【IT項目管理】第6章 駕馭IT項目成本

6 駕馭IT項目成本

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掌握要點

駕馭成本就是掌握、控制、管理成本

1：IT項目成本

軟件成本成爲IT項目的主要開銷，項目經理必須確保項目有恰當的定義、精確的時間和成本估算，以及切合實際的預算。

成本：
我們可以將項目成本定義爲完成項目而發生的資源耗費的貨幣表現，包括項目生命週期各階段的資源耗費。

項目成本特徵的表現形式

項目的成本特徵有如下表現形式：
1）項目成本是完成項目所需要的全部費用的總和。一般項目成本包括項目決策和定義成本、項目獲取成本、項目設計成本、項目實施成本等。其中項目實施成本是項目總成本的主要組成部分。
2）IT項目成本是指完成IT項目所發生的全部資源耗費的貨幣表現。主要包括硬件成本、軟件成本、項目集成成本、人力資源成本、場所成本、外包服務成本等。
3）軟件項目成本劃分爲開發生產成本（分析設計成本、系統實施成本）和運行維護成本（專業培訓成本、系統運行成本、維護改進成本和行政管理成本）兩大類。

影響IT項目成本的因素

主要是質量、進度和範圍


對於軟件項目，除了上述的影響因素外，另外還有一些獨特的因素影響着項目成本。主要包括：
1）系統規模類成本因素：程序指令的估算條數、機器指令數、源語言代碼行數、新指令與舊指令的百分比、生成與編寫指令的百分比、交付代碼的百分比等。
2）數據庫類成本因素：數據庫中記錄數及其數據量、存儲過程數目、觸發器數目等。
3）系統複雜性類的成本因素：整個系統複雜性的級別、接口的複雜性、系統的惟一性、系統開發難度、系統接口、程序的結構、文件報告和應用程序數目、生產期人力總和、開發期人力總和、測試和驗證期人力總和、生存期總時間、開發期總時間等。
4）軟件開發類的成本因素：面向問題分析法、面向功能的開發方法、面向數據流的開發方法、面向數據結構方法與結構化開發方法、面向過程方法、面向對象方法、可視化方法等。
5）編寫文檔類的成本因素：文檔類別、文檔數量、文檔發佈等。
6）環境與項目屬性類的成本因素：硬件配置狀態、網絡運行環境、專用設備購置、配套軟件外購、相關技術資料、各種通信交流支出、不可預見成本等。

成本管理的基本原理—基本概念和術語

• 1 利潤與利潤率
  利潤也稱淨利潤或淨收益，$\displaystyle\color{red}利潤=收入-成本$。
  利潤分稅前前利潤和稅後利潤。稅前利潤稱利潤總額。
  $\displaystyle\color{red}稅後利潤（淨利潤）=稅前利潤-所得稅費用$
  $\displaystyle\color{red}成本利潤率=利潤÷成本×100\%$     $\displaystyle\color{red}銷售利潤率=利潤÷銷售×100\%$
• 2 資金的時間價值
  貨幣時間價值（資金時間價值）是指貨幣隨着時間推移發生增值，是資金週轉使用後的增值額。
  利息就是資金時間價值的一種重要表現形式。通常用利息額的多少作爲衡量資金時間價值的絕對尺度，用利率作爲衡量資金時間價值的相對尺度。
  現值是指未來資金的現在價值。
  終值是指一筆或多筆資金按照一定的利息複利計息，若干時間後所得的本利和。
  資金等值是指在考慮時間因素的情況下，不同時點發生的絕對值不等的資金可能具有相等的價值。
• 3 淨現值 NPV
  是一項投資所產生的預期現金流的折現值與項目投資成本之間的差值。淨現值法是評價投資方案的一種方法。
  $\displaystyle\color{red}淨現值=未來報酬的總現值-初始投資現值$
• 4 投資收益率 ROI
  也稱投資利潤率，是指項目達到設計能力後的一個正常生產年份的收益與項目投資總額的比率。
  可分爲：①總投資收益率（ROI）②資本金淨利潤率（ROE）
  公式： $\displaystyle\color{red}投資利潤率=年平均利潤率/投資總額×100\%$
  $\displaystyle\color{red}年平均利潤總額=年均產品收入-年均總成本-年均銷售稅金$
  
