作者：王斌
去年，在我參與的一個對某單位進行的大型招投標工作中，投標書的製作過程中由於充分地利用了項目管理的理念作爲指導，從而成功地完成了一套大型投標書的製作，其中該標書有多個子包，涉及到網絡產品、安全產品、軟件產品以及主機產品，總金額達幾千萬，我們通過完善的組織和嚴格的管理，在短短的15天內成功而高質量地完成了投標書的製作任務，並有多個包中標，打了一個漂亮仗。在這次項目經理培訓中，我通過理論的進一步學習，回想起這次的投標過程，有很多體會。
1 投標書製作過程是否屬於項目
標書的製作，是售前工作的最關鍵的部分，其核心工作是合理有效地而高質量地完成投標書，它是售前人員的基本功。我們投標書製作過程是指從投標單位購買標書起，以投標書的產生爲結束標誌。那麼投標書的製作過程是否可以看成一個項目呢？根據項目的定義，“項目是指爲創造獨特的產品或服務而進行的一次性的努力”，我們可以看出，標書的製作過程是完全符合項目的定義的，並具有項目的屬性，首先，項目應有一個明確的目標，而我們工作的最終產品是投標書的產生，具有明確的目標和可交付物，其次，項目是一次性的，而每一個標書的產生都是針對於特定的項目而制定的，具有獨特性。第三，項目需要使用資源，而標書的製作過程需要使用人力資源、電腦等資源等資源的支持，第四，項目含有不確定性，在標書的製作過程中不同的組織和人員有不同的質量的產品，也可能有很多因素可以導致投標書的不成功，根據以上的分析我們可以得出一個結論，那就是投標書的製作過程可以看成是一個項目的，完全可以按照一個項目管理的思路和方法進行對投標書的製作進行管理。
2 如何在實際工作中進行項目管理
利用項目管理的知識，在標書的製作過程中可以極大地提高標書的製作質量，提高標書的完整性。我在這裏介紹一下我們這次投標書的製造過程。
這次投標書的製作，從項目管理的生命週期來看，可以將製作過程分爲啓動、計劃、製作、控制及收尾五個階段，下面分別介紹一下各個階段的內容：
l 在項目啓動階段包括標書的購買、標書的初審、進而產生了標書的總體描述。在拿到標書後，我們首先組成了項目評審委員會，進行標書的初審，這個標書的初審委員會是由正負總工程師、公司管理層及商務人員組成，對這個項目的技術可行性、成本可行性、進度安排的可行性、運營的可行性等進行了詳盡而仔細的分析，如果一旦發現項目具有不可行性或不符合公司的發展戰略，就可以儘早地、果斷地終止項目，減少公司的損失，實際上，初審的結果發現我們是有足夠的技術能力和實力完成這個項目的，因此決定立項，然而爲了增加我們中標的機會，我們並沒有選擇所有的包來投，而是選擇一些自己有優勢的項目來投，在將初審的結果進行綜合，就形成了標書的總體描述（即項目章程），它是啓動階段結束的標誌，在這個描述中，對這個項目的總體負責人員，即標書項目經理的進行了任命，並明確了責、權，爲進行下一個階段的工作打下了良好地基礎。
l 下一個階段是標書的設計階段，項目負責人召集技術骨幹人員進行了研討，將投標書的內容進行了分解，進而形成WBS表，得到了項目包，根據項目包的內容，並結合個人的特長和能力，進行人員分工，以便形成更小的項目組，其中每一個骨幹人員都是一個分項目經理，負責本部分投標書的製作工作，這些分項目經理在明確了自己的工作內容以後，將自己負責的工作內容進行了進一步分解，形成了可以進行直接分配給售前技術支持人員的工作包，並由這些支持人員制定了相應的工作時間安排和進度，在分項目經理審覈之後，進行彙總形成了本部分的工作進度安排，並上交到項目負責人，以便可以進行時間安排和形成整個項目的時間進度，同時由每個項目組對相應的標書進行需求分析，將客戶需求不清楚的地方，認真地記錄下來，並加以整理，也上交到項目負責人那裏進行彙總，並統一向用戶正式提交，並在和客戶交流和答疑的時候提出來，消除模糊概念，這正是我們寫好標書的基礎。
