許Site Collection Administrator直接進行操作。即使你作爲Tenant管理員用戶,如果沒有給賬戶賦Site Collection Administrator的權限,登錄進站點也是看不到這個選項的。Tenant管理員如果想從界面進行操作必須顯式將自己設置爲站點管理員。

操作只需要點擊齒輪狀的“設置”圖標,選擇Connect to new Office 365 group. 


之後會在下一步的界面中提示您設置Group名稱,Email地址,member, owners等信息。在完成之後就可以得到新版帶Modern Home Page的站點了。

如果想要禁止站點管理員進行Connect to Group的操作,可以在Tenant級別進行設置:Admin Centers -> SharePoint ->Settings,選擇 "Do not allow Site owners to create new Office 365 Groups for their existing sites " for "Allow site owners to create Office 365 groups and attach them to existing sites"

需要注意的是,因爲進行這個改動之後頁面顯示效果會有一定變化,所以微軟提供了一個工具,可以在進行此操作之前對站點進行評估。具體可以參閱文章 https://docs.microsoft.com/zh-cn/sharepoint/dev/transform/modernize-userinterface-site-pages。對於批量改動的情況,因爲涉及到用戶體驗的變動,最好先選擇部分站點讓公司用戶先進行測試,之後再大規模進行改動。

幾點提示:

1 - 微軟目前在逐步地把這個功能推廣到全球所有Tenant, 預計2018年7月末推廣到所有Tenant, 如果你的Tenant級別目前看不到這個選項,有可能是功能還沒有推廣到你的Tenant.

2 - 適用於此功能的站點是使用了模板STS#0的頂級站點(Site Collection), 子站點不能連接到Group上,鏈接了Office 365 Group的站點在管理中心仍然顯示爲Team Site (Classic Experience)模板。

3 - 如果站點中原來存在獨立權限(Unique Permission), 此操作不會對此進行改變。站點中數據不會受到影響。




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