• 5 投資回收率
  是項目選擇過程中的重要財務分析工具。
  原始投資回收率是指投資項目一個正常經營年度的淨現金流量（或年均淨現金流量）與原始投資的比率。
  計算公式：$\displaystyle\color{red}原始投資回收率=年經營淨現金流量（年均淨現金流量）/原始投資額$
  投資回收期是指以淨現金流入補償淨投資所用的時間。即要經過多長時間累計收益就可以超過累計成本以及後續成本。當累計折現收益大於成本時，回收就完成了。
• 6 現金流量
  是企業一定時期的現金流入和流出的數量。經濟越快速發展，現金流量在企業生存發展和經營管理中的影響就越大。
  
  現金流分析是用於確定項目每年估計的成本和收益的一種方法，對於確定淨現值是必須的。
• 7 內部收益率 IRR
  是資金流入現值總額與資金流出現值總額相等、淨現值等於零時的折現率。
  （折現率是指將未來有限期預期收益折算成現值的比率）。即在考慮了時間價值的情況下，使一項投資在未來產生的現金流量現值，剛好等於投資成本時的收益率。
  當內部收益率大於或等於籌資的成本，項目可接受；若內部收益率小於籌資的資本成本，則項目不可接受。
• 8 有形成本或收益
  容易用貨幣來衡量的那些價值，指最終消費支出的貨幣形態或實物形態，主要指設備、資金、時間、人力等量的投入。
  無形成本或收益
  很難用貨幣來衡量的成本或收益，是在會計度量上無法反映，表現在審計作風及審計職業道德對社會的影響。
• 9 直接成本
  在一個項目中能夠以一種很經濟的方式加以追蹤的相關成本，是指生產某種產品或提供某項服務時支付的直接費用。如原材料、人員工資支出等。
• 10 間接成本
  在一個項目中不能夠以一種很經濟的方式加以追蹤的相關成本，是指生產產品和服務難以形成直接量化關係的資源投入成本，包括固定資產折舊成本、管理費用、營銷費用。
  
• 11 沉沒成本
  是指永遠不可能再產生收益的成本。如時間、金錢、精力等。沉沒成本常用來和可變成本作比較，可變成本可以被改變，而沉沒成本則不能被改變。
• 12 學習曲線理論
  也稱經驗曲線，它指出當重複生產許多產品時，那些產品的單位成本隨着數量的增多成規律性遞減。這種產品的單位成本與產品數量的關係可以用學習曲線來表示，如圖6-3所示。學習曲線理論用來估計生產大量產品的項目的成本。
  
• 13 儲備金
  是包含於成本估算中的、爲減輕未來難以預測情形帶來的成本風險而準備的那部分資金。
  儲備金包括應急儲備金和管理儲備金兩種。應急儲備金是爲有一些未來情形（經過部分計劃的、有時被叫做已知的未知事件）做準備，它包含於項目成本管理基線中。管理儲備金是爲未來不能預測的情形做準備（有時叫做未知的未知事件）。
• 14 全生命期成本
  對於一個項目而言，全生命期成本指的是權益總成本，即開發成本和維護成本的總和。
  公式： $\displaystyle\color{red}C = C1 + C2$ （公式6-1）
  式中：C1表示開發成本；C2表示維護成本。
  對於軟件項目，特別要注意全生命期成本的計算，合理的分配項目各個階段的成本。表6-1總結了軟件項目生命週期不同階段糾正軟件缺陷的典型成本。
  

2：項目成本管理定義與過程

項目成本管理包含爲使項目在批准的預算內完成，而對成本進行規劃、估算、預算、融資、籌資管理與控制的整個過程。其主要目標是確保在批准的預算範圍內完成項目所需的各個過程。

項目成本管理及其過程需要注意以下幾點：
1）成本管理過程不僅彼此交互作用，而且還與項目管理其他知識領域的過程之間交互作用。
2）成本管理主要關心的是完成項目活動所需資源的成本，但也必須考慮到項目決策對項目產品、服務和成果的使用費用、維護費用和支持費用的影響。例如，軟件項目減少開發過程中的測試，則可能增加運行維護費用。
3）項目成本管理也包括對項目產品未來的預測與分析，這種預測與分析就會增加一些過程和許多通用管理技術，如投資回報率、折現現金流、投資回收分析等。這樣，勢必對成本會產生一定的影響。
4）項目成本管理應當考慮項目干係人的信息需求，不同的項目干係人可能在不同的時間，以不同的方式測算項目的成本。例如，IT項目中，對於硬件設備的採購成本可能會在承諾、訂購、發貨、收貨或會計記賬的不同時期發生。