l 標書製作部分，根據標書的需要，每一個分項目經理向公司申請所需的資源，由於所有的分項目經理都是具有豐富的經驗的技術人員中產生的，所以這些人不僅僅承擔項目經理的組織協調工作，還是本部分標書的體系和核心架構的主要負責人和撰寫人，相關的技術細節則由項目人員完成，包括產品的性能和詢價、標書的製作以及將所有需要授權的產品進行彙總並交到相應部門進行統一授權等等，項目人員是完全在分項目經理的安排下工作的，他們寫的各個部分交到分項目經理處進行彙總，最終分項目經理們則統一將文擋交到總項目經理處，並由總項目經理安排進行總體彙總
l 在整個項目的完成過程中，我們非常注意項目的控制，在投標書編寫的過程中，會定期召開例會，每個分項目經理向項目負責人進行彙報，及時發現問題並及時解決，而對於標書的審覈是兩層審覈機制組成的，首先由每個分項目經理對自己所負責的部分進行審覈和負責，之後分項目經理將結果提交到項目負責人的，項目負責人會安排由總工程師進行審覈並進行總體的把關，從而保證了標書的整體質量。
l 在標書形成後，整個項目進入了在收尾階段，這包括對標書統一進行裝訂和印刷，並形成了最終的交付物---製作精良的標書，並在投標後撰寫的投標總結和根據投標文件形成的文檔模板。
3 實際工作中的心得體會
通過對這次投標書的製作，我有很多心得體會，主要有如下幾個方面：
3.1 標書的標準化是非常重要的
在項目管理的各個環節中是非常強調團隊的建設的，這就要求大家有一個向心力和合力，但同時，由於每個人都有不同的風格和特點，在文筆和用詞的方面都有一定的個人習慣，但這會導致投標書體現出很強的個人色彩，這對於一個投標書是很忌諱的，因此，公司投標書應該保證風格的一致性，爲了達到這個目標，應該很好地建立一個標書的規範，包括投標書的統一格式，符合國家標準的標準用詞，團隊中的每個人都應該嚴格遵從這個規範來做，才能表現出風格的一致性。
3.2 充分發揮每一個人的特長
由於團隊每一個人各有特長，都有自己擅長的領域，當一個人做一個自己非常熟悉的領域的標書時，往往會做到駕輕就熟，可以做到又快又好。標書的製作是集體智慧的結晶，在充分發揮大家的團結協作的精神過程中，充分發揮每人的優勢，才能起到1+1>2的效果。
3.3 注意整體規劃
磨刀不誤砍柴功，現在很多公司在拿到標書後，沒有對招標書進行充分的分析的情況下，生怕時間不夠，就急忙寫標書，這樣其實是一種效率極低的一種做法，其一，這樣做常常會導致對用戶的需求不清，等發現不妥的時候進行修改，已經做出了很多無用功，甚至整個投標書需要重寫，其二，容易沒有層次，整體的結構不清楚，第三，質量得不到充分保證。
3.4 合理的團隊
根據標書的規模和人員情況，採取一個合適的團隊架構是非常重要的，我們採取的是一個樹型的架構，每一層都是下級對上級負責，項目人員並不是固定的，而是根據每個項目的進行情況進行靈活的調配的，每一次調配都是建立在項目經理對項目的準確把握和控制的基礎上的。
然而在這種架構中，項目經理要特別注意對項目組人員能力和知識點應有充分的瞭解，在這一點上我們採取了編制《專有領域技術表》的辦法，將技術人員進行了分類，分成了主機類、網絡類、安全類、開發類等等技術領域，得到的分數是在對每個人在這些技術領域的技術能力進行評估，並且對該人員的文字表達能力，以及相關知識的經驗進行充分地考慮，進行綜合打分而得到的，每個人的特長，是我們進行工作調配的依據，另外，還有一個重要的問題是，由於項目人員在不同組中進行變動時，就可能出現對用戶的理解出現偏差的情況，這就要求項目經理對本部分的內容瞭如指掌，可以清楚和詳細地對剛剛進入項目組的人員進行指導，使該項目人員在理解上不會出偏差而影響標書的質量。
4 結束語
通過這次培訓，使我在項目管理上的知識得到了進一步的深化和理論方面的加強，同時通過對已經做過的標書項目的體會，能夠更加體會到利用項目管理的優越性，從而了提升整體素質和個人能力，使今後的售前工作更上一個臺階。