学会估算,认清时间安排,减少拖延

引起拖延的原因有很多,但最重要的一个就是觉得时间有很多,有的是时间,不着急。

早上上班,领导交代给你一个任务,要求是今天下班前必须完成。拖延的人认为的时间安排是这样的:

9:00~10:00:无事;

10:00~11:00:无事;

11:00~12:00:无事

……

总的来说就是一天都没有什么事,这个任务随时都可以开始做,那就晚点做吧,反正有的是时间。一直到快下班时,才发现没有多少时间去做了。

那如果你看到的时间安排是这样的:

9:00~9:30:查看回复邮件;

9:30~10:00:确认工作安排;

10:00~12:00:完成项目报告;

13:00~15:00:无事;

15:00~17:00:参加项目会议;

17:00~18:00:无事。

看到这样时间安排就会发现其实自己并没有多少时间的,也就会形成一定的紧迫感,有点时间就想赶紧去做。所以认清了时间安排,是能够缓解一些拖延的。

但这样的时间安排还会有一些问题,有的人看到自己17点后是没事做的,同时觉得领导交待的这个任务是很简单的,一个小时足够了,那就拖到最后再来做吧。结果真正做的时候才发现两个小时也做不完,自己的估算并不准确。

如果能够将所有任务的用时估算的比较准确,同时也更好的安排好了今天的时间,这样就会有见缝插针的感觉,有点时间就想赶紧去多做一些。

那如何做好时间估算呢?可以分为三个步骤。

熟悉程度

第1个步骤先来看一下自己的熟悉程度。

如果这个任务是自己比较熟悉的,经常做的,那就可以有一个相对准确的估算时间。

自己每天上班后第1件事就是查看回复各种邮件,每天都需要大概半小时的时间,那就估算半个小时。

如果是不熟悉的,可以结合自己之前熟悉的类似任务来估算。

现在领导让你写一个产品说明书,但自己之前从来都没有写过,只写过项目报告,这两块就比较类似了。之前自己写一份项目报告大概是需要两个小时,同样来写产品说明书也可以估算两个小时。

复杂程度

第2步来看一下这个任务的复杂程度。

如果是比较简单的,不需要多么复杂步骤的,估算就按上一个步骤来完成即可。

如果是相对复杂的,为了估算的更加准确一点,就需要对它进行拆解了,拆解成多个步骤,再对每个步骤来进行估算。

像参加会议,如果自己只是参加,不需要准备什么,那只需要知道会议几点开,几点结束就可以了;如果这个会议是自己组织的,那就包含了前期的准备,中间的组织,会议结束后的跟踪等。前期准备要确认场地,确认时间,确认参会人员,还有做准备各种资料等;会议进行中要把握进度,把控时间,把控话题等;会议结束了还要完成会议纪要,还要确认问题等等。

把这些每一个步骤都明确了后再来估算时间,这样时间才会相对准确一点。

缓冲时间

第3个步骤是要在所有估算的基础上加上一些缓冲时间。

因为再怎么估算,都不能一分不差的,而且工作中也并不能完全按照自己的时间安排来进行,中间肯定会冒出一些别的事情,这样把自己的时间安排的太满是不现实的,所以咱们需要加上一些缓冲时间。

理想状态是建议增加1/3的量,估算出来是需要两个小时,那就是再加个40分钟,总共要两个半小时才能完成。但现实工作中没有那么多时间让自己来缓冲,所以建议至少保留1/5的量,两小时就需要加上20多分钟的样子,这样的时间安排才是比较适合的。

做好了估算,加上了缓冲时间,再来把一天的时间都安排好,就能够直观地看到自己每一个时间段都有哪些事情要去做,也就会发现时间并没有自己想象中的那么多的,你的拖延也能得到一定的缓解。

你对此有何看法?欢迎留言。

蚂蚁

成长导师,百万人气讲师

自律达人,坚持4点起床五年多,一年阅读至少100本

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《自控力:21天打败拖延》

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