2-1 規劃成本管理

規劃成本管理是爲了規劃、管理、花費和控制項目成本而制定政策、程序和文檔的過程。
沒有好的規劃來指導項目成本的管理和控制是成本管理不到位的關鍵原因。

2-2 項目成本估算

成本估算是對完成IT項目所需費用的估計和計劃，是IT項目計劃中的一個重要的、關鍵的、敏感的部分，是項目成本管理的一項核心工作。
它是項目決策、資金籌集和評標定標的依據，是承包商報價的基礎，是項目進度計劃編制、項目資源安排和績效考評的依據。
總之，項目成本估算是項目成本管理的起點。估算的準確度直接關係到項目成本管理的有效性。

成本估算的類型
IT項目在其形成過程中要經歷決策階段、規劃設計階段、招投標及實施階段、結束階段。針對不同階段成本估算的條件和要求，有三種類型的成本估算，即：量級估算、預算估算和最終估算。

成本估算的依據
IT項目成本估算的依據主要包括項目資源需求計劃、項目範圍說明書、工作分解結構、項目進度計劃、風險管理計劃以及相關歷史資料和經驗教訓。
1）項目資源需求計劃
項目資源需求計劃是通過對項目所需資源的分析和識別，確定項目所需資源投入的種類、數量和投入時間，而制定的科學、合理、可行的項目資源供應計劃，是在項目範圍計劃、項目進度計劃和項目質量計劃的基礎上完成的，是成本估算的一個重要依據。
2）項目範圍說明書----項目範圍說明書描述項目的商業需求、依據、要求和當前的邊界。
項目範圍說明書提供了在成本估算中需考慮的關於項目要求的重要信息，制約因素是限制費用估算的特定因素。
項目範圍說明書也提供了可交付成果清單和項目及其產品、服務和結果的驗收標準。
3）項目進度計劃
由於資金具有時間價值，因此項目本身及各項活動所需時間會對項目成本估算產生影響。在項目成本估算之前，應有一個基本的項目進度計劃，估計完成每一項活動可能需要的時間。項目進度計劃對資金的籌措提出要求，並對估算利息費用提供依據。
4）工作分解結構，它說明了項目所有組成部分與項目交付成果之間的關係。
5）風險管理計劃
在編製成本估算時，項目管理人員應該考慮風險應對方面的信息。風險可能是威脅，也可能是機遇，一般對項目活動和項目成本都會產生影響。作爲一般規律，當發生不利風險時，項目費用幾乎總是增加的，項目進度也將被延誤。
6）相關歷史資料和經驗教訓。
同類項目的歷史資料和經驗教訓始終是項目執行過程中可以參考的最有價值的資料，包括項目文件，共用的項目成本估計數據庫及項目工作組的知識和經驗。

成本估算的方法
主要的成本估算方法有類比估算法、自上而下估算法、自下而上估計法和參數模型估算法。

2-3 項目成本預算

項目成本預算是進行項目成本控制的基礎，它負責爲項目活動分配預算，確定成本定額和項目總預算，規定項目不可預見費用的劃分與使用規則等。項目費用預算的內容主要包括：直接人工費用預算、諮詢服務費用預算、資源採購費用預算和不可預見費用預算。

項目成本預算的主要依據包括項目成本估算、工作分解結構和項目進度計劃。

成本預算的特徵：計劃性、約束性、控制性
1）計劃性
對WBS的每一種組成部分估算相應的成本就可以形成預算。預算是另一種形式的項目計劃。
2）約束性
預算則是一種分配資源的計劃，預算分配的結果可能並不能滿足所涉及的管理人員的利益要求，而表現爲一種約束，所涉及人員只能在這種約束的範圍內行動。
3）控制性
項目預算是一種控制機制。預算可以作爲一種比較標準而使用，一種度量資源實際使用量和計劃量之間差異的基線標準。
預算在整個計劃和實施過程中起到重要作用。在項目的實施中，應該不斷收集和報告有關進度和費用的數據，以及對未來問題和相應費用的預計，管理者從而可以對比預算進行控制，必要時對預算進行修改。

成本預算的編制
項目成本預算的編制工作包括確定項目的總預算、項目各項活動的預算、項目各項活動預算投入的時間。
1）確定項目的總預算：項目總預算的確定是在項目成本估算的基礎。
2）確定項目各項活動的預算：採用“自上而下”的方法。按照項目的劃分所得到的工作分解結構，將項目總成本逐級分攤到項目的各個工作包，然後，再根據各個工作包的活動構成，將每一個的成本分攤到各項活動。
3）根據項目的進度安排和項目的資源供應計劃，確定各項活動預算投入的時間。

