當我們沒有足夠時間完成所要求的任務時，常被建議說應該“分出輕重緩急”，好像這是解決問題的萬能鑰匙。但事實上，分出事情緊急優先級的方式，效果不一定最好。艾德·巴蒂斯塔是斯坦福大學商學院教授，他曾專門研究如何在有限時間裏高效應對高強度任務。他認爲，要想真正高效，就要懂得“忽略”。公衆號《哈佛商業評論》編譯了他的觀點。
巴蒂斯塔認爲，面對任務時，我們憑直覺就能知道哪些更重要，哪些不那麼重要。很容易就能按照緊急排好優先級。然後，我們還是會按時間和精力充裕的情況來處理任務，而且，我們會把不那麼重要的事放到“以後”來做。但是，從來沒有所謂的“以後”。未完成的清單從來沒有盡頭。因爲，一旦我們的職業生涯進入某個階段，我們所擔負的責任，讓我們永遠無法滿足所有要求。
但是，我們的時間和精力都是有限資源。那該怎麼辦呢？巴蒂斯塔給出的方法是，鑑別歸類法。主要分以下幾個步驟。
第一步，要把事物重新組織一下。鑑別歸類意味着，設下需要處理事項的臨界標準，主動忽略那些不達標的大量事務。最終的勝利不是贏得一場戰鬥，而是贏得一場戰爭，打個比方，不是處理完收件箱，而是處理完收件箱裏所有重要的信息；不是完成清單上的所有事項，而是完成清單上全部重要的事項；不是處理完所有等待約見的人，而是把真正重要人物的問題處理完。
第二步，就是停止使用錯誤工具。巴蒂斯塔認爲，我們在“時間管理”和“個人生產力”上面花了太多精力。這些努力在戰術上有效，但在戰略上進行鑑別歸類時就沒用了。記住：任務不是要列出清單，而是決定哪些可以刪除，並且堅持執行。
第三步，我們需要解決鑑別歸類所涉及到的情感問題，因爲這不僅僅是個認知過程。主動忽略一些事情、拒絕一些人，可能會產生一系列情緒問題，這會影響我們的選擇和行爲。比如前面說到“不是真正重要人物”時，很多人可能會覺得把人分三六九等，這很無情。這正是鑑別歸類方法的困難之處，但只有我們關注它的情緒維度，我們在控制工作流程時纔有效果。
南加州大學的另一位神經學家安東尼奧·達馬西奧（Antonio Damasio）也說過，情緒會“產生對於目標事實的偏見，甚至干擾做決策的支持機制，從而影響有效決策的制定”。所以，在進行鑑別歸類時，我們要學會管理這些情緒。包括焦慮、害怕、忿忿不平甚至惱羞成怒。
總之，巴蒂斯塔認爲，我們最終目標是通過不舒適的方式來變得更舒適。要意識到對事務進行鑑別歸類會產生困難情緒，這樣就能面對沒完沒了的任務清單、爆滿的收件箱，還有排隊想要約見我們的人，做出科學但有效的應對方式。