成本基準計劃
通過項目成本預算計劃的編制，最終產生的就是項目成本基準計劃。項目成本基準計劃是一個按時間分佈的、用於測量和監控成本實施情況的預算，是項目成本控制的基礎，它爲成本控制過程提供有效的依據。
通常，成本基準計劃隨時間的關係是一個S型曲線，如圖6-4所示。圖中資金需求是根據成本基準定的，可設定包含一定的容差，以應對提前完工或成本超支問題。出資一般不是連續的而是漸增性出資，因此，在圖中呈現階梯結構。圖中不確定費用是由最大資金需求和成本基準的差異確定的。

不可預見費用分析
不可預見費用是指爲項目在實施過程中發生意外而準備的保證金，也就是在成本管理原理中提到的儲備金。
提高不可預見費用估計的準確性可以減輕項目中意外事件的影響程度。
不可以預見費用主要有兩種類型：
1）顯在的不可預見費用，通常在項目文件中明確標明。
2）潛在的不可預見費用，通常在項目文件中沒有標明。對應成本管理原理中提到的應急儲備金和管理儲備金。
對於軟件項目來講，不可預見費用對於一個項目的成功至關重要。如果沒有它，當項目固有的風險週期性發生時，就會影響項目基線。考慮的風險主要包括開發團隊經驗不足、應用技術不熟練、計劃時間不足、標準組件的數量、項目依賴的數據或者第三方軟件等。

2-4 項目成本控制

項目成本控制是按照事先確定的項目成本基準計劃，通過運用多種恰當的方法，對項目實施過程中所消耗的成本費用的使用情況進行管理控制，以確保項目的實際成本限制在項目成本預算範圍內的過程。
項目成本控制實現的是對項目成本的管理，其主要目的是對造成實際成本與成本基準計劃發生偏差的因素施加影響，確保其向有利的方向發展，同時對與成本基準計劃已經發生偏差和正在發生偏差的各項成本進行管理，以保證項目的順利進行。
有效的成本控制的關鍵在於及時分析成本的績效，儘早發現成本無效和出現偏差的原因，以便在項目成本失控之前能夠及時採取糾正措施。並且項目成本控制必須與項目的其他控制過程緊密結合，防止單純的控制項目成本而出現項目範圍、進度、質量等方面的問題。

項目成本控制的主要內容：
1）監控實際成本與計劃成本的偏差；
2）確認費用偏差都被記錄；
3）避免不正確、不合適的或者無效的費用變更的發生；
4）獲取項目變更的各種信息，特別關注影響對成本變更的消息。

成本控制的依據：主要是成本基準、績效報告、變更請求和成本管理計劃。
1）成本基準計劃
成本基準是按時間分段的預算，用做度量和監控項目整體成本的基準。它按時段彙總估算的成本編制而成，通常以S曲線的形式表示。
2）績效報告
績效報告是提供實際工作中項目成本和資源績效的信息。->它反映了項目預算的實際執行情況，其中包括哪個階段或哪些工作的成本超出了預算，哪些沒有超出預算，問題出在什麼地方等等。這些都給項目成本控制提供了非常有用的依據。績效報告通常要給出項目成本的預算數額、實際執行數額和差異數額。差異數額是評價、考覈項目成本管理績效好壞的重要標誌。
3）請求變更
通過對項目執行情況的分析，常常會對項目的某些方面提出一些修改的要求。這些變更申請對成本的使用方向以及對成本的預算產生影響，可能增加成本，也可能減少成本。變更申請的表達方式可以是口頭的也可以是書面的。
4）成本管理計劃
成本管理計劃描述當項目實際成本和計劃成本發生差異時如何進行管理，對整個成本控制過程進行有序的安排，可以實現對成本合理安排與使用。

成本控制的方法：主要方法有成本變更控制系統、成本績效測量法、附加計劃法和計算機輔助法。

• 成本變更控制系統
  項目成本變更控制系統就是通過建立項目變動控制體系，對項目成本進行控制的方法。
  
• 成本績效測量法
  成本績效測量法主要是幫助項目管理者及時分析項目成本狀況，儘早發現項目成本差異，爭取在情況變壞之前採取措施予以糾正。
  掙值分析法就是一種有效的分析方法，可用於進行項目成本偏差分析和控制。
• 附加計劃法
  附加計劃法就是通過新增或修訂原有計劃來對項目成本進行有效的控制。附加計劃法有着未雨綢繆、防患於未然的功效。
• 計算機輔助法
  藉助相關的項目管理軟件，如Project和電子製表軟件跟蹤項目的計劃成本、實際成本和預測成本改變的影響。

掙值分析法：
一種項目績效衡量方法，它綜合了範圍、時間和成本數據，主要用於實際成本的績效測量。

其基本思想是：通過測量和計算已完成工作的預算費用與已完成工作的實際費用以及計劃工作的預算費用，得到計劃實施的進度和費用的偏差，達到判斷項目預算和進度計劃執行情況的目的。

掙值分析法主要涉及到三個參數、四個指標





成本控制的結果：
項目成本控制的結果是實施成本控制後的項目所發生的變化，主要包括修正的成本估算、預算更新、糾正措施、按照完成情況估算、項目計劃的變更、經驗教訓等。成本控制的結果往往反映項目實施的狀態。
1）修正的成本估算：修正的成本估算是爲了項目的需要而修正項目的成本信息。
2）預算更新：預算更新是對批准的成本基準所做的更新。
3）糾正措施：糾正措施是爲指使項目將來的預期績效與項目管理計劃一致所採取的行動。
4）按完成情況估算（EAC，Estimate at Completion）是根據項目執行情況對項目總成本的預測。按照項目完成情況估計在目前狀態下完成項目所需要的費用，主要有三種情況：
$\displaystyle\color{red}EAC = 實際支出 + 按照實施情況對剩餘預算所作的修改$。 這種方法通常用於當前變化可以反映未來的變化時。
$\displaystyle\color{red}EAC = 實際支出 + 對未來所有剩餘工作的重新估算$。 當目前的項目執行情況表明以往的費用估算假設基本失效，或者由於目前條件的改變使原有的假設不再成立時，可以使用該方法。
$\displaystyle\color{red}EAC = 實際支出 + 剩餘的預算$。 適應於當前的變化僅是一種特殊情況，項目管理者認爲未來的實施不會發生類似的變化。
5）項目計劃的變更：當變化幅度很大時，就需要產生更合適的實際成本管理計劃。
6）經驗教訓：當成本導致偏差時，應記錄下產生偏差的原因、採取糾正措施的理由和其他的成本控制方面類似的經驗教訓，這樣記錄下來的教訓可以成爲項目組織其它項目歷史數據庫的一部分。

3：成本效益分析

成本效益分析是通過比較項目的全部成本和效益來評估項目價值的一種方法
對於IT項目的成本效益分析，不僅要關注對技術的評價和實施，而且要重視對其經濟評價的探討。

IT項目進行成本效益分析的必要性
成本效益分析是投資IT項目可行性研究的重點內容，效益分析將直接巨鼎項目的可行性。
成本效益分析，相當於在項目建設前進行投資預算和收益估算，這樣使組織的投資有準備、有目標、有信心，使組織的決策更及時，更準確，內部合作更協調，不僅有利於項目的順利建設，也有利於組織的穩步發展。
幫助組織清理開支，弄清收益，從而發現與解決問題，使IT項目的運作更加有效。
總之，進行IT項目成本效益分析，有利於組織選擇IT項目的投資決策，有利於組織制定IT項目的投資預算計劃，有利於獲得組織內部的支持。

成本效益分析的方法
1）淨現值法
淨現值NPV是一項投資所產生的未來現金流的折現值與項目投資成本之間的差值。

2）現值指數法

現值指數也稱獲利指數，是指投資方案未來現金淨流量現值與原始投資額現值的比值。

3）內含報酬率法

三種方法的異同點如表6-14所示。

IT項目成本效益分析要注意的問題
在分析過程中，應該注意以下幾個問題。
1）組織進行IT項目的投資建設不是孤立存在的，他要與組織已有的信息系統進行有機的整合，這樣才能發揮它的最大效用。
2）對投資IT項目進行成本效益分析時，效益存在有形和無形之分，且無形效益佔的分量很大，比如經營管理水平、市場競爭力的增強等，這部分收益雖然客觀存在，但是很難用貨幣來衡量，所以，在進行分析時要考慮到這個因素。
3）IT項目所能產生的效益除了它本身固有的價值外，還與人的素質、空間、時間、環境等許多因素有着千絲萬縷的聯繫，受到許多因素的制約。因此，在進行IT項目成本效益分析的過程中，可能考慮的因素不全面，效益分析結果也會有一定偏差。
4）評價IT項目的經濟效益的時限，應當以IT項目的整個週期爲限，因此IT項目的效益具有長期性的特點。若在分析經濟效益時忽視該特點，則得出的結論可能會對企業不利。
5）測算IT項目的經濟效益時，應當考慮IT項目應用的增長態勢。

4：項目成本管理應注意的問題

章節小練

bingo~   ✨ 沒有一場演出能比得上人生這臺戲